5 claves para implementar la gestión documental en tu empresa

La gestión documental se ha vuelto crucial para el proceso de digitalización y la organización de documentos de una empresa. La implementación de un sistema que se encargue de esta tarea promueve que el manejo de la información se desarrolle de la mejor manera, permitiendo el rápido acceso a ella y optimizando la productividad de los colaboradores. 

A continuación, te comentaremos los pasos que debes seguir para potenciar la gestión documental dentro de tu compañía.

Pasos a seguir para mejorar gestión documental

Digitalizar documentos

Para mejorar la gestión documental es importante que primero te enfoques en la digitalización de toda la documentación que tiene tu empresa en papel. Pasar del formato físico al electrónico aportará a que haya mejor eficiencia en los procesos. Por ejemplo, si digitalizas los contratos  o boletas de pago de tus colaboradores, será mucho más fácil compartirlos con ellos y monitorear su gestión. 

Recuerda que otra gran ventaja de digitalizar los documentos es que hace más fácil ubicación y recuperación, si es que la información está alojada en la nube. 

Crear un repositorio para centralizar la documentación

Para que haya más orden y eficiencia, concentra la documentación de tu negocio en un repositorio. Al estar en un solo lugar, podrás evitar la duplicidad de documentos y, por otro lado, promoverás que haya una mayor accesibilidad a los mismos. Esto último, ayudará a que el proceso de toma de decisiones sea más rápido, pues tendrás a la mano la información que necesitas analizar. 

Clasificar la documentación

Este paso hará que la búsqueda de la información sea aún más fácil, pues dentro de tu empresa se gestiona una gran cantidad de documentos y es necesario tenerla en orden.

Controlar la accesibilidad

Establecer autorización de acceso a los documentos es otro punto que debes tomar en cuenta para que la gestión documental sea eficaz dentro de la compañía. No todos los documentos pueden ser accesibles a los miembros de tu organización, ya que hay documentos que solo deben ser para consultar y otros para ser editados por la persona encargada. 

Teniendo este control, podrías prever la pérdida de información y mejorar la seguridad. 

Evaluar la utilidad de los documentos

Evita acumular documentos o información que no te será útil. Revisa la documentación y establece su manejo adecuado para una mejor administración por un periodo de tiempo específico.

Cómo has observado, la digitalización de los archivos, la facilidad de acceso y tener control de los cambios que se realiza a la información, son algunos de los principales beneficios que un sistema de gestión documental puede brindar a tu empresa. 

Por otro lado, también existen softwares que tienen funcionalidades similares a ese tipo de tecnología que pueden ayudarte a gestionar la documentación laboral dentro de tu negocio. 

¿Conoces Buk?

Buk es un software integral de recursos humanos que tiene algunas funciones de gestión documental que te ayudará a gestionar los documentos laborales de tus colaboradores desde un solo lugar.

Puedes acceder a la información que ingresas en la plataforma desde cualquier dispositivo.

La infraestructura de Buk está alojada en servidores AWS, lo que ayuda a mantener la información de todos nuestros clientes segura, íntegra y disponible. El software está diseñado para que la información de los clientes sea únicamente accesible y visible a ellos. Otro elemento que aporta que haya seguridad de la información es que Buk tiene trazabilidad, lo que permite observar qué es lo que los usuarios han realizado dentro de la plataforma.