Ausentismo laboral: cómo reducirlo y bajar costos en tu empresa

En un entorno empresarial cada vez más competitivo y con márgenes ajustados, las empresas necesitan tomar decisiones basadas en información concreta para optimizar recursos y mantener su operatividad. En esta nota analizamos el ausentismo laboral desde una perspectiva estratégica, proponiendo herramientas concretas para gestionarlo de forma efectiva, alineando la normativa legal vigente con una gestión moderna de recursos humanos.

El costo real del ausentismo laboral en tu empresa

El ausentismo no solo representa una ausencia física, sino también una pérdida económica concreta. Según la Organización Internacional del Trabajo (OIT), puede costarle a una empresa entre el 2% y 6% de su planilla anual. Esto incluye desde el pago de días no laborados hasta el impacto en los equipos que deben asumir cargas adicionales.

En el contexto peruano, la Ley de Productividad y Competitividad Laboral (Decreto Supremo N.º 003-97-TR) establece que las inasistencias injustificadas pueden ser sancionadas e incluso derivar en despido si superan las cinco faltas en un período de treinta días calendario.

Por tanto, más allá del gasto directo, el ausentismo genera una desorganización operativa que puede afectar la continuidad de los procesos y la motivación del equipo.

Más allá de la planilla: midiendo el impacto en la productividad

El verdadero impacto del ausentismo laboral se evidencia cuando se analiza desde la perspectiva de la productividad. Una ausencia no planificada puede retrasar entregas, afectar la atención al cliente, desorganizar equipos o sobrecargar a otros colaboradores.

Muchas empresas no miden de manera sistemática el ausentismo, lo que impide tomar decisiones basadas en datos. Este indicador permite detectar patrones por área, cargo o periodo, y sirve como base para justificar acciones correctivas, preventivas o incluso programas de bienestar.

Tipos de ausentismo: ¿cuál es el que más te afecta?

Identificar el tipo de ausentismo que se presenta en tu organización es clave para actuar de forma efectiva:

• Ausentismo justificado: respaldado por documentos legales, como licencias médicas, permisos por maternidad/paternidad o accidentes. La ley protege estos casos y la empresa debe respetar los derechos del trabajador.
• Ausentismo injustificado: ausencia sin previo aviso ni justificación válida. Son las más perjudiciales para la organización y están sujetas a sanción conforme a la legislación laboral vigente.
• Presentismo: ocurre cuando la persona acude a su lugar de trabajo, pero su rendimiento es mínimo debido a causas como fatiga, enfermedad o desmotivación.
• Ausentismo estratégico: cuando las ausencias se concentran en ciertos días clave (por ejemplo, lunes o viernes), lo cual podría reflejar descontento, desorganización o falta de controles internos.

Conocer esta clasificación permite definir estrategias diferentes según el origen del problema: mejoras en bienestar, refuerzo de normas internas, optimización de turnos o implementación de herramientas de gestión.

Cómo controlar la asistencia para una reducción de costos

Reducir el ausentismo laboral comienza con el control. Tener un sistema que registre entradas, salidas, permisos y descansos médicos de forma estructurada permite identificar los casos críticos y tomar decisiones oportunas.

Una gestión adecuada de asistencia permite:

• Detectar ausencias reiterativas o patrones inusuales
• Automatizar reportes sin errores manuales
• Prevenir abusos de permisos o descansos prolongados no sustentados
• Planificar turnos con base en información real
• Evaluar la efectividad de políticas internas

Además, la recopilación sistemática de datos de asistencia facilita la integración con otros procesos de RR.HH., como evaluaciones de desempeño, gestión de clima y más.

El primer paso: un registro de asistencia preciso y digital

El Decreto Supremo N.º 004-2006-TR establece que todas las empresas deben contar con un registro de asistencia laboral por trabajador, el cual puede ser solicitado por la SUNAFIL en cualquier momento.

Un sistema digital no solo permite cumplir con esta obligación legal, sino que mejora la precisión y eficiencia del proceso. El módulo de asistencia de Buk, por ejemplo, ofrece:

• Registro de entradas y salidas desde dispositivos móviles o escritorio
• Validación de ubicación mediante geolocalización
• Flujos de aprobación para permisos y descansos
• Alertas ante inasistencias sin justificar
• Integración con la planilla y otros módulos de gestión

Tener acceso inmediato a la trazabilidad de la asistencia permite responder ante una fiscalización, mejorar el control operativo y tomar decisiones informadas para reducir costos.