En muchas empresas peruanas, el control de activos aún se lleva de forma manual o dispersa entre distintas áreas, lo que genera pérdidas, errores contables y una falta de trazabilidad en la entrega de bienes a los colaboradores. Frente a ese escenario, Buk presenta su nuevo software de gestión de activos, una solución diseñada para optimizar la administración de equipos, mobiliario y recursos tecnológicos desde una sola plataforma.
Tabla de contenido:
A diferencia de otras herramientas genéricas, el módulo de gestión de activos de Buk está pensado para integrarse con la experiencia real de los equipos de talento humano. Desde su diseño, está orientado a facilitar la administración del ciclo de vida de cada activo: desde su adquisición, asignación y mantenimiento, hasta su baja o renovación.
Por ejemplo, en empresas con alta rotación de personal o con equipos de trabajo híbridos, es común que laptops, celulares u otros equipos de trabajo se pierdan o no sean devueltos. Con Buk, puedes generar un acta de entrega digital directamente desde la ficha del colaborador, con trazabilidad completa y firma electrónica integrada.
Además, el sistema permite vincular cada activo a su responsable actual, asignar estados (operativo, en reparación, dado de baja, etc.) y generar reportes para auditoría interna o externa.
Una de las principales fortalezas del software de gestión de activos de Buk es su integración con los módulos de firma electrónica y gestión documental, lo que permite automatizar procesos clave y asegurar trazabilidad en la entrega y devolución de bienes.
Por ejemplo, cuando se asigna una laptop, celular u otro equipo de trabajo, el sistema permite generar automáticamente un acta de entrega con los datos del colaborador y del activo. Este documento se firma electrónicamente dentro de la misma plataforma, cumpliendo con lo establecido por la Ley de Firmas y Certificados Digitales (Ley N.º 27269).
Además, todos los documentos asociados a cada activo como actas, garantías, manuales o reportes técnicos quedan almacenados y organizados en el expediente digital, lo que facilita auditorías y consultas posteriores. Así, se garantiza un proceso ordenado, con respaldo legal y sin necesidad de herramientas externas.
Gestionar cientos de activos en una empresa no debería depender de una hoja de Excel o del seguimiento manual de un correo electrónico. Con el software de gestión de activos de Buk, es posible automatizar la asignación de bienes por cargo, área o sede. Además, cada acción realizada queda registrada en la plataforma, lo que asegura transparencia y facilita auditorías internas.
Por ejemplo, si una laptop es entregada a un colaborador en Lima y luego trasladada a la oficina de Arequipa, el historial de movimientos queda registrado en el sistema. En caso de pérdida o mantenimiento, también se puede cargar el reporte técnico o ticket de servicio directamente en el expediente del activo.
Centralizar la gestión de activos no solo reduce errores y tiempos de respuesta: también mejora la toma de decisiones estratégicas. Contar con una vista consolidada de los bienes disponibles, en uso o próximos a darse de baja permite planificar nuevas adquisiciones, evitar duplicidades y controlar el presupuesto asignado.
Esto es especialmente relevante para empresas que buscan cumplir con normativas como la Ley General de Contabilidad Gubernamental (si se trata de entidades públicas) o los requisitos de SUNAT en cuanto al inventario físico de activos fijos.
Además, al tener todo en un solo sistema, se elimina la dependencia de herramientas aisladas y se mejora la colaboración entre áreas. Tal como sucede con otras soluciones de Buk, el objetivo es digitalizar procesos operativos para liberar tiempo y enfocarse en lo verdaderamente importante: el crecimiento del negocio y el bienestar del equipo.