Guía sobre:
Gestión documental

Dentro de las organizaciones se maneja una gran cantidad de información y documentos relacionados no solo a sus operaciones sino también a sus colaboradores. Por ello, contar con un software integral que tenga funciones de este tipo de tecnología se ha vuelto relevante. Sobre todo, en estos tiempos donde el retorno a las oficinas todavía no es una opción. En Buk, hemos elaborado una guía donde abordaremos:

  • ¿Qué es la gestión documental?
  • La gestión documental en la nube
  • Cómo influye la gestión documental en el employee experience
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Gestión documental
Te invitamos a leer y descargar esta completa guía sobre las ventajas que brinda la digitalización de tus procesos documentales, en esta nueva era digital y ¡mucho más!

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Contenidos

Sección 1:

Sistema de Gestión documental: ¿Qué es y porqué es necesario?

Un sistema de gestión documental hace que sea más sencillo para las empresas ordenar y almacenar su información. Los documentos físicos se escanean y éstos se pueden importar. Así, se manejan archivos PDF, imágenes, documentos en Excel, entre otros. 

A continuación, te contaremos qué es la gestión documental, por qué es importante para tu empresa y cómo es que influye en la experiencia de tus colaboradores dentro de tu organización.

Mujer que sostiene una guía de gestión documental

¿Cuál es la función que cumple la gestión documental en el área de Recursos Humanos?

El área de Recursos Humanos concentra una gran cantidad de información y manejar esos datos siempre supone un reto considerable. En estos tiempos, se ha hecho evidente la necesidad de digitalizar toda esa información, a través de la gestión documental.

La gestión documental es el sistema que permite a una empresa u organización realizar tareas tales como capturar, almacenar, recuperar, clasificar, extraer y destruir la información de los documentos con los que se trabaja cada día.

Esta forma automatizada y digitalizada de gestionar los datos e información, es la que permite llevar a cabo varias acciones utilizando la versión digital de los documentos y archivos de una compañía, de una forma óptima y eficaz.

El apoyo en herramientas tecnológicas, contribuye a que estas tareas sean más sencillas (ahorro de tiempo y costos) y se aumente la eficacia de aquellas personas que necesitan trabajar con la documentación generada, favoreciendo un mayor flujo entre todas las áreas que conforman las empresas. 

A continuación, te compartiremos las principales ventajas que proporciona la gestión documental para el área de Recursos Humanos.

 

Garantiza el acceso rápido a la información 

La gestión de documentos a través de herramientas tecnológicas permite el acceso ágil de todos los colaboradores a esa información que necesitan en el desarrollo de su actividad laboral. Obviamente, esta característica adquiere una vital importancia en estos tiempos en donde se impone el trabajo híbrido.

Para que ello funcione, se requieren pasos previos: digitalizar los documentos e implementar de un software con funcionalidades de un sistema de gestión documental.

 

Permite la conservación de los documentos y fácil gestión 

La digitalización de los documentos desvela una ventaja fundamental en el crecimiento de toda empresa. La información impresa ya no se perdería jamás a causa del paso del tiempo y que tanto deteriora el papel o la tinta. En el caso de cualquier accidente (incendio, robo, etc), podrías acceder a la información a través de la nube.

Por otro lado, la digitalización de los documentos permite un mejor manejo de los mismos. Por ejemplo, en el caso de los contratos laborales, podrías enviarlos fácilmente a todos los colaboradores. Además de tener un mejor control de los mismos, éstos podrían ser firmados mediante la firma electrónica, lo que hace que la gestión de estos documentos sea más ágil.

 

Optimiza los procesos y mejora la productividad 

Otras ventajas incuestionables son aquellas que indican que con los procesos de gestión documental podrías ahorrar costes (pérdidas de información) y tiempos a las empresas y colaboradores, potenciando la productividad de los mismos, así como sus niveles de satisfacción, puesto que no sería necesario hacer una búsqueda exhaustiva de los datos.  

