“Tener un sistema automatizado ayuda a que se haga un cálculo adecuado”

Estamos casi a finales del 2022 y tú como empleador debes gestionar el pago de la gratificación por Navidad. Pero, ¿cómo se calcula la gratificación? Este beneficio tiene varios aspectos a tener en cuenta. Por eso, queremos compartir contigo nuestra entrevista a Mauricio Matos, Associate Partner del Área Laboral de EY Perú, quien nos proporcionó información valiosa sobre este tema.

¿Cuáles son las principales características de la gratificación? ¿Cuáles son los aspectos más importantes que el empleador debe tener en cuenta para calcular y gestionar su pago?

Como bien mencionabas, las gratificaciones son un beneficio social que tiene un origen legal y que establece la obligación de los empleadores del régimen privado, de pagar en promedio una remuneración adicional a los trabajadores hasta el 15 de julio y también en diciembre hasta la misma fecha, quincena. Por regla general, la remuneración que se toma en consideración para el cálculo de gratificación de julio, es aquella que esté vigente al 30 de junio. Y, para la gratificación de diciembre, la que esté vigente al 30 de noviembre. Sin embargo, pueden también darse dos circunstancias a considerar.

La primera es que tengamos trabajadores que tengan un ingreso variable, si ellos tienen un ingreso variable como comisiones u otros, su remuneración principal varía durante todo ese periodo. Entonces, la remuneración computable para la gratificación se determinaría con base en el promedio de lo percibido entre enero y junio; y en el caso de la gratificación de diciembre, lo percibido entre julio y noviembre.

Pero, también podemos tener trabajadores que tienen una remuneración fija, pero tienen complementos remunerativos variables como horas extras, bonos, u otros ingresos durante este periodo. En este caso, se debe aplicar el criterio que la norma denomina “El criterio de la regularidad” Es decir, el beneficio para ser incluido en la remuneración computable tiene que haber sido percibido por lo menos 3 veces a más del periodo.

Otro aspecto importante a considerar, es que para tener derecho a percibir una gratificación, el trabajador debe tener por lo menos un mes completo laborado en el periodo. Además, para percibir el beneficio se tiene que estar laborando en el momento en el que se haga el pago; y finalmente, las gratificaciones en su cálculo no consideran días completos laborados, solamente meses completos.

Sin duda, son varios aspectos que se deben tomar en cuenta al hacer el cálculo de la gratificación, ¿en qué casos los colaboradores no tienen derecho a la gratificación?

En principio, la gratificación, a diferencia de lo que sucede con la CTS, le corresponde a todos los trabajadores, no importa el tipo de contrato que tengan, les corresponde a todos los trabajadores que estén bajo la modalidad del régimen laboral privado. La única excepción para no percibir la gratificación es que hayas laborado menos de un mes completo en el periodo. De lo contrario, les corresponde a todos sin importar las horas laboradas.

Por lo que nos comentas, la tendencia indica que el modelo de trabajo híbrido va a seguir primando en las empresas. ¿Los colaboradores que trabajan bajo esa modalidad reciben gratificación? ¿Qué sucede con aquellos que están en un trabajo 100% remoto?

En efecto, las normas que regulan actualmente el trabajo remoto hacen hincapié en los trabajadores que están bajo esta modalidad y que no deben dejar de percibir beneficios distintos según la manera de trabajo como presencial. Al trabajar en remoto, híbrida o mixta, no priva a los trabajadores de este beneficio.

De acuerdo, muchas personas se preguntan ¿en qué se diferencian la gratificación y el aguinaldo?

Aunque son términos que muchas veces se utilizan como sinónimos, básicamente es por la terminología que se utiliza en otros países. En realidad, el aguinaldo viene a ser un beneficio parecido a la gratificación, pero que está diseñado exclusivamente para los trabajadores del régimen laboral público. Además, en el caso de los trabajadores del régimen laboral público, el aguinaldo se aprueba a base de un monto fijo, no hay un cálculo adicional.

En el caso de que el colaborador tenga alguna deuda con el empleador, ¿esta puede ser compensada con la gratificación?

La regla general es que cualquier descuento que se realice contra la remuneración del trabajador y la gratificación termina siendo parte de la remuneración, debe contar con su aprobación. Es decir, no se puede cobrar una compensación de deuda si es que el trabajador no lo ha autorizado que eso suceda.

Sin embargo, hay unas reglas específicas que determinó el año pasado el Tribunal de Fiscalización Laboral, para los casos de trabajadores que venían teniendo una deuda a favor del empleador como consecuencia de las horas dejadas de laborar, solo en ese caso se puede efectuar una compensación sin autorización, es decir, de manera automática.

¿Cuáles son las consecuencias legales de no depositar a tiempo este beneficio o dar un monto errado?

Como sabes, los empleadores tienen la obligación de depositar la gratificación hasta el día 15 de diciembre, si es que no lo hacen hasta ese día, a partir del día siguiente se pueden generar dos consecuencias.

La primera tiene que ver con los montos de intereses legales a favor del trabajador, intereses moratorios y por la demora que está incumpliendo.

La segunda, es que se incurre una infracción a la normativa sociolaboral que puede ser pasible de una fiscalización y por ende ser multada por SUNAFIL. Es una consideración que se considera grave y las multas pueden ir de 7,222 a 120,152 soles dependiendo la cantidad de trabajadores a los que haya omitido la gratificación.

Finalmente, ¿cuál es el rol de las nuevas tecnologías para facilitar el cálculo de la gratificación y así minimizar posibles errores? ¿Cuáles son los beneficios que las empresas pueden encontrar en aplicar un software o sistema que las ayude con esta tarea?

Ciertamente, el trabajo de automatización del cálculo de la gratificación puede simplificar muchísimos procedimientos, y al mismo tiempo reducir al mínimo la ocurrencia de errores al momento de efectuar un cálculo manual. De hecho, en este sentido, tener un sistema automatizado que te permita determinar claramente los meses a calcular y todos los adicionales ayuda a que se haga un cálculo adecuado de la gratificación y otros a lo largo del año.