¿Cómo calcular la planilla de sueldos de forma eficiente? - Buk PE

Calcular la planilla de sueldos no es solo una obligación legal, sino una responsabilidad clave para asegurar el bienestar de los trabajadores y la salud financiera de una empresa. En Perú, este proceso implica cumplir con normativas laborales, gestionar correctamente los descuentos y beneficios, y mantener registros actualizados. En esta guía te explicamos cómo hacerlo de forma eficiente, con ejemplos prácticos, procedimientos claros y herramientas que pueden facilitarte la vida.

¿Cómo gestionar los descuentos y beneficios en la planilla?

El proceso para calcular la planilla inicia con la determinación del sueldo bruto del trabajador, al que luego se aplican los descuentos obligatorios y se agregan los beneficios de ley.

Entre los descuentos más comunes están:

• Aportes a la seguridad social: ONP (13%) o AFP (aproximadamente entre 12% y 13%, según la comisión elegida).
• EsSalud: 9% del sueldo bruto, a cargo del empleador.
• Impuesto a la Renta de Quinta Categoría: aplicable a trabajadores cuyos ingresos superen las 7 UIT anuales (en 2025, 1 UIT = S/ 5,150).
  
  

Beneficios que deben considerarse:

• Gratificaciones en julio y diciembre.
• CTS (Compensación por Tiempo de Servicios) en mayo y noviembre.
• 30 días de vacaciones pagadas al año.
• Bonificación del 9% por gratificaciones si el colaborador no está en una EPS.
  
  

Ejemplo:

Si María gana S/ 3,000 mensuales y está afiliada a una AFP con comisión mixta, sus descuentos serían:

• AFP: ~S/ 390 (considerando fondo, comisión y seguro).
• Impuesto a la Renta: S/ 0 (si no supera el mínimo anual).
• Sueldo neto aproximado: S/ 2,610.
  
  En el marco legal, las leyes que influyen en este cálculo son:

• D.S. N.º 003-97-TR – Reglamento de la Ley de Productividad y Competitividad Laboral.
• Ley N.º 28411 – Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
• Texto Único Ordenado del Impuesto a la Renta (DS 179-2004-EF).

Procedimiento para agregar nuevos empleados a la planilla

Agregar un nuevo colaborador a planilla requiere seguir ciertos pasos administrativos y cumplir con los plazos establecidos por SUNAT y el Ministerio de Trabajo. El proceso incluye:

• Registrar el contrato de trabajo (si es a plazo fijo) en el Ministerio de Trabajo.
• Inscribir al trabajador en el T-Registro, especificando su régimen laboral, tipo de contrato y sistema de pensiones.
• Declarar los datos en PLAME, incluyendo sueldo, jornada laboral, beneficios y descuentos.
• Asignar el código de ocupación según la tabla de categorías de SUNAT.

El empleador tiene hasta 3 días hábiles desde la fecha de inicio de labores para hacer el registro. Pasado ese plazo, la empresa puede ser sancionada por SUNAFIL.

Métodos para evitar errores en la planilla de sueldos

Los errores al calcular la planilla pueden generar reclamos de trabajadores, sanciones legales y desconfianza hacia el área de Recursos Humanos. Algunos de los fallos más comunes incluyen:

• Descuentos mal aplicados (por ejemplo, calcular AFP sobre un monto erróneo).
• Gratificaciones o CTS mal calculadas.
• Errores en el tipo de contrato registrado o en la categoría ocupacional.
• Declaraciones fuera de plazo ante SUNAT o errores en el PLAME.

Para evitarlos, es clave contar con procesos estandarizados, capacitar al equipo de RR. HH. sobre legislación laboral vigente y utilizar listas de verificación mensuales que aseguren el cumplimiento de cada obligación.

La SUNAFIL puede multar a las empresas con hasta 5 UIT por infracciones laborales graves, como no registrar a un trabajador correctamente.

Herramientas para mejorar la precisión en el cálculo de la planilla

Contar con tecnología especializada es una de las formas más efectivas de garantizar que el proceso de calcular la planilla sea preciso, rápido y conforme a ley. Buk ofrece un sistema de planillas que automatiza y simplifica todo el proceso.

Con Buk puedes:

• Calcular la planilla automáticamente, incluyendo sueldos, beneficios y descuentos según la normativa vigente.
• Ingresar nuevos colaboradores mediante flujos guiados, evitando omisiones.
• Generar boletas de pago, reportes y declaraciones de manera integrada con T-Registro y PLAME.
• Configurar alertas y recordatorios para pagos de CTS, gratificaciones y vacaciones.

Además, el sistema actualiza automáticamente los valores de referencia (como la UIT o la RMV), minimizando errores. Todo queda registrado y organizado, lo que permite tener un mejor control, una mayor trazabilidad y más confianza en la información contable y laboral.

Con Buk puede reducir hasta en un 70% el tiempo invertido en tareas operativas de gestión de planillas, liberando al equipo de RR. HH. para enfocarse en tareas estratégicas.

Empresas como Grupo Siglo, Colegio Santa María Marianistas e Hidrolab Perú ya cuentan con un software para calcular planilla como Buk.