Mini Manual de Planillas

Pagar las planillas es una de las tareas más tediosas y demandantes del área de RRHH. El fin de mes genera dolores de cabeza y estrés en el equipo.

Por suerte, en Buk preparamos este manual de planillas para hacerte la vida más fácil, donde encontrarás:

  • Estructura paso a paso del pago de remuneraciones
  • Conceptos relevantes que tienes que manejar
  • Cómo calcular finiquitos y pago de utilidades
  • Cómo un software de gestión de personas puede solucionar tu vida
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E-book Gratuito

Mini Manual de Planillas de Remuneraciones:
Todo lo que necesitas saber
para ordenar y centralizar tus procesos de pago de remuneraciones.

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Contenidos

Sección 1:

Estructura y cálculo de remuneraciones en Perú

El pago de remuneraciones es una de las tareas fundamentales de todo equipo de Recursos Humanos, y una de las más complejas.

 

En Buk te explicamos cada detalle de este proceso para que puedas hacer tu vida más fácil.

 

Revisa cómo hacer tu boleta de pago, cómo calcular la renta de quinta categoría y mucho más a continuación.

1.Estructura y cálculo de remuneraciones en Perú

Todos los meses las empresas deben pagar a sus colaboradores un salario en forma de contraprestación por las labores realizadas durante ese período. El no cumplir con el pago en la fecha establecida puede generar complicaciones para tu empresa, tales como sanciones o económicas o demandas judiciales por parte de los colaboradores ante las autoridades del sector. Es por eso que es importante entender qué es una boleta de pago, saber cómo se hace y cómo se calcula la respectiva remuneración.

Las Boletas de Pago son documentos laborales obligatorios que detallan los importes, conceptos percibidos, descuentos y aportaciones a los sistemas de pensiones y seguridad social. Las boletas de pago deben de ser entregadas a los colaboradores a más tardar el 3er día hábil siguiente a la fecha de pago establecida. 

 

4 pasos para hacer tu Boleta de Pago

Según el artículo 18 del Decreto Supremo 001-98-TR del 20 de enero de 1998, puedes efectuar el pago de la remuneración directamente o por intermedio de terceros, siempre que el colaborador pueda disponer inmediatamente del dinero, en su integridad y sin costo alguno. 

Para llegar a este punto solo tienes que calcular la remuneración en cuatro pasos. 

1. Comencemos el cálculo

Lo primero que debes hacer es calcular el sueldo bruto. Para ello debes sumar los ingresos que constituyen la remuneración, definida en el artículo 6 de la Ley de Productividad y Competitividad Laboral (DS 003-97-TR).

Para ser más claros, la remuneración se conforma por todo lo que el colaborador recibe por sus servicios, en dinero o en especies, que sean de su libre disposición, así como el dinero que se entrega directamente en calidad de alimentación principal.

A esos ingresos le sumas aquellos que no constituyen remuneración, establecidos en el artículo 7 de la misma norma. 

En general, los conceptos más comunes que se incluyen son los siguientes: Sueldo básico, Asignación Familiar, Trabajo en Sobretiempo, Gratificaciones Legales, Bonificación Extraordinaria Ley N° 30334, Remuneración Vacacional, Descanso Médico, Subsidios (Enfermedad y/o Maternidad), Licencias, Participación en las Utilidades y CTS.

2. Ahora resta los descuentos legales

Del total del sueldo bruto -que debe quedar establecido en la boleta de pago electrónica o en papel-, debes restar la totalidad de los descuentos legales a cargo del colaborador, como los Aportes Previsionales, de Seguridad Social e Impuestos, así como Otras Retenciones dispuestas por Mandato Judicial y Otras Retenciones Autorizadas por el mismo colaborador:

A continuación te contamos cuáles son los principales descuentos que debe asumir el colaborador:

Aportes Previsionales

Primero hay que distinguir si el colaborador está en el sistema privado o en el público.

Aportes al Sistema Nacional de Pensiones (SNP): 13% del importe total de ingresos.

