¿Cómo se calculan las utilidades? Plazos y Normativa Empresarial

Cronograma y obligaciones del empleador

¿Cuándo pagan utilidades las empresas del sector privado?

En el Perú, el pago de utilidades correspondiente al ejercicio fiscal 2025 debe realizarse en 2026, dentro de los 30 días calendario posteriores al vencimiento del plazo para presentar la Declaración Jurada Anual del Impuesto a la Renta ante la SUNAT. En función del cronograma tributario vigente, este desembolso suele concretarse entre marzo y mayo. La obligación se rige por el Decreto Legislativo N.° 892 y su reglamento; su incumplimiento constituye una infracción laboral sancionable por la SUNAFIL.

Requisitos para que una empresa esté obligada al reparto

Están obligadas al reparto de utilidades las empresas del sector privado que generen rentas de tercera categoría, que hayan contado con más de 20 trabajadores durante el ejercicio fiscal respectivo y que hayan obtenido renta imponible. El beneficio se distribuye entre los trabajadores que laboraron en el periodo, bajo los criterios y topes establecidos por la normativa vigente.

Fórmula empresarial para la distribución

Más allá de los plazos, el elemento central del proceso es la fórmula de cálculo, ya que de ella depende la correcta determinación del monto que corresponde a cada trabajador, en función del desempeño económico real de la empresa.

Paso a paso: Cómo se calculan las utilidades de una empresa

El cálculo de las utilidades parte de la renta neta obtenida por la empresa en el ejercicio fiscal y se desarrolla bajo los criterios establecidos por la normativa vigente. De manera general, el proceso comprende los siguientes pasos:

• Determinar la renta neta del ejercicio, a partir de los ingresos obtenidos.
• Aplicar las deducciones legales y ajustes tributarios permitidos.
• Identificar el porcentaje de utilidades a distribuir, según el sector económico al que pertenece la empresa.
• Distribuir el monto resultante entre los trabajadores beneficiarios, conforme a los criterios legales de reparto, que consideran los días efectivamente laborados y la remuneración percibida durante el periodo.

Este método garantiza que el reparto se sustente en una base objetiva y transparente, y que la asignación sea proporcional a la contribución de cada trabajador al resultado empresarial.

Determinación de la renta neta antes de impuestos

La renta neta constituye el punto de partida para el cálculo de las utilidades. Se obtiene al restar de los ingresos totales del ejercicio los costos y gastos deducibles, de acuerdo con la legislación tributaria, antes de aplicar el Impuesto a la Renta. Este indicador refleja la capacidad económica real de la empresa y es el parámetro que la normativa utiliza para definir el monto disponible para la distribución de utilidades.

Transparencia y comunicación con el colaborador

Un cálculo correcto y oportuno de las utilidades debe complementarse con una comunicación clara y estructurada hacia los colaboradores. La transparencia en este proceso no solo facilita la comprensión del beneficio, sino que también fortalece la confianza, mejora el clima laboral y reduce la probabilidad de conflictos o cuestionamientos posteriores.

Cómo explicar el cálculo a los trabajadores

Una gestión transparente implica que la empresa ponga a disposición de los colaboradores información clara sobre:

• Los criterios utilizados para determinar la base de cálculo de las utilidades.
• Las fórmulas y porcentajes aplicados en el reparto, conforme a la normativa vigente.
• El cronograma de pagos y los plazos establecidos para su ejecución.

Una explicación sencilla, idealmente acompañada de ejemplos referenciales, permite que cada trabajador comprenda cómo se determinó el monto que le corresponde, reforzando la percepción de equidad y objetividad del proceso.

Gestión de reclamos sobre el monto depositado

Incluso con una comunicación adecuada, pueden surgir consultas o reclamos. Contar con un canal formal de atención, respaldado por documentación clara y criterios previamente definidos, permite resolver discrepancias de manera ordenada y eficiente. Un proceso de gestión de reclamos bien estructurado no solo protege a la empresa frente a posibles contingencias, sino que también consolida una cultura organizacional basada en la apertura, la responsabilidad y el respeto al derecho de información del trabajador.

En este contexto, la gestión operativa del cálculo de planillas y beneficios legales sigue siendo uno de los principales desafíos para las áreas de recursos humanos, especialmente cuando se requiere precisión normativa, trazabilidad y tiempos acotados. La automatización de procesos permite reducir la carga administrativa, minimizar errores y asegurar el cumplimiento de las disposiciones laborales y tributarias vigentes.

Soluciones integrales de gestión de personas, como Buk, permiten centralizar estos cálculos y generar reportería detallada, incluyendo el desglose de ingresos remunerativos y los días efectivamente laborados, información clave tanto para la validación interna como para la atención de consultas o fiscalizaciones. Si deseas profundizar en el enfoque de Buk y conocer cómo funcionan sus soluciones en la práctica, accede a una demo para obtener más información.