Gestión de personas

¿En qué consisten los procesos de gestión documental?

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Autor:

Buk

Garantizar la productividad y el buen funcionamiento de una empresa supone aprovechar al máximo los recursos disponibles. En la práctica, ello implica alcanzar las metas propuestas y conseguir los objetivos fijados en el tiempo destinado a la jornada laboral.

 

En este sentido, la gestión documental es una tarea fundamental para mejorar el uso de archivos, facilitar el acceso de los trabajadores y evitar pérdidas temporales durante la jornada laboral. Sin embargo, precisa de una serie de conocimientos y ejecuciones.

 

Fases del proceso de gestión documental

La gestión documental cuenta con una serie de fases que permiten su localización y uso de manera rápida y eficiente. A continuación, te damos el detalle de cada etapa. 

 

  • Planeación. En primer lugar, es preciso llevar a cabo una planeación  o planteamiento inicial de la gestión documental. Así en esta fase, la empresa debe fijar sus objetivos, las normas y los protocolos que van a afectar a la gestión documental a partir de ese momento.
  • Producción. La gestión documental se lleva a la práctica y se fija la estructura, los soportes que se van a utilizar, los medios necesarios y la tecnología con la que se cuenta. Asimismo, se revisan los documentos que tiene la empresa y se categorizan según su naturaleza o relevancia.
  • Gestión y trámite. Las empresas deben revisar sus documentos con respecto a su uso e influencia a nivel interno y externo. Para ello, se tendrán en cuenta los trámites que afectan a cada archivo, así como la facilidad de acceso o la calidad de la información.
  • Organización. Como su propio nombre indica, se fijan las bases de la organización documental en base a categorías. Ello implica el análisis detallado  de los documentos, precisando su información, valor o departamento en el cual fueron redactados.  Algunos sistemas te permiten organizar la información por carpetas, lo cual permite distribuir y categorizar la información. 
  • Accesibilidad. La digitalización de los documentos permite el acceso continuo por parte de los colaboradores de la empresa. Hoy en día hay sistemas con funciones de gestión documental que tienen la información disponible en la nube, lo que garantiza que ésta permanezca segura y se pueda acceder a ella rápidamente.
    Sin embargo, en esta fase es importante que la empresa mantenga un control sobre quiénes pueden ingresar a determinada información. 

 

Como ya hemos visto, la gestión documental optimiza el archivo de documentos, lo que ayuda a que los colaboradores localicen rápidamente la información que necesitan. 

 

La optimización de archivos puede ejecutarse de diversas maneras. Por un lado, las herramientas individuales de gestión documental son las que desarrolla la propia empresa en aras de un control documental. También están los sistemas especializados en gestión documental y como otra alternativa se puede considerar los softwares integrales con diversos módulos para atender tareas administrativas y que poseen funciones de gestión documental.

 

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Buk es un software integral de recursos humanos que te ayudará a digitalizar y automatizar tareas administrativas, para que logres realizarlas de una forma más fácil y ordenada, de manera que puedas tener más tiempo para enfocarte en tus colaboradores. Desde nuestra plataforma, podrás gestionar desde el cálculo y pago de las planillas hasta el desarrollo profesional de tus equipos.

Podrás acceder a la información de todos tus trabajadores desde un solo lugar, desde cualquier dispositivo con internet y de una forma más ágil y ordenada. 

 

Nuestro software te facilitará la gestión de documentos laborales como los contratos de tus trabajadores, los cuales podrás enviar rápidamente y pueden ser firmados con nuestra firma electrónica, que cumple con todos los requisitos determinados por la normativa vigente. 

 

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