Uno de los procesos internos que lograrías mejorar con las herramientas que te proporciona la gestión documental es la selección de personal. Podrías escanear el CV y así facilitar la recolección de información de los postulantes y registrarlos en tu ficha de candidatos. Además, te permitirían hacer un flujo de aprobación para los procesos de selección y, también, indicar las condiciones que se deben cumplir dentro del proceso para filtrar al mejor talento.

Recuerda que una mala gestión documental de recursos humanos puede traer consecuencias negativas a la organización, las cuales se traducen en demorar los procesos internos y dificultar, inclusive, el cumplimiento de requisitos legales relacionados con entregar a tiempo información necesaria al colaborador o a las entidades reguladoras.

5 claves para implementar la gestión documental en tu empresa

La gestión documental se ha vuelto crucial para el proceso de digitalización y la organización de documentos de una empresa. La implementación de un sistema que se encargue de esta tarea promueve que el manejo de la información se desarrolle de la mejor manera, permitiendo el rápido acceso a ella y optimizando la productividad de los colaboradores. 

A continuación, te comentaremos los pasos que debes seguir para potenciar la gestión documental dentro de tu compañía.

 

Pasos a seguir para mejorar gestión documental

· Digitalizar documentos

Para mejorar la gestión documental es importante que primero te enfoques en la digitalización de toda la documentación que tiene tu empresa en papel. Pasar del formato físico al electrónico aportará a que haya mejor eficiencia en los procesos. Por ejemplo, si digitalizas los contratos  o boletas de pago de tus colaboradores, será mucho más fácil compartirlos con ellos y monitorear su gestión. 

Recuerda que otra gran ventaja de digitalizar los documentos es que hace más fácil ubicación y recuperación, si es que la información está alojada en la nube. 

· Crear un repositorio para centralizar la documentación

Para que haya más orden y eficiencia, concentra la documentación de tu negocio en un repositorio. Al estar en un solo lugar, podrás evitar la duplicidad de documentos y, por otro lado, promoverás que haya una mayor accesibilidad a los mismos. Esto último, ayudará a que el proceso de toma de decisiones sea más rápido, pues tendrás a la mano la información que necesitas analizar. 

· Clasificar la documentación

Este paso hará que la búsqueda de la información sea aún más fácil, pues dentro de tu empresa se gestiona una gran cantidad de documentos y es necesario tenerla en orden.

· Controlar la accesibilidad

Establecer autorización de acceso a los documentos es otro punto que debes tomar en cuenta para que la gestión documental sea eficaz dentro de la compañía. No todos los documentos pueden ser accesibles a los miembros de tu organización, ya que hay documentos que solo deben ser para consultar y otros para ser editados por la persona encargada. 

Teniendo este control, podrías prever la pérdida de información y mejorar la seguridad. 

· Evaluar la utilidad de los documentos

Evita acumular documentos o información que no te será útil. Revisa la documentación y establece su manejo adecuado para una mejor administración por un periodo de tiempo específico.

Cómo has observado, la digitalización de los archivos, la facilidad de acceso y tener control de los cambios que se realiza a la información, son algunos de los principales beneficios que un sistema de gestión documental puede brindar a tu empresa. 

Por otro lado, también existen softwares que tienen funcionalidades similares a ese tipo de tecnología que pueden ayudarte a gestionar la documentación laboral dentro de tu negocio. 

Gestión documental: ¿Cómo puede ayudar en el employee experience de tu empresa?

La digitalización de documentos no solo aporta a que la gestión documental sea más eficiente, sino también ayuda a que los procesos internos de tu empresa sean más ágiles. Esto promueve a que mejore la experiencia que viven los colaboradores dentro de tu organización. En esta nota, te contaremos más al respecto.

 

¿Cómo influye la gestión documental en el employee experience?

Debido a los avances de la tecnología y el contexto actual en el que nos encontramos por la pandemia por el Covid-19, se ha hecho necesario que las empresas digitalicen sus documentos, con el propósito no solo de agilizar su gestión o aumentar su seguridad, sino también para facilitar el trabajo de sus colaboradores. 

