"Lo que nos dicen las tendencias es que debemos manejar nuestros procesos de manera más digital, más globalizada”

El onboarding es un proceso clave cuando ingresa un nuevo colaborador a la compañía. Es su primera experiencia dentro de la organización, donde conocerá no solo a sus compañeros de trabajo y sus responsabilidades, sino que también conocerá más a fondo la cultura y el clima laboral de la empresa. Con la llegada de la pandemia, las compañías se han visto obligadas a digitalizar sus procesos, entre ellos, el onboarding.

Conversamos con Fernanda Jaramillo, gerente corporativo de Capital Humano, quién nos comentó los cambios que este proceso ha sufrido a raíz de la pandemia y cómo su digitalización puede potenciarlo.

Fernanda es psicóloga organizacional con especializaciones en Management en Harvard University, Liderazgo, Clima & Cultura en Disney Institute. Cuenta con más de 12 años de experiencia en roles corporativos en Recursos Humanos, habiendo trabajado en rubros como consumo masivo, retail, salud, consultoría, entre otros.

 Aquí te compartimos un resumen de lo que fue la entrevista.

¿Cuál consideras que es la base del proceso de onboarding? ¿Por qué?

La base para este proceso es, principalmente, la cultura organizacional. Todos aquellos pilares que sean la esencia de la identidad de nuestra organización van hacer de este proceso uno sólido, efectivo, pero, sobre todo, que se adecúe a los colaboradores que queremos incorporar a nuestra organización de manera mucho más ágil y natural.

¿Cómo el onboarding puede influenciar en la atracción y retención del talento de una empresa?

El objetivo de este proceso es incorporar a los colaboradores a nuestra organización de una manera bastante natural y, principalmente, lo que nos va hacer atractivos hacia afuera va a ser la esencia.

Sin embargo, como sabemos, este es un proceso interno, es decir, no es que lo vayamos a exponer hacia afuera. Pero su base que es la cultura y los pilares organizacionales, sí son lo que nos van a hacer un poco más atractivos de cara a los postulantes que queramos incorporar a la organización.

¿Qué técnicas se pueden emplear para desarrollarlo de manera efectiva? Desde que inició la pandemia, ¿qué nuevas metodologías se han aplicado para recibir a los nuevos talentos de una organización?

De hecho, más allá de la coyuntura que nos ha llevado esta pandemia a nivel laboral, hay bastantes aspectos positivos que debemos rescatar. Nos ha ayudado a globalizar un poco las organizaciones, a desarrollar habilidades en los colaboradores, sobre todo, en lo que queremos encontrar en los postulantes hacia nuestra organización, como, por ejemplo, la adaptabilidad al cambio, la resiliencia y la responsabilidad.

El proceso de onboarding sufrió, efectivamente, muchísimos cambios como otros procesos y yo creo que la principal ventaja que este proceso resalta durante la pandemia es la virtualización.

Hay muchas organizaciones que se quedaron un poco en el pasado y manejaban todo de manera presencial. Todo esto de la era digital era un poco tabú, se percibía a veces como un proceso de muchísima inversión y hoy nos ha ayudado a hacer esto de manera más natural, porque era algo que se tenía que hacer sí o sí. Era no negociable y hoy el proceso de onboarding está virtualizado casi al 100% para las organizaciones que se mantienen de manera remota hasta el momento.  De hecho, lo que nos dicen las tendencias es que debemos manejar nuestros procesos de manera más digital, más globalizada. Hoy ya no nos restringimos a captar colaboradores solamente de la localidad donde operamos, sino también buscamos talentos fuera que no solo potencien a nuestro equipo, sino que también nos ayuden a llevar a la organización un paso más allá, a incorporar nuevas tendencias, nuevas maneras de trabajo como se generan en otros países y, de esta manera, fortalecer un poco la que teníamos localmente.

Entiendo por tu respuesta que crees que el onboarding no se pierde con la digitalización, sino que más bien, lo potencia 

Lo que siempre se va a buscar desde Recursos Humanos es el “como si”. Buscar el cómo potenciar nuestra organización a través de nuestros procesos, independientemente de la forma en la que lleguen al colaborador. De hecho, el proceso de onboarding, al hacerse de manera virtual, sí efectivamente, perdemos esa cercanía de una o de otra manera de trabajar con el colaborador en el día a día, de manera más visual y cercana. Sin embargo, hoy hay tantos métodos de conectarnos, tantas actividades que nos permiten estar cerca a nuestros colaboradores, de repente no de manera presencial, pero lo que prevalece es cuidarlos a ellos y a sus familias. Por eso es que nosotros, efectivamente, como área, como especialistas en la gestión de personas, vamos a buscar siempre el aspecto “positivo a” y lo que nos permite ahora es estar más cerca de muchos roles que, con el que en el día a día, no teníamos contacto. De repente, el gerente general, los directivos de la compañía y algunos accionistas, que eran personas muy lejanas en la organización o que solo se les veía en eventos muy importantes una vez al año, hoy los vemos cotidianamente. Entonces, este proceso de onboarding permite que, probablemente, el CEO de la organización hoy sea quien dé la bienvenida a uno o a un grupo de colaboradores, cosa que de manera presencial era remotamente posible.   