Aportes al Sistema Privado de Pensiones (AFP)

  1. Aporte: 10% del importe total de ingresos.
  2. Seguro: El porcentaje dependerá de la institución privada (AFP) en donde el colaborador cotice y está sujeto a variación.
  3. Comisión: El porcentaje dependerá de la institución privada (AFP) en donde el colaborador cotice y está sujeto a variación.
 
Impuestos

Retención del Impuesto a la Renta de Quinta Categoría, siempre que los ingresos anuales del colaborador sean superiores a 7 UIT (Unidad Impositiva Tributaria, actualmente en S/4400)

Salud

Si el colaborador eligiera estar en una EPS (Entidades Prestadoras de Salud) podría complementar el aporte obligatorio del 2.25% del que hablaremos más adelante, con un aporte adicional a su cargo para obtener una mayor cobertura. En tal caso, ese aporte adicional debe ser descontado del ingreso total bruto.

3. Aportaciones del Empleador

Como empleador, también estarás obligado a hacer ciertas aportaciones de Seguridad Social en beneficio de los colaboradores. Estos son los aportes a EsSalud, EPS (en caso que el colaborador elija estar en una), Seguro de Vida Ley y SCTR (Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo).

Salud

Si el colaborador elige estar en EsSalud, como empleador deberás aportar un 9% de su ingresos totales brutos a dicha institución.

Si el colaborador elige estar en una EPS, el aporte de salud se dividirá en un 6.75% de los ingresos totales brutos para EsSalud y 2,25% para la Entidad Prestadora de Salud que corresponda.

Seguro de Vida Ley 

El Seguro de Vida Ley es un seguro obligatorio que debe contratar el empleador para todos sus colaboradores. Este debe ser válido desde el primer día de iniciada la relación laboral y otorga cobertura a los beneficiarios en caso ocurriera el fallecimiento natural o accidental del colaborador, o éste quede en condición de invalidez permanente. Los beneficiarios son cónyuge, conviviente y sus descendientes.

SCTR: Seguro complementario de Trabajo de Riesgo 

Este tipo de seguro es obligatorio para empresas de actividades económicas que implican en algunas ocasiones un alto riesgo para el colaborador, como por ejemplo, en empresas de construcción. Tiene cobertura de accidentes, rehabilitación, prótesis, aparatos ortopédicos, entre otros. 

Es importante resaltar que los aportes son de cargo del empleador, por lo que, si bien deben aparecer en la boleta de pago debajo de los descuentos, estos no se descuentan de los ingresos del colaborador.

4. La fórmula

En síntesis, la fórmula sería:

Sueldo Líquido = Remuneraciones e Ingresos Imponibles + Haberes No Imponibles – Descuentos Legales – Otros Descuentos.

 

Conoce cuáles son los datos que debe contener una boleta de pago:

Antes que todo, es necesario definir qué es una boleta de pago. Se trata del documento que certifica que el colaborador sí fue remunerado. Debe contener la fecha y el mes al que pertenece el pago, además de:

Datos personales del trabajador

La boleta de pago debe señalar correctamente los nombres, apellidos y DNI de quien percibe la remuneración.

Datos Contractuales

Nombre y RUC de la empresa, así como información relativa al cargo, jornada, tipo de contrato laboral, fecha de Inicio de actividades y monto del sueldo base. 

Datos Previsionales del colaborador 

Aquí, la boleta de pago deberá incluir lo relativo a la condición previsional y de salud del colaborador: Aportes al Sistema de Pensiones (SNP /AFP) y Plan de Salud (EsSalud, EPS).

Sueldo líquido

Es el que se obtiene al aplicar al sueldo todos los descuentos legales. Es importante que lo especifiques al detalle.

Sueldo bruto

Es el que se obtiene al sumar el total de las asignaciones con el total de las remuneraciones percibidas en el mes a pagar. 

Suma de ingresos netos

Monto del sueldo básico, horas extras, asignación familiar, gratificación y demás percibidas en el periodo a pagar.

Descuentos legales

Cotización Previsional AFP, del Plan de Salud y demás a que haya lugar, especificando claramente los porcentajes de descuento a que haya lugar. 

Aportaciones

EsSalud, EPS, Seguro de Vida Ley y Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo (SCTR).