Como recordarás, el employee experience es la suma de todos los momentos y experiencias que vive el colaborador en su vínculo laboral con la organización, desde que postula al puesto de trabajo hasta que termina la relación laboral. Para atraer y retener a talento, es necesario brindar una experiencia positiva. Dentro de dicha experiencia, es importante proporcionar las herramientas tecnológicas necesarias para facilitar la labor diaria y el acceso a la información por parte de los colaboradores. Es por ello que una buena gestión documental, establecida por un sistema especializado o por software integral para desarrollar tareas administrativas y que tenga funciones para hacer este tipo de gestión, pueden brindar diferentes ventajas a los colaboradores.

Aquí te nombramos algunas de ellas:

Permite el trabajo remoto

Contar con los documentos en formato digital permitirá a los colaboradores acceder a ellos independientemente del lugar donde estén trabajando. Esto ayuda a optimizar y agilizar el trabajo de aquellos que se encuentren fuera de la oficina. 

Se optimizan los tiempos laborales

Al tener tus documentos digitalizados y en orden, gracias al uso de sistemas de gestión documental o softwares integrales para gestionar tareas administrativas que también tengan esa funcionalidad, reduces el tiempo que tus colaboradores invierten en buscar algún documento en los archivadores. Al tenerlos en una computadora o en la nube, se pueden acceder a ellos en solo segundos. 

Crea ambientes laborales más felices

Para generar una experiencia positiva en los colaboradores es vital  proporcionarles un ambiente laboral feliz. A parte de procurar tener un buen clima organizacional, otro aspecto que aportará al bienestar de los colaboradores es la agilidad de procesos internos y el fácil acceso a los datos.

Por ejemplo, enviar de forma masiva los contratos laborales y que tus trabajadores puedan firmarlos con una firma electrónica, ayuda a acelerar este proceso que, de repente, le toma mucho tiempo hacer a tu equipo de Recursos Humanos.  Si automatizas este tipo de tareas, ellos podrán enfocarse en otras acciones relevantes como pensar en estrategias para fortalecer la cultura de tu organización o elaborar un plan de beneficios que responda a las necesidades de tus colaboradores. 

Otro proceso que puedes potenciar con la ayuda de la digitalización de documentos son las vacaciones. Al contar con un software integral te ayude con esta gestión, éstas no se van a traspapelar, pues las solicitudes están en formato digital. Tus colaboradores podrán solicitar sus permisos de vacaciones a través de la plataforma y visualizar en su portal el saldo y las solicitudes realizadas. 

Definitivamente, la tecnología ayuda a que las gestiones de tus equipos sean más eficientes. Facilitando el trabajo de tus colaboradores, lograrás que se sientan más felices de trabajar en tu compañía, con lo cual retienes a tu talento y reduces la rotación de personal.

 

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Sección 2:

Procesos de la gestión documental en tu empresa

Los procesos de gestión documental son un conjunto de operaciones que se realizan para administrar la rotación de documentos, archivos internos y externos de una empresa. 

 

En este capítulo, te explicaremos más a detalle cómo se componen dichos procesos.

2 Procesos de gestiขn documental en tu empresa

¿En qué consisten los procesos de gestión documental?

Garantizar la productividad y el buen funcionamiento de una empresa supone aprovechar al máximo los recursos disponibles. En la práctica, ello implica alcanzar las metas propuestas y conseguir los objetivos fijados en el tiempo destinado a la jornada laboral.

En este sentido, la gestión documental es una tarea fundamental para mejorar el uso de archivos, facilitar el acceso de los trabajadores y evitar pérdidas temporales durante la jornada laboral. Sin embargo, precisa de una serie de conocimientos y ejecuciones.

 

Fases del proceso de gestión documental

La gestión documental cuenta con una serie de fases que permiten su localización y uso de manera rápida y eficiente. A continuación, te damos el detalle de cada etapa. 

  • Planeación

    En primer lugar, es preciso llevar a cabo una planeación  o planteamiento inicial de la gestión documental. Así en esta fase, la empresa debe fijar sus objetivos, las normas y los protocolos que van a afectar a la gestión documental a partir de ese momento.

