“El líder tiene que generar espacios para la innovación y creación digital”

En estos tiempos de pandemia y teletrabajo, el área de Recursos Humanos ha tomado mayor importancia, pues está en sus manos el mantener motivados y comunicados a sus colaboradores, así como procurar que el trabajo se realice de manera óptima.  Hoy en día, la digitalización de los procesos se ha vuelto un aspecto que los empresarios no deben ignorar, sobre todo en esta área tan vital que procura por el bienestar de los colaboradores.

Conversamos con Melissa Marcovich, especialista en gestión estratégica de Recursos Humanos y docente de la carrera de psicología de la Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas (UPC), sobre la importancia de la digitalización de procesos en el área de Recursos Humanos.

Melissa es psicóloga organizacional orientada a la gestión estratégica de los recursos humanos. También es cofundadora de “Inicio Consultores”, donde trabaja en la efectividad organizacional de procesos, desarrollo de personas, clima laboral, gestión del aprendizaje, gestión salarial y metodologías de trabajo para compañías de más de 15 industrias.

Aquí te compartimos un resumen de lo que fue la entrevista.

El mundo ha cambiado a raíz de la pandemia y nos hemos visto obligados a recurrir a la tecnología para estar conectados y continuar con nuestras labores. En el caso de Perú ¿crees que a las áreas de Recursos Humanos les falta potenciar el uso de las nuevas tecnologías para optimizar sus procesos?

Creo que los líderes han hecho el mejor esfuerzo posible por adaptarse a este cambio tan abrupto. Siempre existe la metodología de gestión del cambio, pero este ha sido repentino en muchos casos. Ni siquiera tenían contemplado el presupuesto para implementaciones de digitalización en el mundo virtual y lo han tenido que hacer. Entonces, creo que todos han tenido que hacer el mayor esfuerzo. Pero para suerte de los líderes, yo creo que sí existen muchas opciones de plataformas, emprendimientos y espacios virtuales que han salido a raíz de esto. Tal  vez ahora, en el segundo año de pandemia, es más fácil acceder a esto, pero todavía falta un caminito para que todas las empresas, tal vez un poquito más las medianas y pequeñas, se adapten bien al proceso de virtualidad.

A pesar de que existen diferentes tipos de software o sistemas especializados, todavía hay empresas que, por ejemplo, siguen calculando y gestionando el pago de planillas usando un formato de Excel. ¿Crees que existe una resistencia al cambio, a migrar al uso de nuevas tecnologías?  ¿Por qué sucede esto?

No estoy segura de que sea resistencia al cambio. Lo que pienso es que el producto también tiene que adaptarse a la necesidad del cliente. Si te das cuenta, todas las empresas grandes con presupuesto considerable ya tercerizan o tienen sistemas internos de gestión de planillas porque, claramente, es mucho más efectivo, rápido, automatiza procesos y evita errores de cálculo.

El tema es que para implementar un sistema se necesita todo un presupuesto, no solo del costo de software, sino de un acompañamiento para que los procesos internos se sincronicen con el sistema que vas a instalar. El problema es que las empresas medianas y pequeñas, normalmente, no tienen el respaldo económico para hacerlo. Lo que no ven es todo el ahorro que les va a generar. Tal vez les falta ese criterio de análisis global de cuánto van a ahorrar en tiempo futuro gracias a que invierten un tiempo y horas hombre para la implementación de un software.

Nuestro entorno cambia constantemente y es necesario innovar en nuestras acciones y procesos para responder a los nuevos desafíos que se presentan, ¿crees que los ejecutivos son conscientes de ello?

Creo que son conscientes, pero no saben cómo implementarlo. Un espacio de innovación implica que no haya sobrecarga laboral. Es probable que uno de los problemas sea, por ejemplo, no tener tiempo para hacer nada más extra, ni siquiera para cosas de gestión humana per se. Entonces, un espacio de innovación tiene que ser uno donde se entienda que cualquier proyecto que se proponga puede tener una repercusión económica en la empresa. Pero promover estos espacios internos de creación donde haya datos objetivos de los OKR y que puedas crear ideas que beneficien a la organización sí es una responsabilidad de los líderes. Si tu líder no te dice que te des un tiempo para innovar, no lo vas hacer porque vas a estar sobrecargado y si no cumples con tus objetivos no te pagan. Entonces, sí creo que es un tema más de cultura y de ordenar y limpiar procesos.Tal vez la automatización les quita tiempo para hacer espacios de innovación. Ese es mi diagnóstico de lo que está pasando.

