¿Qué es la gestión de activos y por qué es esencial?
La gestión de activos es el conjunto de procesos que permiten identificar, registrar, monitorear, mantener y controlar los bienes que una empresa utiliza para operar. Que va desde laptops, maquinaria o vehículos, hasta licencias de software, plataformas digitales y bases de datos.
En el Perú, la normativa tributaria obliga a llevar un adecuado control del activo fijo. Según el artículo 60° del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta (Decreto Supremo N° 122-94-EF), las empresas deben mantener un registro detallado de los activos fijos sujetos a depreciación, con información como fecha de adquisición, valor original, depreciación acumulada y vida útil.
Una gestión adecuada permite:
- Cumplir con los requerimientos de SUNAT y facilitar auditorías.
- Maximizar el valor económico y operativo de cada activo.
- Detectar pérdidas, deterioros o sub utilización de recursos.
Activos físicos, digitales y su clasificación
Para gestionarlos adecuadamente, es importante distinguir los tipos de activos con los que cuenta la empresa:
- Activos físicos: Incluyen bienes tangibles como laptops, maquinaria, mobiliario, vehículos, herramientas, entre otros. Estos suelen registrarse como activo fijo y están sujetos a depreciación.
- Activos digitales: Comprenden software, licencias, accesos a plataformas, propiedad intelectual y otros recursos intangibles, que también pueden capitalizarse si cumplen con criterios técnicos.
Clasificación contable más común:
- Activos fijos o no corrientes: Bienes duraderos con vida útil superior a un año. Se deprecian en función del tipo de activo y según los porcentajes establecidos por SUNAT (por ejemplo, 25% anual para equipos informáticos).
- Activos intangibles: No tienen forma física, pero aportan valor. Su amortización depende de su naturaleza.
- Activos corrientes: Se espera su uso o consumo en el corto plazo. Incluyen repuestos, suministros o materiales auxiliares.
La correcta clasificación de activos permite su adecuada valoración contable, su tratamiento tributario y una mejor gestión operativa.
Mejores prácticas para optimizar la gestión de activos
Una estrategia eficaz de gestión de activos permite reducir riesgos, mejorar la trazabilidad y aumentar la eficiencia general. Algunas buenas prácticas incluyen:
- Inventario centralizado y actualizado: Mantener un registro digital con información clave por cada activo: código, fecha de compra, ubicación, responsable, valor y estado.
- Asignación de responsables: Cada activo debe estar vinculado a un usuario o área específica. Esto facilita la trazabilidad y la rendición de cuentas.
- Etiquetado digital: Utilizar tecnologías como plataformas de HR para llevar el control mejora la eficiencia.
- Digitalización del proceso: Implementar un software de gestión de activos permite automatizar tareas, generar reportes en tiempo real y facilitar la toma de decisiones estratégicas.
Estas acciones, además de garantizar el orden operativo, pueden representar ahorros significativos y un mejor cumplimiento normativo.
Ciclo de vida del activo: desde la adquisición hasta el descarte
Todo activo tiene un ciclo de vida que debe ser planificado desde el inicio para asegurar su rentabilidad y alineación con los objetivos del negocio. Este ciclo incluye:
- Planificación y adquisición: Definición de necesidades, presupuesto y criterios técnicos para la compra o contratación.
- Registro y asignación: Ingreso al sistema de gestión con todos los datos requeridos y asignación a un área o responsable.
- Uso y mantenimiento: Seguimiento del uso diario, gestión de garantías, servicios técnicos y actualizaciones.
- Reevaluación o valorización: Ajustes contables, reclasificación o cambios en la vida útil en función de su estado.
- Descarte o baja: Retiro del activo por obsolescencia, deterioro o venta. La baja debe estar respaldada por documentos y procedimientos internos, especialmente si el activo está en el registro contable.
Este ciclo debe estar documentado y respaldado por políticas internas que incluyan criterios técnicos, contables y legales.
¿Cómo establecer controles eficientes y sostenibles?
Para lograr una gestión de activos que aporte valor real y se sostenga en el tiempo, es necesario implementar controles claros y tecnológicos:
- Plataforma de gestión centralizada: Un sistema que integre información de todos los activos en un solo lugar, permitiendo monitorear en tiempo real su estado y uso.
- Automatización de procesos: Flujos digitales para ingresos, traslados, bajas y mantenimiento. Esto reduce errores humanos y agiliza los tiempos de respuesta.
- Reportes periódicos y alertas: Generación automática de reportes de valorización, depreciación, mantenimientos vencidos y auditorías pendientes.
- Integración con contabilidad y RR. HH.: Conexión directa con sistemas contables para la depreciación automática y con el área de personas para asignaciones a colaboradores.
Contar con un software especializado en gestión de activos, como el que ofrece Buk, permite implementar estos controles de manera ágil, segura y escalable.