Puma impulsa el empoderamiento de recursos humanos con tecnología

Conversamos con Marlid Vargas, People & Organization Analyst en Puma Perú, sobre cómo transformaron su gestión de personas con el módulo de firma electrónica de nuestra plataforma. Desde la automatización de procesos hasta la mejora en la experiencia de sus colaboradores, descubre cómo lograron una gestión más eficiente, digital y sin papeles. 

Puma es una de las empresas deportivas más importantes a nivel global. Actualmente, en Perú somos alrededor de 400 trabajadores y tenemos 17 tiendas en diferentes puntos de Lima, en nuestro formato full price y también outlet.

1. Antes de implementar Buk, ¿Cómo gestionaban antes la firma de documentos laborales en Puma?

Antes de Buk nosotros firmábamos los documentos laborales dentro de puma en papel y también utilizábamos PDF. Eso nos generaba diferentes retrasos, podía haber riesgos de extraviados documentos e incluso no llegábamos a completar los documentos al 100% y eso podía generarnos atrasos en diferentes contratos o riesgos de no poder completar el pago de una liquidación. Esa rigidez hacía que en parte la experiencia del colaborador no fuera la idea y menos lo que buscábamos dentro de la empresa.

2. ¿Qué beneficios trajo implementar la firma electrónica en RR. HH.?

La firma electrónica dentro de Buk ha sido un cambio a mejor para nosotros. Hoy los trabajadores pueden firmar sus documentos con seguridad, desde el área de personas tenemos trazabilidad en todo lo que hacemos firmar. Además de que antes nosotros enviábamos correos electrónicos o buscábamos a la persona presencialmente para que firme un documento, hoy lo reciben a través de alertas, correo personal o del correo corporativo y pueden firmar a través de su laptop si es que están por ejemplo en una oficina o de repente dentro de las tiendas si necesitamos un documento urgente también pueden hacerlo desde su celular con el aplicativo de Buk.

Eso nos ha generado mucha eficiencia, trazabilidad y ahorro en horas que invertimos y que ahora podemos dedicar a lo que realmente importa que son las personas.

3. ¿Qué impacto tuvo centralizar la información de los colaboradores?

Tener toda la información de nuestros trabajadores en un solo lugar nos ha permitido tener orden, control y rapidez de respuesta. Incluso hace un tiempo antes de Buk cuando nosotros hacíamos firmar todos los documentos había que escanearlo, guardarlo en un legajo digital, adjuntarlo en su ficha física y eso también podía generar riesgo de perdida de documentos o retrasos. 

Hoy lo que sucede es que automáticamente todos los documentos que nosotros queremos hacer firmar se guardan en esa misma carpeta, están actualizados e incluso el trabajador tiene visibilidad y accesibilidad para poder usarlos de la manera persona que ellos crean convenientes para sus trámites.

4. ¿Cómo ha mejorado la autogestión del equipo gracias a Buk?

La plataforma de Buk no solo ha empoderado a nuestros trabajadores, sino también a nuestros líderes de área. Hoy tenemos una nueva política de vacaciones, donde los líderes son owner de su propia gestión de vacaciones dentro de sus equipos. Por ejemplo, en la parte de vacaciones que nos permite Buk tanto llenar vacaciones, les da visibilidad a los líderes de saber cuál es el saldo de vacaciones que tienen, cuáles están próximas a vencer y esto es sumamente importante, ya que es un KPI que todas las áreas de people debemos tener mapeado dentro del pasivo laboral. 

Por otro lado, a los trabajadores les permite tener visibilidad de todos sus documentos, actualizar datos y esto aumenta el compromiso de cualquier trabajador, ya que se sienten dueños de su propia información.

5. ¿Cómo utilizan los reportes personalizados y la analítica de datos?

Hablar de data Analytics en un entorno como el nuestro el día de hoy es superclave. Por ejemplo, a través de Buk lo que podemos hacer es personalizar los reportes que queremos descargar y así generar información de valor. Creo que parte de pasar de ser un área de apoyo a un área estratégica es dejar de mirar solo el pasado si no poder anticiparnos al futuro y eso es parte de lo que podemos hacer con estos reportes personalizados.

6. ¿Qué le recomendarías a otras empresas sobre la transformación digital en RR. HH.?

En el mercado nos vamos a encontrar con dos tipos de empresas: el que cuenta con un presupuesto para invertir en transformación digital y el que aún no lo tiene. Al primero le diría que sigamos apostando por la transformación digital, la automatización de procesos y por centrarnos en reducir el tiempo operativo que dedicamos a tarea que pueden gestionarse a través de un software para poder generar estrategia y experiencia dentro de nuestros trabajadores.

Al segundo grupo los invitaría a que exploren dentro del mercado diferentes soluciones como las que presenta Buk, en nuestro caso ellos se ajustaron muchos nuestras necesidades y hemos ido trabajando juntos con diferentes módulos poco a poco.