¿Cuál debe ser el rol de los líderes de las organizaciones para incentivar la digitalización de los procesos dentro de sus empresas?

Tiene que ser un rol que sea aliado a los espacios de innovación y, de cara a eso, yo creo que las metodologías ágiles se han vuelto críticas. ¿A qué me refiero? A que lo que se propone en metodologías ágiles para la gestión es que saques rápido el problema. Es una habilidad muy fuerte de gestión que tienen que desarrollar los líderes para limpiar toda la grasa de los procesos, si quieres verlo así, y quedarse con la carne.

Se deben generar espacios donde se propongan innovaciones orientadas a la digitalización que se hagan a partir de casos reales, es decir, que problemas tiene hoy en día el área, cómo lo van a resolver y cómo lo pueden hacer de lejos. El home office ha venido para quedarse un buen tiempo, entonces creo que hay que ver cómo hacer más efectivo nuestro tiempo y cómo ser más productivos para también pasar más tiempo con la familia.

La tecnología es un súper aliado y el líder tiene que generar estos espacios para la innovación y creación digital.

¿Cuáles son las principales ventajas que puede dar la digitalización de procesos en la Gestión de Personas?

Yo creo que cualquier proceso digitalizado y automatizado te ayuda a eliminar los grises. Entonces, te vuelve más objetivo en tus indicadores y los indicadores de personas, al menos en la parte de desarrollo, talento y de gestión de conocimiento a veces son gaseosos y no necesariamente repercuten directamente en los objetivos de la empresa. Que los sistematices te ayuda a arrojar indicadores, crear tendencias, hacer cuantitativo lo cualitativo. Por lo tanto, sí creo que contribuye a eliminar grises, generar orden y una mejora continua en los procesos de gestión de personas. Si no tienes entregables claros, no puedes ver qué cosa mejorar. Pero que los digitalices te obliga que estos sean claros porque hay un solo formato y se pone la misma información, no es que invente algo y lo pongo, sino que estandariza los procesos de gestión humana.

¿Qué papel juega la cultura organizacional en el proceso de transformación digital que puede iniciar una empresa?

Creo que es lo principal. Sin cultura no existe el cambio. Puedo implementar el sistema más hermoso del mundo, pero si los inputs no son buenos, porque a la gente le da flojera ingresar información, prefiere su lápiz y papel y seguir escribiendo a mano o en Excel, creo que no va a servir. Entonces, de cara a eso, creo que siempre, en mi trabajo también lo práctico, se debe trabajar en personas y en procesos a la vez. Si el proceso es hermoso y la persona no está culturizada en ese proceso, no va a cumplir con la calidad y los estándares que tú estás planteando. Por lo tanto, sí creo que hay que trabajar con ambos campos a la vez y la cultura también implica la gestión del cambio. Si no promovemos el cambio de chip de lo a mano o no virtual a lo virtual, no funciona.

¿Cuál crees que es el principal reto que debe superar el área de Recursos Humanos en la digitalización de sus procesos?

Creo que son dos. El primero es definir los inputs y outputs, porque a veces no están claros. Si te pones a pensar qué esperas exactamente de cada uno de los procesos de gestión de personas, no siempre están muy homologados para todas las empresas, pensando transversalmente. De hecho, internamente sí se puede porque tienes claro los objetivos de la empresa.

Y el segundo gran reto es la cultura. Puedo decir: “ya, invierto”. Pero voy a invertir para que la gente sea partícipe, haga intraemprendimiento y genere digitalización en gestión humana. Para ello, tengo que culturizar al usuario y a los líderes. Es un gran trabajo lograr que todos en la organización estén alineados y creo que la cultura es clave para que empiecen a usar los sistemas de gestión humana y tengan resultados en el negocio que es el objetivo final.