Miniso es una marca retail, somos una marca que estamos a nivel mundial. Tenemos 3000 tiendas aproximadamente en el mundo, en Perú estamos desde el año 2019 y en la actualidad contamos con 400 trabajadores y con 37 tiendas a nivel nacional.
El cálculo de CTS y de gratificaciones han mejorado un montón, ya que nos ha permitido agilizar el proceso de estos cálculos tanto de CTS como de gratificación. Tener a la mano los certificados y los comprobantes de estos pagos y el detalle para que puedan tener nuestros trabajadores y poder tener la información consolidada a tiempo. Así es que ha sido un cambio muy importante para nosotros, ya que ha podido optimizar este proceso y poder llevarlo a cabo semestralmente y provisional mensualmente de manera correcta, el cambio ha sido muy positivo para Miniso desde que contamos con Buk.
Los principales retos a los que nos afrontamos antes de tener la solución era el riesgo de que toda la información esté correctamente calculada, que toda la información esté ingresada, ya que eran muchos procesos muy manuales. Entonces, eso hacía que se incremente el riesgo de procesar la planilla, CTS, gratificación y más. Por eso, la solución que nos dieron fue realmente buena, porque de esta manera agilizamos los procesos y tenemos la confianza de que toda nuestra información esté automatizada, en una plataforma ágil.
La firma de Buk ha tenido un impacto muy bueno y positivo, tanto para nuestros clientes internos y nosotros porque de esta manera el trabajador le permite tener a la mano sus documentos laborales, y aparte que de donde se encuentren van a poder digitalizar su firma a diferencia de antes de Buk que este tenía que ser manuscrito. Esto hacía que tengamos mucha documentación y que no lo tengamos a la mano porque de repente había un requerimiento de Sunafil o del Ministerio de Trabajo y esto hacía en que demorábamos en enviar la información.
Sin embargo, hoy con Buk sí podemos tener toda esa documentación a la mano y simplemente podemos tener el requerimiento el mismo día que nos lo pide la autoridad.
4. ¿Cómo ha contribuido el módulo de gestión documental a organizar y centralizar los archivos documentales?
La gestión documental ha contribuido a tratar de ordenarnos y a los trabajadores porque de esta manera ellos ya tienen toda su documentación en un solo lugar, saben en donde ir y en donde buscar todo como contratos, boletas de pago, formulario de vacaciones o políticas de la empresa.
Ha contribuido en ordenarnos y poder tener a la mano este tipo de documentación, ha sido muy positivo en nuestra empresa.
Los beneficios han sido muy buenos porque de esta manera el trabajador, si quería o necesitaba sus boletas de pago del mes o antiguas, ya podía tenerlo a la mano para poder hacer solicitudes de crédito u otra cosa que antes no tenían.
El proceso anterior era enviar un correo y esperar a que el área vea la solicitud; además, Buk es una herramienta muy intuitiva y pueden tenerlo desde su celular y descargar estos documentos.
A una empresa que aún trabaja de esta manera les diría que es el momento del cambio. No saben todo lo que van a ganar con estos procesos en tiempo, en tener toda la documentación ordenada, en tener la seguridad de que toda la información va a estar consolidad y también que van a estar dentro de un sistema y eso es muy productivo para una empresa porque van a tener más tiempo para gestionar y reducir tiempos operativos.
Yo les recomendaría cambiar esos procesos manuales a tener una plataforma sistematizada como Buk.