Gestión documental: ¿Cómo puede ayudar en el employee experience de tu empresa?

La digitalización de documentos no solo aporta a que la gestión documental sea más eficiente, sino también ayuda a que los procesos internos de tu empresa sean más ágiles. Esto promueve  la experiencia que viven los colaboradores dentro de tu organización mejore. En esta nota, te contaremos más al respecto.

¿Cómo influye la gestión documental en el employee experience?

Debido a los avances de la tecnología y el contexto actual en el que nos encontramos por la pandemia por el Covid-19, se ha hecho necesario que las empresas digitalicen sus documentos, con el propósito no solo de agilizar su gestión o aumentar su seguridad, sino también para facilitar el trabajo de sus colaboradores. 

Como recordarás, el employee experience es la suma de todos los momentos y experiencias que vive el colaborador en su vínculo laboral con la organización, desde que postula al puesto de trabajo hasta que termina la relación laboral. Para atraer y retener a talento, es necesario brindar una experiencia positiva. Dentro de dicha experiencia, es importante proporcionar las herramientas tecnológicas necesarias para facilitar la labor diaria y el acceso a la información por parte de los colaboradores. Es por ello que una buena gestión documental, establecida por un sistema especializado o por software integral para desarrollar tareas administrativas y que tenga funciones para hacer este tipo de gestión, pueden brindar diferentes ventajas a los colaboradores.

Permite el trabajo remoto

Contar con los documentos en formato digital permitirá a los colaboradores acceder a ellos independientemente del lugar donde estén trabajando. Esto ayuda a optimizar y agilizar el trabajo de aquellos que se encuentren fuera de la oficina. 

Se optimizan los tiempos laborales

Al tener tus documentos digitalizados y en orden, gracias al uso de sistemas de gestión documental o softwares integrales para gestionar tareas administrativas que también tengan esa funcionalidad, reduces el tiempo que tus colaboradores invierten en buscar algún documento en los archivadores. Al tenerlos en una computadora o en la nube, se pueden acceder a ellos en solo segundos. 

Crea ambientes laborales más felices

Para generar una experiencia positiva en los colaboradores es vital  proporcionarles un ambiente laboral feliz. A parte de procurar tener un buen clima organizacional, otro aspecto que aportará al bienestar de los colaboradores es la agilidad de procesos internos y el fácil acceso a los datos.

Por ejemplo, enviar de forma masiva los contratos laborales y que tus trabajadores puedan firmarlos con una firma electrónica, ayuda a acelerar este proceso que, de repente, le toma mucho tiempo hacer a tu equipo de Recursos Humanos.  Si automatizas este tipo de tareas, ellos podrán enfocarse en otras acciones relevantes como pensar en estrategias para fortalecer la cultura de tu organización o elaborar un plan de beneficios que responda a las necesidades de tus colaboradores. 

Otro proceso que puedes potenciar con la ayuda de la digitalización de documentos son las vacaciones. Al contar con un software integral te ayude con esta gestión, éstas no se van a traspapelar, pues las solicitudes están en formato digital. Tus colaboradores podrán solicitar sus permisos de vacaciones a través de la plataforma y visualizar en su portal el saldo y las solicitudes realizadas. 

Definitivamente, la tecnología ayuda a que las gestiones de tus equipos sean más eficientes. Facilitando el trabajo de tus colaboradores, lograrás que se sientan más felices de trabajar en tu compañía, con lo cual retienes a tu talento y reduces la rotación de personal.

¿Conoces Buk?

Buk es un software integral de recursos humanos con el que podrás automatizar y digitalizar las tareas de tu área. Te permite gestionar las necesidades de tus colaboradores, desde el cálculo y pago de la planilla hasta su desarrollo profesional. Ello es posible gracias a las herramientas que están disponibles en los módulos de Administración, Cultura y Talento.

Además, nuestra plataforma centraliza la información de tus colaboradores en un solo lugar y te ayuda a crear los reportes que necesitas. También podrás distribuir tus documentos en carpetas, como las boletas de pago, contratos, entre otros.