¿En qué consisten los procesos de gestión documental?

Garantizar la productividad y el buen funcionamiento de una empresa supone aprovechar al máximo los recursos disponibles. En la práctica, ello implica alcanzar las metas propuestas y conseguir los objetivos fijados en el tiempo destinado a la jornada laboral.

En este sentido, la gestión documental es una tarea fundamental para mejorar el uso de archivos, facilitar el acceso de los trabajadores y evitar pérdidas temporales durante la jornada laboral. Sin embargo, precisa de una serie de conocimientos y ejecuciones.

Fases del proceso de gestión documental

La gestión documental cuenta con una serie de fases que permiten su localización y uso de manera rápida y eficiente. A continuación, te damos el detalle de cada etapa. 

Planeación

En primer lugar, es preciso llevar a cabo una planeación  o planteamiento inicial de la gestión documental. Así en esta fase, la empresa debe fijar sus objetivos, las normas y los protocolos que van a afectar a la gestión documental a partir de ese momento.

Producción

La gestión documental se lleva a la práctica y se fija la estructura, los soportes que se van a utilizar, los medios necesarios y la tecnología con la que se cuenta. Asimismo, se revisan los documentos que tiene la empresa y se categorizan según su naturaleza o relevancia.

Gestión y trámite

Las empresas deben revisar sus documentos con respecto a su uso e influencia a nivel interno y externo. Para ello, se tendrán en cuenta los trámites que afectan a cada archivo, así como la facilidad de acceso o la calidad de la información.

Organización

Como su propio nombre indica, se fijan las bases de la organización documental en base a categorías. Ello implica el análisis detallado  de los documentos, precisando su información, valor o departamento en el cual fueron redactados.  Algunos sistemas te permiten organizar la información por carpetas, lo cual permite distribuir y categorizar la información. 

Accesibilidad

Como ya hemos visto, la gestión documental optimiza el archivo de documentos, lo que ayuda a que los colaboradores localicen rápidamente la información que necesitan. 

La optimización de archivos puede ejecutarse de diversas maneras. Por un lado, las herramientas individuales de gestión documental son las que desarrolla la propia empresa en aras de un control documental. También están los sistemas especializados en gestión documental y como otra alternativa se puede considerar los softwares integrales con diversos módulos para atender tareas administrativas y que poseen funciones de gestión documental.

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