Gestión de recursos materiales: cómo optimizarla

Una empresa no solo funciona gracias a su talento humano, también necesita herramientas, insumos y equipos que hagan posible el cumplimiento de sus objetivos. En este contexto, la gestión de recursos materiales se vuelve fundamental para garantizar operaciones eficientes, seguras y sostenibles.

A continuación, te explicamos en qué consiste, cómo se diferencia de la gestión de activos y qué estrategias puedes implementar para optimizarla en tu organización.

¿Qué es la gestión de recursos materiales y por qué es importante?

La gestión de recursos materiales es el proceso de planificación, adquisición, almacenamiento, control y uso de los materiales necesarios para las actividades de una empresa. Este proceso incluye desde artículos de oficina, herramientas y uniformes, hasta materia prima, productos de limpieza o dispositivos electrónicos.

Su correcta administración impacta directamente en la productividad, la reducción de costos, el cumplimiento de normativas y la satisfacción del personal. Por ejemplo, una mala gestión puede provocar la compra innecesaria de insumos, pérdida de equipos, falta de stock en momentos críticos o incluso riesgos en seguridad ocupacional.

Además, en Perú, mantener un control adecuado de los bienes materiales es clave para cumplir con normas como la Ley N.º 30225, Ley de Contrataciones del Estado, cuando se trata de empresas que trabajan con el sector público, o para llevar una contabilidad ordenada ante la SUNAT, en el caso de bienes registrados en los libros contables.

Diferencia entre recursos materiales y activos fijos

Aunque a menudo se usan como sinónimos, los recursos materiales y los activos fijos tienen diferencias clave:

• Recursos materiales: Son todos los elementos físicos que la empresa necesita para operar, independientemente de su valor o durabilidad. Pueden ser fungibles (como papel, tinta, guantes) o no fungibles (como cascos, herramientas o laptops).
  
  
• Activos fijos: Son bienes tangibles de larga duración, generalmente mayores a un año, que se usan para la producción o prestación de servicios. Se registran en la contabilidad y están sujetos a depreciación, como edificios, vehículos, maquinaria o mobiliario.
  
  

Tipos de materiales según su uso y función

Para una gestión ordenada, es útil clasificar los recursos materiales según su función en la empresa. Algunos de los tipos más comunes son:

• Materiales de consumo: Aquellos que se agotan con el uso. Ejemplos: papel, artículos de limpieza, cartuchos de tinta, mascarillas.
• Materiales operativos o de soporte: Bienes que no se consumen de inmediato pero son esenciales para las tareas diarias. Ejemplos: escritorios, sillas, herramientas manuales.
• Materiales de seguridad: Equipos necesarios para proteger la salud y seguridad del personal. Ejemplos: cascos, guantes, arneses.
• Materiales tecnológicos: Dispositivos y accesorios electrónicos. Ejemplos: laptops, tablets, teclados, cargadores.
• Materiales especializados: Elementos técnicos propios de cada sector. Ejemplos: equipos médicos, instrumentos de medición, maquinaria industrial.

Esta clasificación permite identificar qué tipo de control o seguimiento necesita cada grupo y facilita la toma de decisiones sobre compras, mantenimiento y reposición.

Estrategias para una gestión de recursos materiales eficiente

Optimizar la gestión de recursos materiales implica adoptar un enfoque preventivo, digital y estratégico. Aquí algunas recomendaciones:

• Digitaliza el inventario: Utiliza un software de gestión que te permita tener un registro actualizado de entradas, salidas, responsables y ubicaciones. Esto reduce el riesgo de pérdidas o duplicidades.
• Establece responsables por área: Designar responsables del control de materiales por departamento permite una mejor trazabilidad y promueve el uso consciente de los recursos.
• Crea políticas claras de uso y reposición: Define protocolos para la solicitud, entrega, mantenimiento y baja de materiales, incluyendo criterios para compras nuevas o reutilización.
• Realiza auditorías periódicas: Las revisiones programadas permiten identificar inconsistencias, evaluar el estado de los materiales y tomar acciones correctivas.
• Integra la gestión de materiales con la gestión contable y de activos: En empresas con alto volumen de bienes, es recomendable contar con herramientas que centralicen la gestión de recursos materiales junto con la administración de activos fijos, facilitando reportes financieros y cumplimiento normativo.