¿Existe un tiempo ideal de duración del proceso de onboarding? ¿Cuáles son los pros y contras de hacerlo corto o extenso?

Todo proceso que se maneje de manera muy rápida, difícilmente, queda incorporado en el colaborador. Mucho más si hablamos de cultura. Ésta es algo intangible para las personas, es algo que simplemente respiras, vives y sientes. Es algo que cuando llegas a un lugar dices: ¡Oh, qué dinamismo, que familiaridad entre los colaboradores! O como también en una corporación un poco más seria: ¡Oh, cada uno en lo suyo, súper enfocados! Entonces, este proceso de onboarding se lleva a cabo por etapas. Sin duda, la primera siempre va a ser la más importante porque es como este primer contacto con la organización que te permite tener esta primera percepción de cómo va a ser el centro donde vas a trabajar. Entonces, es muy importante definir, de acuerdo al estilo de la organización y lo que queramos transmitir al colaborador sobre nuestra esencia, el tiempo. ¿Qué quiere decir? Por ejemplo, una compañía de consumo masivo tiene muchísimos procesos y muchísima información por compartir. Esto no quiere decir que otros rubros no, pero en consumo masivo, a la par de tener muchísima información por compartir, necesitas todo de una manera sumamente ágil. Significa que no puede tomarse muchísimo tiempo en un proceso de onboarding porque necesitas que el colaborador esté incorporado en su puesto de trabajo generando valor desde el día uno. Entonces, para un rubro de consumo masivo, un proceso de onboarding debería tardar por lo menos unos 30 días. Esto no quiere decir que el colaborador no vaya a estar en su puesto de trabajo hasta el día 31, pero durante estos primeros 30 días, sí va a ser muy importante, por ejemplo, que la primera semana sea completamente abocada al proceso de onboarding, que reciba absolutamente toda la información, que sea parte de los procesos, de las reuniones, que se le transmita un poco cómo funciona el tema cultural, el clima en la organización y, a partir de la segunda semana, que es el común denominador para este proceso, ya comience a vivirlo un poco en el puesto, un poco en la cancha. De manera, el colaborador va a ver un poco aplicado lo que ha recibido a manera de “teoría”, porque no es un proceso de inducción que es muy diferente a un proceso de onboarding, pero sí ha recibido información que va a tener que revisar, incorporar y llevar muy juiciosamente para que vaya alineándose un poco a lo que se espera de él y lo que se espera en el rol para esta compañía. Entonces, si hablamos de tiempos, yo calcularía que la primera semana es 100% abocado a la incorporación a la organización y, a partir de la segunda semana, ya es un proceso mixto. Es un proceso en el que aún está recibiendo información. Sin embargo, ya lo está viviendo en el día a día de acuerdo a sus funciones y a su rol.

Puse el ejemplo de consumo masivo, pero hay distintos rubros. Está el rubro de banca, por ejemplo, que probablemente sea un poco más tradicional. Muchas veces, tarda un poco más en este proceso presencial o de manera virtual. Pero sí, efectivamente, lo que se busca hoy es que el proceso sea lo más ágil posible y que tenga una interacción mixta. No necesariamente tener al colaborador 30 o 60 días como estiman algunos especialistas abocados solamente al proceso de onboarding. La idea, como te decía, es que todo lo que tenga como base la cultura, necesitas que lo vivas, no necesitas que estés frente a una computadora o un texto por leer.

¿Cuáles son las principales ventajas de digitalizar procesos de Recursos Humanos como el onboarding?

Bueno, hay muchísimas ventajas. Pero la principal, te diría yo y, aunque suene un poco paradójico, es la cercanía. Porque hoy los colaboradores tienen muchísimo más acceso a otros roles en la organización que antes eran un poco más lejanos.

El colaborador tiene muchísimo más acceso a la información porque todo tendría que haber estado ya digitalizado o haberlo digitalizado como parte de los procesos durante la época de pandemia. Entonces, todas aquellas empresas que, de repente, se quedaron un poco atrasadas en la digitalización de los procesos, de la información, de las distintas metodologías que tenemos a nivel de organización, no solamente a nivel de capital humano, se han visto obligadas por necesidad a hacerlo y hoy están disfrutando de los beneficios porque es muchísimo más ágil responder, llevar a cabo los procesos exitosos y, sobre todo, es muchísimo más fácil acceder a las personas.