Horas extras: ¿cómo un buen registro de asistencia evita multas?

Las horas extras pueden ser una solución para cumplir con entregas urgentes o proyectos especiales. Pero si no se gestionan de forma adecuada, también pueden convertirse en una fuente de conflictos legales y sanciones económicas. La SUNAFIL ha reforzado la fiscalización en torno al cumplimiento de la jornada laboral y el pago correcto de horas extras, por lo que tener un sistema de registro de asistencia confiable y automatizado ya no es una opción, sino una necesidad.

El Registro de Asistencia: tu prueba clave ante la SUNAFIL

En una inspección laboral, el empleador tiene la obligación de demostrar el cumplimiento de la jornada pactada, y para ello, el registro de asistencia se convierte en la prueba principal. Según el Reglamento de la Ley de Jornada de Trabajo, Horario y Trabajo en Sobretiempo (D.S. N.º 008-2002-TR), este registro debe ser objetivo, verificable y estar disponible para la SUNAFIL en cualquier momento.

Una mala práctica común en las empresas es llevar registros manuales, firmados o incompletos, que no permiten identificar con precisión cuántas horas trabajó realmente cada colaborador. En ese contexto, se vuelve complicado demostrar si las horas extras se realizaron voluntariamente, si fueron compensadas o pagadas correctamente, o si hubo una jornada excedida de forma indebida.

El riesgo de un mal registro laboral: errores que cuestan caro

El no registrar adecuadamente las horas extras puede traer consecuencias serias para una empresa, incluyendo:

• Multas por parte de SUNAFIL, que pueden superar los S/ 120,000 si se trata de una infracción muy grave en empresas grandes.
• Reclamaciones laborales por parte de colaboradores que alegan trabajo en sobretiempo no reconocido.
• Daño a la reputación de la empresa y deterioro del clima laboral.

Además, existen errores recurrentes que deben evitarse: registrar horarios incompletos, permitir el ingreso manual sin validación, o no generar reportes que respalden la trazabilidad de los datos. Todo esto representa un alto riesgo en una fiscalización.

¿Cómo se realiza el cálculo de hora extra según la ley peruana?

El artículo 25° de la Constitución Política del Perú establece que toda labor que exceda la jornada ordinaria debe ser remunerada con un recargo. A su vez, el Decreto Supremo N.º 007-2002-TR establece que el pago por hora extra debe considerar los siguientes criterios:

• Las dos primeras horas extras del día se pagan con un recargo no menor al 25% del valor hora ordinario.
• Las horas adicionales (a partir de la tercera) se pagan con un recargo no menor al 35%.

Un punto clave que muchas empresas pasan por alto: las horas extras deben realizarse con consentimiento del trabajador. Es decir, no pueden ser impuestas unilateralmente por el empleador, salvo en casos excepcionales de fuerza mayor. Por eso, además del registro de horas, es importante contar con un respaldo que demuestre que el colaborador aceptó realizarlas.

Para calcular correctamente una hora extra, es indispensable contar con el registro preciso de la hora de ingreso y salida del trabajador, incluyendo pausas o descansos intermedios. Cualquier error en este cálculo puede derivar en pagos indebidos o en reclamos legales posteriores.

Automatiza el Cálculo de Hora Extra con un Software Integrado

Contar con un software de control de asistencia integrado permite a las áreas de recursos humanos:

• Registrar con precisión la jornada laboral real.
• Detectar automáticamente cuándo un colaborador excede su jornada pactada.
• Aplicar las reglas de la ley peruana para el pago de horas extras.
• Generar reportes ante una posible auditoría o fiscalización.
  
  

En Buk, este módulo ya es utilizado por empresas como Hidrolab, Compañía Minera Quechua, Innova Information Technology & Communications y Gestiona 365, que han optado por automatizar su gestión de asistencia y cumplir con la normativa vigente sin poner en riesgo sus operaciones.

Además del cumplimiento normativo, el uso de un sistema automatizado reduce la carga operativa del área de recursos humanos, mejora la trazabilidad y promueve relaciones laborales más transparentes.