    · Producción

    La gestión documental se lleva a la práctica y se fija la estructura, los soportes que se van a utilizar, los medios necesarios y la tecnología con la que se cuenta. Asimismo, se revisan los documentos que tiene la empresa y se categorizan según su naturaleza o relevancia.

    · Gestión y trámite

    Las empresas deben revisar sus documentos con respecto a su uso e influencia a nivel interno y externo. Para ello, se tendrán en cuenta los trámites que afectan a cada archivo, así como la facilidad de acceso o la calidad de la información.

    Organización

    Como su propio nombre indica, se fijan las bases de la organización documental en base a categorías. Ello implica el análisis detallado  de los documentos, precisando su información, valor o departamento en el cual fueron redactados.  Algunos sistemas te permiten organizar la información por carpetas, lo cual permite distribuir y categorizar la información. 

    Accesibilidad

    La digitalización de los documentos permite el acceso continuo por parte de los colaboradores de la empresa. Hoy en día hay sistemas con funciones de gestión documental que tienen la información disponible en la nube, lo que garantiza que ésta permanezca segura y se pueda acceder a ella rápidamente.
    Sin embargo, en esta fase es importante que la empresa mantenga un control sobre quiénes pueden ingresar a determinada información. 

 

Como ya hemos visto, la gestión documental optimiza el archivo de documentos, lo que ayuda a que los colaboradores localicen rápidamente la información que necesitan. 

 

La optimización de archivos puede ejecutarse de diversas maneras. Por un lado, las herramientas individuales de gestión documental son las que desarrolla la propia empresa en aras de un control documental. También están los sistemas especializados en gestión documental y como otra alternativa se puede considerar los softwares integrales con diversos módulos para atender tareas administrativas y que poseen funciones de gestión documental.

 

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Sección 3:

Herramientas tecnológicas para la gestión documental

Existen diferentes herramientas que pueden emplearse para optimizar la gestión documental de una organización.

 

En este capítulo, profundizaremos sobre el concepto de la nube y cómo puede ayudarte a almacenar tu información.

3 Herramientas tecnolขgicas para la gestiขn documental

Gestión documental en la nube: todo lo que necesitas al alcance de tu mano

En la actualidad, los avances de la tecnología han permitido que la gestión documental llegue a otro nivel. Muchas empresas optan por aplicar plataformas o sistemas que se encuentren en la nube para no solo asegurar su información, sino también para tener un mejor manejo de ella para así maximizar la productividad de sus operaciones.

A continuación, te contaremos más acerca de la nube y cómo puede ayudarte en la gestión documental de tu negocio.

 

La nube: ¿qué es y por qué debes usarla en tu empresa?

La nube puede definirse como un espacio en Internet donde se almacenan y procesan datos y archivos, y también se ejecutan aplicaciones. A través de ella, puedes entregar contenidos, como videos, imágenes o archivos (contratos , boletas de pago, entre otros).

También te permite acceder a tu información desde cualquier dispositivo conectado a Internet en el momento que lo necesites. 

Respecto al almacenamiento en la nube, éste está relacionado con la digitalización de documentos, pues se refiere a la administración de información empresarial de forma virtual. Como parte de su proceso de transformación digital, muchas compañías han optado por incorporar una modalidad SaaS (Software as a Service), debido a los beneficios que brinda, siendo los principales la accesibilidad y la movilidad. 

Aquí desarrollaremos algunos puntos positivos de la implementación de un sistema SaaS. 

Mejoras el acceso a datos y documentos específicos

Un sistema SaaS te ayuda ingresar a la información de valor de tu empresa de una forma simple, rápida y segura, por lo que no necesitarás estar en la oficina para revisar tus archivos

Cabe mencionar que este tipo de herramienta te permite gestionar permisos de acceso para aumentar la seguridad de datos. Esto lo puedes definir dependiendo de las necesidades de tu negocio.

Ahorras en espacio de almacenamiento

Con un sistema SaaS podrás gestionar todos tus archivos y documentos en formato digital, centralizando toda la data. Ello te permite optimizar recursos, pues no vas a necesitar un espacio físico ni contratar otras herramientas extras.

