El cierre de planilla es uno de los procesos más importantes del año para cualquier organización. No solo implica cumplir con obligaciones como la gratificación de diciembre o regularizar pagos pendientes, sino también preparar a la empresa para comenzar 2026 con información confiable, actualizada y libre de riesgos laborales. La experiencia demuestra que las empresas que organizan este proceso con anticipación reducen errores, evitan multas y mantienen una buena relación con sus colaboradores.
¿Por qué el cierre de planilla requiere planificación?
Fin de año es un periodo en el que convergen múltiples obligaciones: gratificaciones, vacaciones truncas o pendientes, ajustes salariales, ausencias, horas extras, movilidad, bonificaciones internas, CTS proporcional, entre otros.
Cuando toda esta información está dispersa o se gestiona en herramientas manuales, aumenta el riesgo de errores que pueden generar contingencias laborales o contables. Las planillas cerradas con retraso o inconsistencias también afectan el presupuesto del año siguiente, pues impiden proyectar correctamente los costos de personal, nuevas contrataciones o incrementos.
Claves para un buen cierre de planilla 2025
Revisión de documentaciones y movimientos del año
Las omisiones son una causa frecuente de observaciones durante inspecciones de la Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral (SUNAFIL). Durante el cierre se debe validar que cada trabajador tenga su información completa y actualizada.
- Contratos y renovaciones
- Cambios de puesto o ascensos
- Actualización de EPS o EsSalud
- Modificación de sueldos
- Cese o reingresos
Regularización de vacaciones y ausencias
Un punto crítico cada fin de año es identificar vacaciones vencidas o acumuladas. La ley obliga a otorgarlas, y no hacerlo puede generar sanciones y pagos adicionales. También se deben revisar:
- Licencias con o sin goce
- Permisos médicos
- Saldos de días pendientes en el sistema
- Reposos sujetos a subsidio
Conciliación con contabilidad
Planilla y contabilidad deben cerrar el año con cifras coincidentes. Para ello, se revisan conceptos como:
- Bonificaciones internas
- Horas extras
- Asignaciones familiares
- Movilidades
- Descuentos por préstamos o adelantos
Cierre de gratificaciones: errores que deben evitarse
Una de las obligaciones más sensibles, por ejemplo, es el pago de la gratificación de diciembre, un beneficio que, si se gestiona incorrectamente, puede generar sanciones significativas para cualquier empresa.
Los errores más comunes incluyen:
- Depósitos fuera del plazo legal (15 de julio y 15 de diciembre).
- Omisión de trabajadores activos.
- Cálculo incorrecto del sueldo base o la bonificación extraordinaria del 9% en EsSalud o 6.75% en Entidades Prestadoras de Salud (EPS).
- No aplicar proporcionalidad cuando corresponde.
- Falta de registro documentario.
Las multas para 2025 pueden superar los S/ 139,000 según el tamaño de la empresa, por lo que es clave anticipar la revisión.
Proyección de costos laborales para 2026
Una proyección incorrecta puede afectar la planificación financiera de toda la empresa. El cierre de planilla también permite estimar:
- Incremento de costos por beneficios laborales.
- Ajustes salariales programados.
- Nuevas contrataciones.
- Renovación de beneficios internos.
Tecnología: el aliado indispensable para un cierre de planilla sin errores
La complejidad del cierre anual hace que depender de herramientas manuales, como hojas de Excel, incremente el riesgo de errores, duplicidad de datos o información desactualizada. Los sistemas especializados, como el software de Buk, permiten:
- Automatizar cálculos de gratificaciones, vacaciones y pendientes.
- Registrar movimientos laborales en tiempo real.
- Generar boletas claras y trazabilidad completa.
- Evitar errores operativos y multas.
- Facilitar la conciliación entre RR. HH. y contabilidad.
Con procesos automatizados, la empresa no solo reduce riesgos de incumplimiento, sino que inicia el 2026 con una planilla limpia, ordenada y alineada con su presupuesto anual.
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