Aquí te mostramos un ejemplo de cómo debe verse una boleta de pago:

El cálculo de la remuneración y la elaboración de las boletas de pago se pueden hacer en una hoja de cálculo de Excel. Sin embargo, debido a que las empresas están migrando hacia la transformación digital por las múltiples ventajas que ofrece, es recomendable implementar un sistema de gestión de recursos humanos que contenga un módulo de nómina en donde todos estos cálculos se puedan realizar de manera automática y en la nube. Esto permitirá también minimizar cualquier tipo de error que pueda hacer a tu empresa incurrir en sanciones económicas.  

Allí, basta con que sepas cómo hacer una boleta de pago de forma general, e ingreses los valores de los diferentes conceptos que abarca.

El software realiza los cálculos y genera automáticamente una boleta de pago electrónica conforme a la ley, facilitando el proceso y eliminando el riesgo de incurrir en errores al ingresar datos o calcular montos manuales.

 

Dentro del proceso de pago de remuneraciones, el impuesto a la renta de quinta categoría grava las rentas obtenidaspor el trabajo en relación de dependencia, bajo el mando y control de otra persona”, es decir, se aplica a los ingresos del trabajador en planilla que debe seguir determinadas reglas de comportamiento y horarios, es decir, existe una relación de subordinación y un contrato de trabajo.

El impuesto a la renta de quinta categoría es retenido mensualmente por el empleador y esto aplica tanto para sector público como para privado. El cálculo y pago del impuesto a la renta de quinta categoría está a cargo de los empleadores. 

 

¿Cómo calcular la renta de quinta categoría?

Más allá de saber qué es la renta de quinta categoría, es necesario que -en tu rol de empleador- entiendas cómo calcularla y a que trabajadores pagarla. 

De acuerdo con la norma, los trabajadores afectos a este impuesto no tienen la obligación de presentar declaración jurada anual, a menos que hayan obtenido -de forma paralela- ingresos de cuarta categoría, o que la SUNAT lo haya establecido mediante resolución.

Para efectos del cálculo de impuesto a la renta de quinta categoría se deben tener en cuenta cuáles son los ingresos gravados y no gravados. Los ingresos gravados son aquellos considerados como no remunerativos, es decir, aportes previsionales, aportes a EsSalud, gratificaciones, utilidades, entre otros. Los ingresos no gravados son aquellos correspondientes a indemnizaciones por despido arbitrario, CTS, tercer sueldo por no haber gozado vacaciones, entre otros. 

Tener claro lo anterior es fundamental para saber cómo calcular la renta de quinta categoría, un proceso que consta de 3 pasos:

1. Sumar los ingresos totales del año y descontarle 7 UIT

Lo primero es sumar todas las rentas del trabajador y al resultado se le resta el equivalente a 7 Unidades Impositivas Tributarias (cada UIT equivale a 4.400 soles, aunque en 2020 se estableció en 4.300). Para calcular los ingresos totales del año, se deben sumar las gratificaciones de julio y diciembre. Si la remuneración bruta anual no supera las 7UIT, no se debe hacer retención.

2. Aplicar la tasa del impuesto por cada tramo de ingresos

Este punto es muy importante en lo relativo a cómo calcular la quinta categoría. El rango o tramo de ingresos y tasa a aplicar es el siguiente: 

  • Primer Tramo (de 0 - 5 UIT): 8%.
  • Segundo Tramo (de 5 – 20 UIT): 14%.
  • Tercer Tramo (de 20 - 35 UIT): 17%.
  • Cuarto Tramo (de 35 - 45 UIT): 20%.
  • Quinto Tramo (más de 45 UIT): 30%.

 

Se aplicará el monto correspondiente a cada tramo para luego sumarlos y así obtener el total. En el ejemplo práctico explicado más adelante podrás ver cómo se calcula el monto para cada tramo.

3 . Monto de la retención. 

