Firma electrónica: una herramienta clave para los documentos laborales

La firma electrónica ofrece novedosas e importantes ventajas en la gestión documental. De hecho, disponer de este tipo de firma es crucial, ya que el mundo es cada día más digital, así que hay que adaptarse al ritmo tecnológico a fin de ganar mayor cuota de mercado. Podemos señalar que es esencial para aumentar la productividad empresarial y la regulación laboral.

Independientemente del tamaño de tu empresa, sea grande, mediana o pequeña, todas generan documentos que deben gestionarse con un buen sistema de gestión documental. 

En esta entrada explicaremos qué es la firma electrónica y cómo puede contribuir a mejorar los recursos de la empresa.

¿Cómo se define la firma electrónica?

La firma autógrafa (escrita de puño y letra en papel) es un medio para autenticar un documento. Pues bien, según la Ley de Firmas y Certificados Digitales (Ley Nº 27269), se define como firma electrónica a “cualquier símbolo basado en medios electrónicos utilizado o adoptado por una parte con la intención precisa de vincularse o autenticar un documento cumpliendo todas o algunas de las funciones características de una firma manuscrita”[1].

La firma electrónica tiene la misma eficacia jurídica que una firma manuscrita, sin embargo, es muy importante que tanto el empleador como el colaborador manifiesten su voluntad de sustituir una firma por otra en los documentos laborales. En este caso, la firma electrónica debe cumplir con todos los requisitos establecidos en la Ley N.º 27269.

Te recomendamos incluir en tus contratos laborales una cláusula en el caso de que la firma se haga de manera electrónica. Te compartimos el siguiente ejemplo:

“Por medio de la presente, tanto el trabajador como el empleador, manifiestan la voluntad de sustituir su firma manuscrita por la firma electrónica para efectos de este contrato y para emplearse en los documentos laborales pertinentes. La empresa garantiza la protección de la información brindada por el colaborador”.

Elementos que debe tener la firma para hacerla segura

La firma electrónica es segura y eficaz. Sin embargo, para que mantenga su poder jurídico es necesario que reúna una serie de condiciones:

Tiene que ser emitida por un organismo confiable: Este tipo de firma está regulada en el Perú por el artículo 1 de la Ley 27269. Por lo tanto, los medios que se utilicen para su uso deben cumplir los requerimientos exigidos por la legislación peruana.

Efectiva identificación del firmante: Es necesario que la firma realmente permita la identificación real del firmante, y que exprese con claridad su consentimiento según el contenido del documento. Al mismo tiempo, debe lograr un elemento diferenciador como ocurre con la firma tradicional. 

¿Cuáles son las ventajas de utilizar la firma electrónica?

En los últimos años, el mundo se ha vuelto más digital, por ejemplo, el trabajo remoto, abrió las puertas a nuevos procesos laborales, por lo que se requiere que se agilicen procesos operativos a distancia.

A continuación, te compartimos los beneficios de usar la firma electrónica en tu empresa.

Reducción de costes

La firma electrónica contribuye a un mejor uso de los recursos. Por ejemplo, al reducir o incluso eliminar la producción de papel e impresión de documentos, se ahorra en papel, impresoras (tóner), e incluso se aprovecha mejor el espacio en las oficinas.

Mejor organización

Los documentos se guardan de forma digital en la nube. Este factor mejora el sistema de gestión de documentos.

Así que, no es necesario archivar documentos de forma física, lo que ahorra tiempo en la localización de los mismos e incluso contribuye a un mejor uso del espacio, debido a que no se necesitan interminables estantes con archivos.

Rápido y menos riesgo de extravío

La firma manuscrita es única, si el documento se extravía debes realizar otro. El problema se hace mayor cuando se trata de documentos registrados. 

En cambio, al firmar un contrato de forma digital, puedes acceder al mismo más rápido y desde cualquier dispositivo. Además, no hay riesgo de extravío.

Mayor Seguridad

Una gran ventaja de los documentos con firma electrónica es que poseen un sistema de seguridad que no permite que sean modificados o alterados. De esta manera, ofrece una mayor fiabilidad. Esto reduce la tasa de fraudes.

Mayor productividad empresarial

La gestión de firma de documentos laborales se realiza con menos pasos, lo que reduce largos procesos burocráticos. Esto aumenta la productividad de las compañías.

Son muchos los beneficios que proporciona la firma electrónica. Existen plataformas que cuentan con esta herramienta. Buk es un software integral de Gestión de Personas cuya firma electrónica cumple con las medidas establecidas por el MTPE.

Funciona con una metodología de usuario-clave y doble autentificación. Te brinda información de los firmantes, e-mail, fecha, hora, IP, Token único y código QR.