Función qué cumple la gestión documental en el área de Recursos Humanos

El área de Recursos Humanos concentra una gran cantidad de información y manejar esos datos siempre supone un reto considerable. En estos tiempos, se ha hecho evidente la necesidad de digitalizar toda esa información, a través de la gestión documental.

La gestión documental es el sistema que permite a una empresa u organización realizar tareas tales como capturar, almacenar, recuperar, clasificar, extraer y destruir la información de los documentos con los que se trabaja cada día.

Esta forma automatizada y digitalizada de gestionar los datos e información, es la que permite llevar a cabo varias acciones utilizando la versión digital de los documentos y archivos de una compañía, de una forma óptima y eficaz.

El apoyo en herramientas tecnológicas, contribuye a que estas tareas sean más sencillas (ahorro de tiempo y costos) y se aumente la eficacia de aquellas personas que necesitan trabajar con la documentación generada, favoreciendo un mayor flujo entre todas las áreas que conforman las empresas. 

A continuación, te compartiremos las principales ventajas que proporciona la gestión documental para el área de Recursos Humanos.

Garantiza el acceso rápido a la información 

La gestión de documentos a través de herramientas tecnológicas permite el acceso ágil de todos los colaboradores a esa información que necesitan en el desarrollo de su actividad laboral. Obviamente, esta característica adquiere una vital importancia en estos tiempos en donde se impone el trabajo híbrido.

Para que ello funcione, se requieren pasos previos: digitalizar los documentos e implementar de un software con funcionalidades de un sistema de gestión documental.

Permite la conservación de los documentos y fácil gestión 

La digitalización de los documentos desvela una ventaja fundamental en el crecimiento de toda empresa. La información impresa ya no se perdería jamás a causa del paso del tiempo y que tanto deteriora el papel o la tinta. En el caso de cualquier accidente (incendio, robo, etc), podrías acceder a la información a través de la nube.

Por otro lado, la digitalización de los documentos permite un mejor manejo de los mismos. Por ejemplo, en el caso de los contratos laborales, podrías enviarlos fácilmente a todos los colaboradores. Además de tener un mejor control de los mismos, éstos podrían ser firmados mediante la firma electrónica, lo que hace que la gestión de estos documentos sea más ágil.

Optimiza los procesos y mejora la productividad 

Otras ventajas incuestionables son aquellas que indican que con los procesos de gestión documental podrías ahorrar costes (pérdidas de información) y tiempos a las empresas y colaboradores, potenciando la productividad de los mismos, así como sus niveles de satisfacción, puesto que no sería necesario hacer una búsqueda exhaustiva de los datos.  

Uno de los procesos internos que lograrías mejorar con las herramientas que te proporciona la gestión documental es la selección de personal. Podrías escanear el CV y así facilitar la recolección de información de los postulantes y registrarlos en tu ficha de candidatos. Además, te permitirían hacer un flujo de aprobación para los procesos de selección y, también, indicar las condiciones que se deben cumplir dentro del proceso para filtrar al mejor talento.

Recuerda que una mala gestión documental de recursos humanos puede traer consecuencias negativas a la organización, las cuales se traducen en demorar los procesos internos y dificultar, inclusive, el cumplimiento de requisitos legales relacionados con entregar a tiempo información necesaria al colaborador o a las entidades reguladoras.

¿Conoces Buk?

Buk es un software integral de recursos humanos que permite automatizar y digitalizar las tareas relacionadas a la gestión de personas. Mediante nuestra plataforma, podrás concentrar la información de todos tus colaboradores en un solo lugar, crear reportes, notificaciones personalizadas y acceder a organigramas actualizados en línea.

La infraestructura de Buk se encuentra alojada en servidores de AWS que, entre sus beneficios, permite mantener la información de los clientes segura, íntegra y disponible.

Además, tenemos la certificación de la norma ISO 27001, lo que demuestra que contamos con altos estándares en el cuidado y manejo de sistema de gestión de la seguridad de la información. Cabe mencionar que Buk tiene mucha trazabilidad, ya que podrás observar el historial de lo que los usuarios hagan dentro de la plataforma.

Nuestro software tiene las herramientas que te facilitará la gestión de los documentos laborales de tu empresa, como los contratos, los cuales puedes enviar a tus colaboradores y pueden ser firmados rápidamente con nuestra firma electrónica de una forma segura. También puedes compartir con tus equipos sus respectivas boletas de pago y certificados.

Con Buk, olvídate del papeleo administrativo y ten más tiempo para enfocarte en potenciar el talento y fortalecer la cultura en tu empresa.