Una carpeta con documentos pendientes sobre el escritorio. El gerente general de viaje. Y el nuevo contrato laboral que no puede esperar. Este tipo de situaciones no solo retrasan procesos, también afectan la experiencia del colaborador y la eficiencia operativa. La buena noticia es que ya no necesitas depender de firmas presenciales, traslados o escaneos interminables. Hoy, la firma electrónica permite que todo eso ocurra de forma rápida, segura y 100 % válida.
La firma electrónica no es solo una forma moderna de firmar documentos. Es una herramienta legalmente reconocida que permite validar acuerdos a distancia, de forma segura, con la misma validez jurídica que una firma manuscrita.
En el Perú, la Ley N° 27269 – Ley de Firmas y Certificados Digitales, reconoce como válidas las firmas electrónicas, siempre que cuenten con un certificado digital emitido por una entidad acreditada por Indecopi. Por eso, si decides implementar esta solución en tu empresa, puedes hacerlo con plena seguridad de que los documentos firmados tendrán validez legal ante cualquier institución.
Esto permite dejar atrás procesos manuales que consumen tiempo y recursos. En lugar de imprimir, firmar, escanear y archivar físicamente, ahora basta con unos clics para cerrar contratos, aceptar políticas internas o validar acuerdos laborales.
Un equipo de Recursos Humanos que gestiona más de 100 colaboradores, por ejemplo, puede reducir el tiempo de firma de contratos laborales de días a minutos. Esto impacta directamente en los tiempos de onboarding, la agilidad del área y la experiencia del nuevo trabajador.
Uno de los grandes desafíos de las empresas es mantener su documentación ordenada, disponible y trazable. Y es justo en ese punto donde la firma electrónica marca la diferencia.
Permite firmar de forma remota, rastrear en qué etapa está cada documento y tener una trazabilidad completa sin depender de archivos físicos. Los contratos, renovaciones, boletas, políticas internas o autorizaciones quedan almacenados digitalmente, con control de acceso y respaldo, facilitando tanto auditorías como consultas futuras.
Según cifras de Indecopi, desde 2022 se ha incrementado en más de 300 % el uso de firmas electrónicas en sectores como banca, seguros y servicios empresariales, lo que demuestra su creciente adopción como una práctica estándar en el entorno corporativo.
Francisco Advíncula, analista de recursos humanos en Linde High Lift Perú, comparte su experiencia con la digitalización de procesos a través de Buk:
“La llegada de Buk a la empresa ha significado un gran paso en la gestión de recursos humanos. Es mi aliado en cada proceso que implica la gestión. Buk hace más cómodo y efectivo el flujo de trabajo. Junto con el equipo de atención al cliente, que siempre están atentos para ayudarme, se complementa a la perfección.”
Este tipo de testimonios reflejan cómo la implementación de soluciones digitales puede transformar el día a día de quienes lideran la gestión de personas.
Implementar firma electrónica no solo mejora los procesos, también reduce considerablemente los costos asociados a la gestión documental.
Los recursos que antes se destinaban a papel, impresiones, envío de documentos físicos entre oficinas o incluso almacenamiento en archivos, ahora pueden redirigirse hacia acciones más estratégicas. Esto libera tiempo y presupuesto para actividades de mayor valor para el negocio.
Una empresa que gestiona cientos de documentos al mes puede ahorrar montos importantes en materiales y logística, con un impacto directo en su rentabilidad operativa.
Veámoslo en números. Si una empresa imprime 500 contratos laborales al año y cada uno representa un costo de S/ 4 en insumos y traslado (papel, tinta, mensajería interna), hablamos de S/ 2,000 anuales solo en ese proceso. Con la firma electrónica, este gasto puede reducirse hasta en un 90 %, sin mencionar el tiempo y esfuerzo involucrado.
Además, al digitalizar la gestión documental, se eliminan los riesgos asociados al extravío de papeles, documentos incompletos o firmas fuera de plazo. Todo queda registrado en un entorno seguro y accesible.
En Buk contamos con un módulo de firma electrónica que se integra con toda la gestión de personas: desde la firma de contratos hasta la aprobación de políticas internas. Esto permite a los equipos de recursos humanos trabajar con mayor fluidez, trazabilidad y seguridad, optimizando tiempos y reduciendo costos. Si tu empresa busca avanzar hacia una gestión digital, la firma electrónica es un primer paso clave, y en Buk estamos listos para ayudarte a darlo.