Simplifica los permisos y vacaciones con un control de asistencia

Pero, ¿qué sucede cuando estos procesos aún se manejan con papel, correos o Excel? Esta nota explora los principales desafíos de una gestión manual y cómo un sistema de control de asistencia puede marcar la diferencia, alineándose incluso con lo que exige la ley peruana.

El reto de gestionar permisos y vacaciones manualmente

Los permisos y las vacaciones son derechos laborales regulados por la legislación peruana, y su mala gestión puede acarrear sanciones e impactos negativos en la relación laboral.

Por ejemplo, el artículo 10 del Decreto Legislativo N.º 713 establece que todo trabajador tiene derecho a un descanso vacacional remunerado de 30 días calendario por cada año completo de servicios.
A esto se suman los permisos justificados, como licencias por paternidad, maternidad, descanso médico, fallecimiento de familiar directo, entre otros.

El problema es que muchas organizaciones aún gestionan estas solicitudes de forma dispersa: formularios físicos, mensajes por correo o WhatsApp, registros manuales y cero trazabilidad. Esto no solo es ineficiente, también representa un riesgo legal y financiero.

Formatos en papel y correos: un riesgo para la información

Registrar permisos o vacaciones en papel o vía correo electrónico puede parecer suficiente… hasta que se necesita auditar, sustentar una falta o evitar un cruce de días con otros miembros del equipo.

El uso de formatos físicos o métodos informales impide tener un historial centralizado, dificulta el seguimiento por parte de los líderes y puede dar pie a conflictos internos. Además, en caso de una fiscalización de la Sunafil, la empresa debe demostrar que los descansos y permisos se otorgaron de acuerdo con la normativa vigente. No contar con registros digitales claros complica esa defensa.

Errores en el cálculo de días y su impacto directo en la planilla

Una solicitud mal procesada puede generar un descuento injustificado o un pago indebido. Esto se traduce en reclamos, pérdida de confianza o incluso en procesos administrativos que afectan la imagen de la empresa.

Por ejemplo, si el área de RR. HH. no está informada de un descanso médico justificado, podría aplicarse una falta injustificada que luego impacta en el pago o incluso en la continuidad del colaborador.

Además, errores en los días de vacaciones generan complicaciones al momento de calcular la compensación por tiempo de servicios (CTS), gratificaciones o liquidaciones, todas ellas sujetan a regulación estricta en el Perú.

Unifica tu control de asistencia: permisos y vacaciones en un clic

Centralizar los permisos y vacaciones en un sistema de control de asistencia moderno permite automatizar aprobaciones, aplicar las reglas de negocio de forma uniforme y conectar estos datos directamente con la planilla.

Por ejemplo, en plataformas como Buk, los colaboradores pueden ingresar sus solicitudes desde el celular o la web, los líderes las aprueban en línea y toda la información queda integrada automáticamente en el sistema. Esto permite:

• Cumplir con lo estipulado en la legislación laboral peruana.
• Tener visibilidad de los saldos de vacaciones acumuladas.
• Registrar y sustentar permisos con respaldo digital.
• Evitar superposición de ausencias o pérdida de información.
• Reducir tiempos administrativos.

Todo esto mejora la eficiencia del área de RR. HH. y ofrece una experiencia más transparente y ordenada para los colaboradores.

Más allá de la solicitud: el impacto en la gestión de personal

Gestionar adecuadamente los permisos no solo es una obligación legal, también es una herramienta de gestión del talento. La forma en que una empresa administra sus descansos, vacaciones o ausencias dice mucho de su cultura.

Además, al tener reportes sobre los tipos de permisos más solicitados, los niveles de ausentismo o las fechas con mayor demanda de vacaciones, RR. HH. puede tomar decisiones más estratégicas: planificar turnos, reforzar equipos, identificar alertas de burnout o falta de engagement.

En suma, una gestión moderna de permisos y vacaciones permite a las empresas:

• Cuidar el bienestar del colaborador.
• Cumplir con la ley peruana.
• Evitar errores que afectan la nómina.
• Optimizar recursos y planificación interna.