Sabemos que las reuniones de trabajo son esenciales en toda organización, pero un exceso de ellas puede ser perjudicial. Según el Foro Económico Mundial, las reuniones ineficaces son el principal obstáculo para la productividad. Este fenómeno, conocido como "reunionitis", ocurre cuando las reuniones son convocadas sin un objetivo claro, lo que impacta negativamente en el bienestar de los colaboradores.
Un estudio realizado por Buk a través de la encuesta Work In Progress, llevada a cabo en enero de 2024, evaluó la frecuencia y la percepción que más de 3000 colaboradores tienen sobre sus reuniones. Los resultados revelan la importancia de abordar este problema para mejorar la calidad del entorno laboral.
45% de los colaboradores afirma que dedica al menos un tercio de su semana laboral a reuniones.
El tiempo invertido en reuniones es uno de los indicadores más reveladores sobre el nivel de reunión crónica dentro de una empresa. De acuerdo con datos de Work in Progress, el 45% de los colaboradores pasa al menos 3 horas diarias en reuniones, lo que representa un tercio de su jornada laboral semanal.
Distribución de horas promedio en reuniones en el día (%).
No obstante, la cantidad de tiempo dedicado a reuniones puede depender del nivel del puesto del colaborador. Los trabajadores en cargos junior suelen invertir entre 1 y 2 horas diarias en reuniones, así lo afirma el 69%. En contraste, el 63% de los ejecutivos y directivos dedica 3 horas o más al día a estas actividades, con un 44% que reporta gastar entre 3 y 4 horas y un 19% que indica dedicar 5 horas o más.
Distribución de horas gastadas en reuniones al día según cargo (%)
¿Hombres y mujeres viven la reunionitis de la misma manera? Según la encuesta Work in Progress, existe una variación en la cantidad de horas que ambos géneros dedican a reuniones, dependiendo de su cargo.
En posiciones ejecutivas o directivas, la diferencia es más notoria: el 23% de las mujeres pasan 5 horas o más en reuniones, mientras que solo el 14% de los hombres dedica ese tiempo. Esto sugiere que las mujeres en altos cargos tienden a pasar mucho más tiempo en reuniones diarias, a diferencia de los hombres, quienes en un 43% solo destinan entre 1 a 2 horas a estas.
Estos datos, junto con el estudio Radiografía de las mujeres en el trabajo 2024 de Buk, revelan que las mujeres en cargos ejecutivos suelen experimentar mayores niveles de estrés que sus colegas hombres, lo cual podría estar relacionado, en parte, con el tiempo extra dedicado a reuniones y la disminución del tiempo libre para alcanzar sus objetivos.
Distribución de horas al día pasadas en reuniones por género sólo para puestos ejecutivos o directivos (%)
La calidad de las reuniones es otro indicio de reunionitis, ya que si una reunión carece de un enfoque o propósito claro, se considera poco productiva. En este contexto, el 45% de los colaboradores califican la calidad de sus reuniones como neutral o mala, lo que revela que casi la mitad de los colaboradores no están satisfechos con la gestión de las reuniones en su organización.
Distribución de calidad percibida en reuniones en el día (%).
Al examinar la calidad percibida de las reuniones según el puesto de trabajo, se evidencia que los colaboradores en posiciones Senior son los más críticos, ya que solo el 50% considera que sus reuniones son de buena calidad. En contraste, aproximadamente el 58% de quienes ocupan cargos Ejecutivos o Directivos, así como puestos Junior, perciben una buena calidad en sus reuniones.
Distribución de calidad percibida en reuniones en el día (%).
En Perú y Colombia, se observa un mayor porcentaje de reuniones percibidas como de buena calidad (61% y 58%, respectivamente). En cambio, México es el país donde menos se percibe esta calidad, ya que más de la mitad de sus colaboradores (52%) consideran que sus reuniones son neutrales o de baja calidad.
Estos datos sugieren que, aunque en México se dedica más tiempo a reuniones que en otros países (49% indica gastar más de tres horas al día), estas no suelen cumplir con las expectativas de calidad.
Distribución calidad percibida de reuniones según el país donde se ubica la organización (%).
Los datos de la encuesta revelan que 7 de cada 10 colaboradores que perciben una baja calidad en sus reuniones no se sienten felices en su trabajo. En contraste, quienes experimentan reuniones de buena calidad suelen sentirse felices con frecuencia
Distribución de calidad de reuniones de acuerdo con la felicidad percibida.
Según los datos, no parece haber una relación directa entre las horas pasadas en reuniones y la percepción de felicidad en el trabajo, ya que esta no varía significativamente según el número de horas invertidas.
Sin embargo, la gestión del tiempo laboral es clave, porque, aunque el tiempo en reuniones no afecte la felicidad, sí puede generar estrés y agotamiento. Por ello, es esencial gestionar adecuadamente tanto el tiempo en reuniones como el trabajo efectivo, lo que podría reducir la jornada laboral con beneficios tanto para la empresa como para el trabajador.
Para lograrlo, es fundamental optimizar la gestión de cada reunión. A continuación, te compartimos algunos consejos:
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