¿Demasiadas reuniones? Cómo la reunionitis impacta en tus colaboradores

Sabemos que las reuniones de trabajo son esenciales en toda organización, pero un exceso de ellas puede ser perjudicial. Según el Foro Económico Mundial, las reuniones ineficaces son el principal obstáculo para la productividad. Este fenómeno, conocido como "reunionitis", ocurre cuando las reuniones son convocadas sin un objetivo claro, lo que impacta negativamente en el bienestar de los colaboradores.

Un estudio realizado por Buk a través de la encuesta Work In Progress, llevada a cabo en enero de 2024, evaluó la frecuencia y la percepción que más de 3000 colaboradores tienen sobre sus reuniones. Los resultados revelan la importancia de abordar este problema para mejorar la calidad del entorno laboral.

Principales hallazgos del estudio:

• Perú y Colombia son los países que perciben un mayor porcentaje de reuniones de buena calidad (61% y 58% respectivamente).
• México es el país que pasa más tiempo en reuniones, 49% de los colaboradores declara pasar al menos 3 horas al día en reuniones.
• El 45% de los colaboradores pasan al menos un tercio de su jornada laboral semanal en reuniones. Esta cifra es aún mayor para aquellos en cargos ejecutivos o directivos, quienes pueden llegar a pasar más de la mitad de su tiempo en reuniones.
• Dos de cada cinco colaboradores consideran que la calidad de sus reuniones es neutra o mala, lo que indica una insatisfacción significativa.
• La calidad de las reuniones tiene un impacto directo en el bienestar: 7 de cada 10 colaboradores que perciben sus reuniones como de baja calidad también expresan bajos niveles de felicidad en su lugar de trabajo.

45% de los colaboradores afirma que dedica al menos un tercio de su semana laboral a reuniones.

El tiempo invertido en reuniones es uno de los indicadores más reveladores sobre el nivel de reunión crónica dentro de una empresa. De acuerdo con datos de Work in Progress, el 45% de los colaboradores pasa al menos 3 horas diarias en reuniones, lo que representa un tercio de su jornada laboral semanal.

Distribución de horas promedio en reuniones en el día (%).

No obstante, la cantidad de tiempo dedicado a reuniones puede depender del nivel del puesto del colaborador. Los trabajadores en cargos junior suelen invertir entre 1 y 2 horas diarias en reuniones, así lo afirma el 69%. En contraste, el 63% de los ejecutivos y directivos dedica 3 horas o más al día a estas actividades, con un 44% que reporta gastar entre 3 y 4 horas y un 19% que indica dedicar 5 horas o más.

Distribución de horas gastadas en reuniones al día según cargo (%)

Reunionitis en hombres y mujeres: una cuestión de cargo laboral

¿Hombres y mujeres viven la reunionitis de la misma manera? Según la encuesta Work in Progress, existe una variación en la cantidad de horas que ambos géneros dedican a reuniones, dependiendo de su cargo.

En posiciones ejecutivas o directivas, la diferencia es más notoria: el 23% de las mujeres pasan 5 horas o más en reuniones, mientras que solo el 14% de los hombres dedica ese tiempo. Esto sugiere que las mujeres en altos cargos tienden a pasar mucho más tiempo en reuniones diarias, a diferencia de los hombres, quienes en un 43% solo destinan entre 1 a 2 horas a estas.

Estos datos, junto con el estudio Radiografía de las mujeres en el trabajo 2024 de Buk, revelan que las mujeres en cargos ejecutivos suelen experimentar mayores niveles de estrés que sus colegas hombres, lo cual podría estar relacionado, en parte, con el tiempo extra dedicado a reuniones y la disminución del tiempo libre para alcanzar sus objetivos.

Distribución de horas al día pasadas en reuniones por género sólo para puestos ejecutivos o directivos (%)

2 de cada 5 colaboradores no perciben una buena calidad en sus reuniones

La calidad de las reuniones es otro indicio de reunionitis, ya que si una reunión carece de un enfoque o propósito claro, se considera poco productiva. En este contexto, el 45% de los colaboradores califican la calidad de sus reuniones como neutral o mala, lo que revela que casi la mitad de los colaboradores no están satisfechos con la gestión de las reuniones en su organización.

Distribución de calidad percibida en reuniones en el día (%).

Al examinar la calidad percibida de las reuniones según el puesto de trabajo, se evidencia que los colaboradores en posiciones Senior son los más críticos, ya que solo el 50% considera que sus reuniones son de buena calidad. En contraste, aproximadamente el 58% de quienes ocupan cargos Ejecutivos o Directivos, así como puestos Junior, perciben una buena calidad en sus reuniones.

Distribución de calidad percibida en reuniones en el día (%).

La percepción de la calidad de las reuniones varía según el país

En Perú y Colombia, se observa un mayor porcentaje de reuniones percibidas como de buena calidad (61% y 58%, respectivamente). En cambio, México es el país donde menos se percibe esta calidad, ya que más de la mitad de sus colaboradores (52%) consideran que sus reuniones son neutrales o de baja calidad.

Estos datos sugieren que, aunque en México se dedica más tiempo a reuniones que en otros países (49% indica gastar más de tres horas al día), estas no suelen cumplir con las expectativas de calidad.
Distribución calidad percibida de reuniones según el país donde se ubica la organización (%).

La baja calidad en las reuniones laborales impacta en la felicidad de los colaboradores

Los datos de la encuesta revelan que 7 de cada 10 colaboradores que perciben una baja calidad en sus reuniones no se sienten felices en su trabajo. En contraste, quienes experimentan reuniones de buena calidad suelen sentirse felices con frecuencia
Distribución de calidad de reuniones de acuerdo con la felicidad percibida.

¿El tiempo dedicado a reuniones influye en la felicidad? 

Según los datos, no parece haber una relación directa entre las horas pasadas en reuniones y la percepción de felicidad en el trabajo, ya que esta no varía significativamente según el número de horas invertidas.

Sin embargo, la gestión del tiempo laboral es clave, porque, aunque el tiempo en reuniones no afecte la felicidad, sí puede generar estrés y agotamiento. Por ello, es esencial gestionar adecuadamente tanto el tiempo en reuniones como el trabajo efectivo, lo que podría reducir la jornada laboral con beneficios tanto para la empresa como para el trabajador.

Para lograrlo, es fundamental optimizar la gestión de cada reunión. A continuación, te compartimos algunos consejos:

5 Consejos para mejorar la calidad de las reuniones y combatir la reunionitis

1. Establecer objetivos claros: la persona que convoca la reunión debe tener definidos los objetivos o temas a tratar y evaluar si realmente es necesario discutirlos en una reunión o si podrían resolverse mediante un mensaje o correo electrónico.
2. Compartir información clave antes y después: para que los asistentes estén preparados, es útil enviarles documentos o notas relevantes antes de la reunión, y compartir un resumen con los puntos principales al finalizar.
3. Definir a los participantes: es importante que solo asistan aquellas personas que tienen un rol clave en el tema a tratar, para asegurar que entienden su participación y puedan aportar valor a la discusión.
4. Respetar los horarios: establecer y cumplir con los horarios de inicio y fin ayuda a gestionar eficazmente el tiempo tanto durante la reunión como en la planificación diaria de los asistentes.
5. Asignar un moderador: para mantener un flujo constante de comunicación, es esencial que alguien asuma el rol de moderador. Si también puede tomar notas de los aspectos relevantes, mejor, ya que esto asegura un registro adecuado de los temas y decisiones.

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