Gestión de activos: claves para tu empresa

Una gestión eficiente de activos es clave para el control financiero, la rentabilidad y el cumplimiento normativo en las empresas peruanas. Administrar correctamente los bienes físicos y digitales permite tomar decisiones informadas, reducir riesgos y optimizar recursos en cada etapa de su ciclo de vida.

Además, la normativa vigente como el artículo 60° del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta (D.S. N.° 122-94-EF) exige llevar un registro detallado de los activos fijos sujetos a depreciación. Implementar una gestión de activos estructurada no solo asegura el cumplimiento tributario, sino que también fortalece la sostenibilidad operativa de la organización.

Tabla de contenido:

• ¿Qué es la gestión de activos y por qué es esencial?
• Activos físicos, digitales y su clasificación
• Mejores prácticas para optimizar la gestión de activos
• Ciclo de vida del activo: desde la adquisición hasta el descarte
• ¿Cómo establecer controles eficientes y sostenibles?
• Preguntas frecuentes

1. ¿Qué es la gestión de activos y por qué es esencial?

La gestión de activos es el conjunto de procesos que permiten identificar, registrar, monitorear, mantener y controlar los bienes que una empresa utiliza para operar. Que va desde laptops, maquinaria o vehículos, hasta licencias de software, plataformas digitales y bases de datos. 

En el Perú, la normativa tributaria obliga a llevar un adecuado control del activo fijo. Según el artículo 60° del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta (Decreto Supremo N° 122-94-EF), las empresas deben mantener un registro detallado de los activos fijos sujetos a depreciación, con información como fecha de adquisición, valor original, depreciación acumulada y vida útil.

Una gestión adecuada permite:

• Cumplir con los requerimientos de SUNAT y facilitar auditorías.
• Maximizar el valor económico y operativo de cada activo.
• Detectar pérdidas, deterioros o sub utilización de recursos.
  
  

  2. Activos físicos, digitales y su clasificación

Para gestionarlos adecuadamente, es importante distinguir los tipos de activos con los que cuenta la empresa:

• Activos físicos: Incluyen bienes tangibles como laptops, maquinaria, mobiliario, vehículos, herramientas, entre otros. Estos suelen registrarse como activo fijo y están sujetos a depreciación.
• Activos digitales: Comprenden software, licencias, accesos a plataformas, propiedad intelectual y otros recursos intangibles, que también pueden capitalizarse si cumplen con criterios técnicos.

Clasificación contable más común:

• Activos fijos o no corrientes: Bienes duraderos con vida útil superior a un año. Se deprecian en función del tipo de activo y según los porcentajes establecidos por SUNAT (por ejemplo, 25% anual para equipos informáticos).
• Activos intangibles: No tienen forma física, pero aportan valor. Su amortización depende de su naturaleza.
• Activos corrientes: Se espera su uso o consumo en el corto plazo. Incluyen repuestos, suministros o materiales auxiliares.

La correcta clasificación de activos permite su adecuada valoración contable, su tratamiento tributario y una mejor gestión operativa.

3. Mejores prácticas para optimizar la gestión de activos

Una estrategia eficaz de gestión de activos permite reducir riesgos, mejorar la trazabilidad y aumentar la eficiencia general. Algunas buenas prácticas incluyen:

1. Inventario centralizado y actualizado: Mantener un registro digital con información clave por cada activo: código, fecha de compra, ubicación, responsable, valor y estado.
2. Asignación de responsables: Cada activo debe estar vinculado a un usuario o área específica. Esto facilita la trazabilidad y la rendición de cuentas.
3. Etiquetado digital: Utilizar tecnologías como plataformas de HR para llevar el control mejora la eficiencia.
4. Digitalización del proceso: Implementar un software de gestión de activos permite automatizar tareas, generar reportes en tiempo real y facilitar la toma de decisiones estratégicas.

Estas acciones, además de garantizar el orden operativo, pueden representar ahorros significativos y un mejor cumplimiento normativo.

4. Ciclo de vida del activo: desde la adquisición hasta el descarte

Todo activo tiene un ciclo de vida que debe ser planificado desde el inicio para asegurar su rentabilidad y alineación con los objetivos del negocio. Este ciclo incluye:

1. Planificación y adquisición: Definición de necesidades, presupuesto y criterios técnicos para la compra o contratación.
2. Registro y asignación: Ingreso al sistema de gestión con todos los datos requeridos y asignación a un área o responsable.
3. Uso y mantenimiento: Seguimiento del uso diario, gestión de garantías, servicios técnicos y actualizaciones.
4. Reevaluación o valorización: Ajustes contables, reclasificación o cambios en la vida útil en función de su estado.
5. Descarte o baja: Retiro del activo por obsolescencia, deterioro o venta. La baja debe estar respaldada por documentos y procedimientos internos, especialmente si el activo está en el registro contable.

Este ciclo debe estar documentado y respaldado por políticas internas que incluyan criterios técnicos, contables y legales.

5. ¿Cómo establecer controles eficientes y sostenibles?

Para lograr una gestión de activos que aporte valor real y se sostenga en el tiempo, es necesario implementar controles claros y tecnológicos:

• Plataforma de gestión centralizada: Un sistema que integre información de todos los activos en un solo lugar, permitiendo monitorear en tiempo real su estado y uso.
• Automatización de procesos: Flujos digitales para ingresos, traslados, bajas y mantenimiento. Esto reduce errores humanos y agiliza los tiempos de respuesta.
• Reportes periódicos y alertas: Generación automática de reportes de valorización, depreciación, mantenimientos vencidos y auditorías pendientes.
• Integración con contabilidad y RR. HH.: Conexión directa con sistemas contables para la depreciación automática y con el área de personas para asignaciones a colaboradores.

Contar con un software especializado en gestión de activos, como el que ofrece Buk, permite implementar estos controles de manera ágil, segura y escalable.

Preguntas frecuentes (FAQ) sobre la gestión de activos:

· ¿Qué tipos de activos debe gestionar una empresa?

Los activos pueden ser físicos (como maquinaria o edificios), digitales (software, licencias) o financieros. Todos deben ser gestionados para maximizar su valor.

· ¿Cómo influye la gestión de activos en la productividad?

Una gestión adecuada reduce tiempos muertos, evita pérdidas y mejora la planificación, lo que se traduce en mayor eficiencia operativa.

· ¿Cuál es el primer paso para mejorar la gestión de activos?

Conocer el ciclo de vida de cada activo y establecer controles desde su adquisición hasta su descarte es clave para una gestión sostenible.