Potencias  las acciones de tu equipo TI

Con la accesibilidad que te da este tipo de sistema, tu equipo de TI podrá gestionar de una manera ágil los flujos de trabajo y atender cualquier inconveniente de forma oportuna. 

Evitas gastos extras en recursos de hardware

No será necesario tener ese gasto al contratar un sistema SaaS, pues el proveedor se encargará de la gestión y mantenimiento del hardware en sus instalaciones.

 

Otras ventajas del almacenamiento en la nube

Te compartimos otros beneficios que tu empresa puede recibir de la gestión documental en la nube:

  • Se pueden realizar copias de seguridad en la nube, por lo que tu información estará siempre actualizada.
  • Se disminuye el costo en el papel e impresiones.
  • El sistema puede expandirse o reducirse de acuerdo a las necesidades de la empresa.

 

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Sección 4:

¿Cómo puedes garantizar la seguridad de la información de tu empresa?

Una de las principales preocupaciones que tienen las empresas es la seguridad de su información. Los sistemas de gestión documental o softwares integrales tienen funciones de este tipo de tecnología, pueden ayudarte a salvaguardar tus datos y archivos. 

 

En este capítulo, te contaremos sobre lo que es la certificación ISO 27001 y por qué es importante que tus proveedores la tengan. 

4 Estandariza tus procesos y cumple con las normas

Certificación ISO 27001: seguridad en la gestión documental de tu empresa

Las normativas ISO son un conjunto de estándares internacionales que tienen como propósito ayudar a las empresas a asegurar la calidad, seguridad y eficacia en el desarrollo de productos y prestación de servicios. Dichas normas son creadas por la Organización Internacional de Normalización (ISO).

Actualmente, existen diferentes normativas y una de ellas es la ISO 27001, la cual se refiere a la gestión, confidencialidad y resguardo de la información de una empresa. Nuestro tech manager, Vicente Soto señala que para que una compañía pueda acceder esta certificación, debe someterse a una auditoría donde se revise el cumplimiento de una serie de controles en distintas áreas de la seguridad de la información (Recursos Humanos, Desarrollo Seguro, Gestión de Incidentes, etc.), y en base al resultado, se puede optar a la certificación. 

Las empresas que cuenten con este tipo de certificación garantizan que solo determinadas personas estén autorizadas para acceder y obtener información. Además, pueden ingresar a ella cuando lo requieran.  

Cabe destacar que si una empresa cuenta con una certificación ISO 27001 asegura que la información no se vulnere.

Uno de los elementos más importantes que tienen las compañías es su información. Por ello, es importante que, si cuentas con sistemas que te ayudan a gestionar tus documentos, éstos estén certificados con la norma ISO 27001, pues ello es una garantía de que tus proveedores manejan altos estándares de seguridad de la información.

Tener tu información ordenada y segura aportará a la productividad de tu negocio.



¿Conoces Buk?

Buk es un software integral de Recursos Humanos que permite automatizar y digitalizar las tareas relacionadas a la gestión de personas. Mediante nuestra plataforma, podrás concentrar la información de todos tus colaboradores en un solo lugar, crear reportes, notificaciones personalizadas y acceder a organigramas actualizados en línea.

La infraestructura de Buk se encuentra alojada en servidores de AWS que, entre sus beneficios, permite mantener la información de los clientes segura, íntegra y disponible.

Además, tenemos la certificación de la norma ISO 27001, lo que demuestra que contamos con altos estándares en el cuidado y manejo de sistema de gestión de la seguridad de la información. Cabe mencionar que Buk tiene mucha trazabilidad, por lo que podrás observar el historial de lo que los usuarios hacen dentro de la plataforma.

Nuestro software tiene funcionalidades que facilitará la gestión de los documentos laborales de tu empresa, como los contratos, los cuales puedes enviar a tus colaboradores y pueden ser firmados rápidamente con nuestra firma electrónica de una forma segura. Por otro lado, Buk genera carpetas para ordenar y categorizar tu información, lo que te permitirá mantener en orden tus documentos.

Con Buk, olvídate del papeleo administrativo y ten más tiempo para enfocarte en potenciar el talento y fortalecer la cultura en tu empresa.

 

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