Gestión documental en la nube: todo lo que necesitas al alcance de tu mano

En la actualidad, los avances de la tecnología han permitido que la gestión documental llegue a otro nivel. Muchas empresas optan por aplicar plataformas o sistemas que se encuentren en la nube para no solo asegurar su información, sino también para tener un mejor manejo de ella para así maximizar la productividad de sus operaciones.

A continuación, te contaremos más acerca de la nube y cómo puede ayudarte en la gestión documental de tu negocio.

La nube: ¿qué es y por qué debes usarla en tu empresa?

La nube puede definirse como un espacio en Internet donde se almacenan y procesan datos y archivos, y también se ejecutan aplicaciones. A través de ella, puedes entregar contenidos, como videos, imágenes o archivos (contratos, boletas de pago, entre otros).

También te permite acceder a tu información desde cualquier dispositivo conectado a Internet en el momento que lo necesites. 

Respecto al almacenamiento en la nube, este está relacionado con la digitalización de documentos, pues se refiere a la administración de información empresarial de forma virtual. Como parte de su proceso de transformación digital, muchas compañías han optado por incorporar una modalidad SaaS (Software as a Service), debido a los beneficios que brinda, siendo los principales la accesibilidad y la movilidad. 

Aquí desarrollaremos algunos puntos positivos de la implementación de un sistema SaaS. 

Mejoras el acceso a datos y documentos específicos

Un sistema SaaS te ayuda ingresar a la información de valor de tu empresa de una forma simple, rápida y segura, por lo que no necesitarás estar en la oficina para revisar tus archivos

Cabe mencionar que este tipo de herramienta te permite gestionar permisos de acceso para aumentar la seguridad de datos. Esto lo puedes definir dependiendo de las necesidades de tu negocio.

Ahorras en espacio de almacenamiento

Con un sistema SaaS podrás gestionar todos tus archivos y documentos en formato digital, centralizando toda la data. Ello te permite optimizar recursos, pues no vas a necesitar un espacio físico ni contratar otras herramientas extras.

Potencias  las acciones de tu equipo TI

Con la accesibilidad que te da este tipo de sistema, tu equipo de TI podrá gestionar de una manera ágil los flujos de trabajo y atender cualquier inconveniente de forma oportuna. 

Evitas gastos extras en recursos de hardware

No será necesario tener ese gasto al contratar un sistema SaaS, pues el proveedor se encargará de la gestión y mantenimiento del hardware en sus instalaciones.

Otras ventajas del almacenamiento en la nube

Te compartimos otros beneficios que tu empresa puede recibir de la gestión documental en la nube:

• Se pueden realizar copias de seguridad en la nube, por lo que tu información estará siempre actualizada.
• Se disminuye el costo en el papel e impresiones.
• El sistema puede expandirse o reducirse de acuerdo a las necesidades de la empresa.

¿Conoces Buk?

Buk es un software integral de Gestión de Personas que fue creado para ayudarte con el desarrollo  de tus tareas administrativas para que puedas concentrarte en lo más importante de tu empresa: tus colaboradores.

Nuestra plataforma SaaS se enfoca en optimizar diferentes procesos relacionados a la gestión de personas como el pago y cálculo de la planilla, selección de personal, evaluaciones de desempeño y encuestas de clima laboral.

Además, te permite acceder a toda la información que necesitas de tus colaboradores desde cualquier dispositivo conectado a Internet.  Buk genera carpetas para ordenar y categorizar tu información, lo que te permitirá mantener un orden en tus documentos.

Por otro lado, con nuestro software podrás hacer el envío masivo de documentos como los contratos laborales de los miembros de tu empresa y firmarlos usando nuestra firma electrónica.