"En el escenario de un software integrado, el sistema va evolucionando e incorporando nuevas funcionalidades sin que  hayan costos adicionales"

Las áreas de Recursos Humanos incorporan diferentes herramientas con las cuales buscan optimizar sus tareas, como el cálculo y pago de la planilla, para poder enfocarse más en el desarrollo profesional y en el bienestar de los colaboradores.

Oscar Klauer, project manager de Buk Perú, nos comenta en esta entrevista sobre las principales diferencias que existen entre un servicio de outsourcing de planillas y un software integral de recursos humanos. Además, señala cuáles son las tareas más demandantes que tiene el área de gestión de personas y las soluciones que buscan las empresas al adquirir herramientas tecnológicas que faciliten el desarrollo de sus procesos internos.

¿Cuál es la principal diferencia entre un outsourcing de planillas y un software integral de Recursos Humanos?

Si bien ambos reducen la gestión de tareas administrativas, permitiendo a los equipos enfocarse más en el desarrollo de los colaboradores, existen características diferentes que las empresas deberán considerar al momento de optar por uno u otro servicio.

Debemos tener tener en cuenta que el trasladar la responsabilidad a un tercero, por ejemplo, realizar el cálculo y pago de planilla, puede ser considerado como un riesgo, por el cliente interno ante la posible pérdida del control de su información. Debido a que se comparte con alguien externo a la organización. Si algún colaborador tuviera alguna duda o inconveniente con el pago de su planilla o beneficios sociales, tendría que contactarse con el proveedor y ver con él la atención de su problema. Esto afectaría al sentido de pertenencia por parte del colaborador hacia la empresa.

Esto no pasaría con un software integral dado que la empresa podría manejar la información internamente. En este caso, la información se concentra en un solo lugar, cualquier inconveniente se manejaría dentro de la organización.

Por otro lado, está el tema del precio por cada nuevo servicio que la empresa necesite. En el caso de la mayoría de los outsourcing, no existe precio único por todo el servicio, se tendría que invertir por los desarrollos adicionales que se requieran para atender otras necesidades. En el escenario de un software integrado, por lo general, no ocurre eso. El sistema va evolucionando e incorporando nuevas funcionalidades sin que hayan costos adicionales.

Las áreas de Recursos Humanos manejan una gran cantidad de información importantes de las empresas. Ante ello, ¿es seguro tener encriptada por proveedor externo la información o es mejor tener todo en un solo lugar?

Si bien cada negocio maneja sus propios niveles de riesgo y medidas de seguridad adecuadas. El hecho de compartir información con un tercero expone a otros riesgos, como ya mencionamos antes.

La ventaja que tendría un  sistema integral con varios módulos sería la posibilidad de manejar todo desde una misma plataforma, considerando importante que el proveedor cuente con servidores de calidad y respalde la información, de preferencia diariamente para una mayor seguridad.

Esto permitiría que este tipo de plataformas funcionan de manera eficiente, independientemente del número de clientes que la empresa que tenga y ayuda a mantener la información segura, íntegra y disponible.

¿Qué herramientas aplican cada uno (en un sistema integral y un servicio externo) para proteger la confidencialidad de la información?

Las herramientas varían según el sistema que se utilice, por ejemplo: almacenamiento en la nube, almacenamiento en servidores propios, protocolos de seguridad de acceso a la plataforma, encriptación de firmas digitales con el respaldo de un proveedor de certificados, etc.

Teniendo un software integral para el trabajo interno de recursos humanos, el control del sistema de seguridad debería ser el mismo que se viene utilizando para el resto de los procesos internos. Un buen indicador de que un software cumple con medidas de seguridad para la protección y privacidad de datos es que cuente con la certificación ISO 27001. Esto es muy importante de observar al momento de elegir una plataforma para implementarla dentro de la empresa.

Cabe mencionar que estas herramientas de seguridad, en el caso de los proveedores externos pueden incurrir en los gastos adicionales, como ya hemos mencionados anteriormente, mientras que en el caso de software integral es muy poco probable ese incremento. 

Aparte del cálculo y pago de planilla, ¿cuáles crees que son las tareas que más demandan a las áreas de Recursos Humanos?

Además del cálculo de planillas, considero que dentro de las principales gestiones del área de Recursos Humanos están:

- Administrar la información personal y previsional de cada colaborador. Con esto me refiero, por ejemplo, que ellos custodian información como la cantidad de hijos de cada trabajador para atender contingencias legales o sanitarias.

- Gestionar procesos de soporte al área legal de la empresa en materia laboral, como la renovación puntual de los contratos, la actualización de la información del T-registro, Sunat, etc.

- Realizar evaluaciones de puestos, remuneraciones, funciones y responsabilidades de cada puesto, con lo que se permitiría sustentar decisiones de mejora en la empresa buscando la mayor productividad y aprovechamiento de los recursos.

Se podría tener un largo etcétera con actividades, simples o complejas, todas trascendentales en cada empresa que busca evitar contingencias legales laborales o de clima laboral inadecuado.

Ante estas actividades, pienso que lo  que más se busca en una herramienta digital es agilidad, flexibilidad e interfaz amigable. Las herramientas sirven para optimizar el tiempo en la ejecución de procesos o trámites, lo que habitualmente podría tomar días ahora puede tomar minutos, como por ejemplo la elaboración y envío de contratos, documentos como el reglamento interno, el Plan de Seguridad, etc.

¿Cuáles son las características tecnológicas que le han permitido a Buk adaptarse rápidamente al mercado peruano y responder a sus necesidades?