La firma electrónica y sus soluciones en contratos y certificados laborales

Desde hace algún tiempo, las empresas han apostado por la transformación digital y los beneficios que ofrece para mejorar las tareas y procesos internos. En ese sentido, se ha promovido el uso de herramientas tecnológicas como la firma electrónica, la cual permite suscribir documentos laborales como los contratos de trabajo o certificados de forma remota y segura, contando con la misma validez de la firma manuscrita.

¿Quieres saber qué indica la normativa vigente sobre su uso? ¿Deseas conocer cómo puede ayudarte en las gestiones de tu empresa? Entonces, no te puedes perder esta nota.

Marco normativo: ¿es válida la firma electrónica?

La firma electrónica es descrita como cualquier símbolo basado en medios electrónicos que es usada para que una persona pueda vincularse o autenticar un documento. Pero, ¿tiene la misma validez que una firma manuscrita?

Según se establece en el artículo 3 del Decreto Legislativo N°1310, que aprueba medidas adicionales de simplificación administrativa, sí se autoriza el “uso de tecnologías de la digitalización, información y comunicación para la sustitución de documentos físicos y firmas ológrafas” en la emisión, remisión y conservación de documentos laborales. La normativa también detalla en qué condiciones o contexto en  se puede aplicar lo descrito anteriormente. En ese sentido, se explica que “en todo tipo de documentos laborales, el empleador puede sustituir su firma ológrafa y el sellado manual por su firma digital, conforme a lo regulado por el artículo 141-A del Código Civil; o, su firma electrónica, emitida conforme a lo regulado por la Ley N° 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales; así como hacer uso de microformas, conforme a lo regulado por el Decreto Legislativo N° 681.” (1). Cabe precisar que en el artículo 141-A Formalidad del Código Civil se señala lo siguiente: “En los casos en que la ley establezca que la manifestación de voluntad deba hacerse a través de alguna formalidad expresa o requiera de firma, ésta podrá ser generada o comunicada a través de medios electrónicos, ópticos o cualquier otro análogo.”

Como puedes observar, la firma electrónica sí cuenta con validez jurídica, por lo que con ella podrías firmar contratos, certificados, liquidaciones de beneficios, entre otros. Sin embargo, ten en cuenta que la firma electrónica tiene que ser inalterable, fija, durable y comprobable su autenticidad, tal como indica en la Ley N° 26612.

Es importante recordar que tanto el empleador como el colaborador manifiesten su voluntad de sustituir su firma manuscrita por la electrónica. Para ello, podrías incluir una cláusula dentro de tu contrato donde se certifique que ambos están sustituyendo voluntariamente sus firmas manuscritas por las electrónicas. 

Importancia de la firma electrónica

El uso de herramientas tecnológicas como la firma electrónica significa para la empresa dar un paso más hacia la automatización de sus tareas, lo que se traduce en una mejor productividad y orden en sus operaciones.

Ahora que sabes que puedes usar la firma electrónica para documentos laborales tales como los contratos de tus colaboradores, certificados y boletas de pago, te mencionamos algunos de los principales beneficios que tiene el uso de esta firma para tu negocio.

Seguridad

Tus documentos ganarían seguridad, pues la firma electrónica funciona con mecanismos que permiten identificar a los firmantes. Por ejemplo, puede contar con una metodología de usuario-clave y doble autentificación. 

Ahorro de tiempo y recursos

El hecho que puedas gestionar tus documentos en formato digital y firmarlos electrónicamente, significa un ahorro en tiempo y recursos para tu empresa. Ya no necesitarás imprimir documentos laborales, reduciendo el uso de papel y tinta, ni gastaras dinero extra en enviar los documentos a otros sitios fuera de la oficina.

Agiliza la gestión documental

Otra clara ventaja es que mejorarás el rendimiento de tu equipo de Recursos Humanos, pues al agilizar su trabajo en cuanto a la gestión de los documentos laborales de tu empresa, tendrán más tiempo para enfocarse en otras tareas de valor como diseñar un plan de beneficios para tus colaboradores y desarrollar acciones para optimizar el clima organizacional. 

Beneficios de mantener la firma electrónica en la nube

Como recordarás, la nube es un espacio en Internet donde se almacenan y gestionan archivos y datos. En ese sentido, la firma electrónica también puede alojarse allí en lugar de tenerla en un determinado dispositivo. Ello permite que se pueda acceder a esta en el momento que se necesite y desde cualquier lugar, facilitando aún más la firma de documentos laborales.

También permite que el empleador pueda gestionar la firma de dichos documentos de una forma más segura y fácil. Por ejemplo, mediante el uso de la plataforma integral de Recursos Humanos, se puede crear el contrato laboral y enviarlo al colaborador para que sea firmado electrónicamente. Una vez que el colaborador revise con detenimiento su contrato de trabajo, puede firmarlo con la ayuda del software. Si la firma funciona con la metodología usuario-clave que mencionamos anteriormente, el empleador tendrá la seguridad que el colaborador es quien ha firmado el documento.  

Como ves, la tecnología puede ser una gran aliada para gestionar con éxito la firma de tus documentos laborales.

Buk es un software integral de gestión de personas en la nube que puede ayudarte con esa tarea. Nuestra firma electrónica funciona con una metodología de usuario – clave y registramos la siguiente información: email, fecha, hora, firmantes, IP, token único y código QR. Cabe precisar que estos datos permiten que los documentos se mantengan en el tiempo y sean inalterables. Nuestra firma cumple con las medidas determinadas por el Ministerio del Trabajo y Promoción del Empleo. 

Además, nuestra plataforma te permite construir tus plantillas de documentos, definiendo la estructura y contenido de tus contratos, certificados, entre otros. 

Al ser un software integral, no solo podemos ayudarte con dicho proceso. Contamos con diferentes herramientas con las que podrás calcular el pago de la planilla, desarrollar evaluaciones de desempeño, realizar encuestas de clima organizacional y más.