Hojas de cálculo: el costo oculto en tu control de asistencia

Durante años, las hojas de cálculo han sido una herramienta confiable para múltiples procesos dentro de una empresa. Son versátiles, familiares y accesibles. Sin embargo, cuando hablamos de control de asistencia, una función crítica para la operación y cumplimiento laboral, el uso de Excel puede generar un sobrecosto silencioso que impacta directamente en la productividad, las finanzas y el cumplimiento legal.

La pregunta no es si las hojas de cálculo funcionan, si no cuánto están costando en errores, tiempo y riesgos.

¿Por qué las hojas de cálculo aumentan tu costo laboral?

Controlar la asistencia diaria en una plantilla de Excel parece una solución práctica, hasta que se convierte en un cuello de botella. El ingreso manual de datos, la consolidación de horas trabajadas y la validación de tardanzas o ausencias requiere tiempo y una supervisión constante. En empresas de más de 50 trabajadores, estos procesos pueden consumir decenas de horas mensuales del equipo de RR. HH.

Pero el verdadero impacto aparece cuando se acumulan errores:

• Cálculos erróneos en el pago de horas extras.
• Registro impreciso de ingresos y salidas.
• Omisiones en descuentos por tardanza o ausencias injustificadas.

Cada error es dinero. Según un estudio de EY Perú sobre eficiencia operativa, hasta el 22% de las tareas administrativas en empresas peruanas se duplican o rehacen por errores humanos. Y las hojas de cálculo son un escenario habitual para eso.

Riesgos legales ante SUNAFIL: un peligro que cuesta caro

En Perú, el control de asistencia no es opcional. Según el Decreto Supremo N.º 004-2006-TR, toda empresa con más de 5 trabajadores debe contar con un sistema de control de asistencia que registre ingresos, salidas y descansos intermedios.

SUNAFIL ha incrementado su fiscalización en este frente. En 2023, más del 40% de las multas impuestas a empresas medianas se debieron a incumplimientos en el registro y conservación del control de asistencia.

Y aquí es donde las hojas de cálculo muestran su fragilidad: no son seguras, no tienen trazabilidad y son fácilmente manipulables. Ante una inspección, carecen de respaldo legal. ¿El resultado? Multas que pueden superar las 10 UIT (más de S/ 51,500) por no contar con un sistema válido y verificable.

El Control de Asistencia Digital: la solución para reducir costos

Adoptar un sistema digital no solo es una evolución tecnológica, es una decisión financiera y estratégica. Un control de asistencia digital automatiza el registro de entradas y salidas, se integra con marcadores biométricos o apps móviles, y genera reportes en tiempo real.

Los beneficios más relevantes:

• Reducción de errores en el cálculo de horas trabajadas.
• Ahorro de tiempo operativo en el área de RR. HH.
• Prevención de multas al cumplir con todos los requisitos legales exigidos por SUNAFIL.
• Visibilidad y control en tiempo real desde cualquier dispositivo.

La digitalización del control de asistencia transforma un proceso manual en una ventaja competitiva. Y lo más importante: te libera del desgaste que implica mantener sistemas basados en hojas de cálculo.

Automatización que elimina el sobrecosto en horas extras

Uno de los mayores dolores en empresas con turnos rotativos o jornadas variables es el cálculo de horas extras. En Excel, esto suele gestionarse con fórmulas manuales que no consideran variables como feriados, descansos compensatorios o cambios de turnos.

Un sistema digital permite:

• Registrar la jornada en tiempo real.
• Aplicar reglas automáticas de acuerdo con la legislación laboral.
• Alertar sobre excesos de jornada antes de que se produzcan.

Esto permite controlar el costo operativo con anticipación y reducir significativamente el pago innecesario de horas extra. La automatización no solo evita errores: elimina el gasto invisible que generan las hojas de cálculo mal gestionadas.

¿Cómo migrar de Excel a un sistema digital como Buk?

Migrar desde hojas de cálculo a un sistema como Buk no es un salto al vacío, es una transición planificada. El proceso está diseñado para ser ágil, seguro y sin interrupciones para el equipo de RR. HH.

Con Buk puedes:

• Importar tus registros históricos directamente desde Excel.
• Configurar jornadas laborales personalizadas, descansos, y reglas de cálculo.
• Integrar con biométricos, geolocalización o marcación web según tus necesidades.
• Automatizar reportes, horas extras y asistencia para la planilla.
• Contar con soporte especializado durante la implementación y postventa.

Una muestra clara del impacto de Buk en las empresas lo demuestra Sicurezza, empresa retail en el Perú:

“En los últimos años, Buk se ha convertido en nuestro mejor aliado para poder consolidar los procesos de Gestión Humana de Sicurezza. Estamos muy contentos con la plataforma y el acompañamiento que nos han brindado todo este tiempo, así como la excelente experiencia que le podemos brindar a nuestros colaboradores.”

María Teresa Guerra, Head of People & Culture en Sicurezza

En resumen, seguir operando con hojas de cálculo en el control de asistencia es seguir expuesto a errores, sobrecostos y sanciones. Los líderes que toman decisiones con visión de futuro saben que el tiempo y el cumplimiento legal no son negociables.

¿Estás listo para dejar atrás el costo oculto y tomar el control real de tu gestión de asistencia?