“El empleador puede sustituir su firma manuscrita por una firma electrónica”

Hoy más que nunca las empresas buscan adoptar diferentes herramientas que las ayuden a optimizar sus procesos internos, sobre todo aquellos que corresponden a las tareas administrativas. La firma electrónica ha demostrado ser una alternativa muy útil para mejorar la gestión documental, más aún en estos tiempos donde todavía las compañías están funcionando bajo la modalidad de trabajo remoto. 

Conversamos con Frank Farro, Asociado en Damma Legal Advisors y especialista en Derecho del Trabajo y la Seguridad Social, para que nos comente cómo está regulado el uso de este tipo de firma en nuestra legislación actual.

Mira aquí un resumen de lo que fue su entrevista. 

Puedes comentarnos, brevemente, ¿cómo está regulado el uso de la firma electrónica en nuestra legislación?

De hecho, en el Perú la regulación viene de tiempo atrás. Recién en estos últimos meses ha empezado a hacer de mayor utilidad e importancia. Desde el código civil ya se encontraba una regulación expresa respecto a la posibilidad de que se utilice la firma electrónica como una manifestación de voluntad de la persona que quería, de repente, celebrar un acto jurídico. También está la Ley N°27269, la Ley de firmas y certificados digitales que es del año 2000 que regulaba también qué era una firma electrónica y los tipos que existen.

Adicionalmente a ello, para temas laborales, el Decreto Legislativo N°1310 del año 2016 establecía una simplificación administrativa, de poder dar la posibilidad a los empleadores de emitir documentos ya no necesariamente de manera física, sino de forma electrónica o retener algunos documentos también electrónicamente. Esto además con el trabajo de las entidades públicas para que, por ejemplo, la Sunafil en una inspección pudiera revisar la información a través de medios electrónicos. 

¿Es necesario que tanto el empleador como el colaborador manifiesten su voluntad de sustituir su firma manuscrita por su firma electrónica?

En primer lugar, lo que hay que tomar en cuenta es que la regulación de la firma electrónica reconoce dos cosas: que hay diferentes tipos de firmas electrónicas, sin señalar específicamente cuáles, y señala la regulación de la firma digital. 

Las dos únicas características que tendrían que cumplirse para que sean válidas tanto la firma digital como las firmas electrónicas, que puede ser la firma, el pantallazo de la firma o el escaneado, es que permitan identificar a la persona que firma el documento. Por ejemplo, yo Frank Farro firmo, escaneo y pongo mi firma en el documento y dicha firma tendría que validar que yo tengo la vinculación con el documento. 

La otra característica es que preserve la integridad del documento. En otras palabras, que este documento  con la firma electrónica, tenga tal vinculación que no pueda modificarse posteriormente. Siempre que se cumplan esas dos condiciones en cualquier tipo de firma electrónica es válido. 

Ahora, la regulación en tema laboral para la simplificación administrativa, señala que es el empleador que puede sustituir su firma manuscrita por una firma electrónica. No habla nada del trabajador. Sin embargo, si el colaborador firma de manera electrónica o toma un pantallazo de su firma, se entiende como su manifestación de voluntad. 

¿Cómo una adecuada gestión documental puede ayudar a las empresas a cumplir con la normativa vigente respecto a las obligaciones que tienen con los colaboradores? 

Muchas empresas ya cuentan no solo con un sistema de gestión de esta información de manera electrónica, sino que también manejan una intranet dentro de la cual uno descarga el documento. Por ejemplo, para una solicitud de vacaciones el trámite se hace mucho más rápido que tener que ir a la empresa y  pasar por dos o tres oficinas para obtener una respuesta a la solicitud. Con la intranet todo se queda registrado y es mucho más fácil. 

Además, los contratos de trabajo pueden ser enviados a través de correos electrónicos, intranet o incluso el mismo trabajador ya puede acceder para descargar su contrato de trabajo en cualquier momento. Y adicionalmente a ello, distintos documentos laborales como las boletas de pago, también pueden ser entregadas de manera virtual, por correo electrónico o descargados por la intranet personal de cada trabajador. 

Por el lado interno de las empresas hay un manejo mucho más rápido y también hay una gestión para afuera, para las entidades públicas. Por ejemplo, el ministerio del Trabajo o la Sunafil, cuando realizan inspecciones, piden mucha información cuando hacen una investigación de cualquier tipo y es mucho más fácil para las empresas manejar esos datos a través de estos sistemas porque lo pueden entregar simplemente por un correo o por un link y estas entidades lo van a validar. 

¿Es completamente legal si a través de un sistema o software se comparten los documentos y se gestionan por esa vía?

Siempre que se respeten los datos personales de los trabajadores y si se ciñen a la información que se requiera. Por ejemplo, si un colaborador solicita información de la remuneración de otro compañero de trabajo , probablemente va a ser un poco más complicado. Pero si la Sunafil realiza una inspección sobre el pago de beneficios, sí se va a tener que brindar la información respecto al cumplimiento de las obligaciones laborales de la empresa.

Entonces sí se va a poder, pero siempre que se respete algunos límites, algunos datos personales de los trabajadores, incluso de la misma empresa, ya  que también hay información sensible.