Durante todo el año, como empleador tienes la responsabilidad de descontar una parte de la remuneración de cada colaborador por concepto del impuesto a la renta de quinta categoría. Para obtener el monto que se deberá descontar cada mes deberás dividir el impuesto anual proyectado de acuerdo a lo siguiente:

  1. En los meses de enero a marzo, el impuesto anual se divide entre doce. 
  2. En el mes de abril, al impuesto anual se le deducen las retenciones efectuadas de enero a marzo. El resultado se divide entre 9.
  3. En los meses de mayo a julio, al impuesto anual se le deducen las retenciones efectuadas en los meses de enero a abril. El resultado se divide entre 8.
  4. En el mes de agosto, al impuesto anual se le deducen las retenciones efectuadas en los meses de enero a julio. El resultado se divide entre 5.
  5. En los meses de septiembre a noviembre, al impuesto anual se le deducen las retenciones efectuadas en los meses de enero a agosto. El resultado se divide entre 4.
  6. En el mes de diciembre, con motivo de la regularización anual, al impuesto anual se le deducirá las retenciones efectuadas en los meses de enero a noviembre del mismo ejercicio.

A continuación te mostraremos un ejemplo práctico de cómo calcular la renta de quinta categoría:

ejemplo calculo de renta de quinta categoria

Y una guía de cómo calcular el descuento mensual que debes realizarle a cada colaborador:

descuento mensual por impuesto de quinta categoria

En diciembre, todo empleador debe hacer la regularización del cálculo de la renta de quinta categoría. 

Luego de haber conocido qué es la renta de quinta categoría y cómo calcularla, vemos que es un proceso engorroso que necesita dedicación y tiempo en caso de hacerlo de manera manual, y esto puede hacer que incurras en errores de cálculo por todas las aristas que incluye. 

Desde luego, para simplificar y agilizar el proceso, puedes apoyarte en un sistema integral de recursos humanos, que esté integrado con SUNAT a tiempo real, y te permita hacer todas las actualizaciones, cálculos y declaraciones juradas necesarias para el correcto cálculo del impuesto a la renta de quinta categoría.

 

Perú se encuentra entre los países de Latinoamérica con mayor cantidad de vacaciones pagadas garantizadas por ley. De acuerdo con el artículo 10 del Decreto Legislativo 713, este derecho comprende 30 días calendario por cada año completo de servicios. En este artículo, te enseñamos cómo calcular la remuneración vacacional de tus colaboradores, cuáles son los conceptos básicos que debes saber, la remuneración computable, las vacaciones truncas, y mucho más, para que tu pago de remuneraciones sea mucho más competo, preciso y sencillo.

 

¿Cuáles son los requisitos para que un colaborador pueda gozar de vacaciones?

Antes de abordar en profundidad el cálculo de la remuneración vacacional, debemos tener presente que solo tendrán derecho a vacaciones los colaboradores que cumplan con los siguientes requisitos:

  • 1 año calendario completo de servicio para un mismo colaborador
  • Haber cumplido con el récord vacacional 

Pero, ¿Qué es el récord vacacional? Es un récord mínimo de días laborados por el colaborador según su jornada, conforme se detalla:

Jornada de trabajo

Labor efectiva

6 días semanales

260 días en el período

5 días semanales

210 días en el período

4 o 3 días semanales

Siempre que sus faltas injustificadas no excedan a 10 días en dicho período

 

Conceptos que debes conocer para poder calcular la remuneración vacacional

Para poder calcular la remuneración vacacional, debes tener en cuenta que el descanso es 30 días calendario como ya se mencionó anteriormente, es decir que incluye fines de semana y días feriados. 

Además, deberás tomar en consideración la fecha de ingreso a la compañía del colaborador para poder tener el control del año completo de servicios. Se empieza a contar, desde el primer día de trabajo del colaborador. Esto se encuentra especificado en el artículo 11 del Decreto Legislativo 713. 

¿Cómo se calcula el monto correspondiente a la remuneración vacacional?

La remuneración vacacional es equivalente a lo que el colaborador hubiera percibido habitualmente en caso de continuar laborando. Se debe considerar la misma remuneración que se considera para el cálculo de la compensación por tiempo de servicios.

Esto quiere decir que se deben tomar en cuenta la remuneración básica, la asignación familiar, las horas extras, el salario variable y todo aquello que se considere como remuneración habitual del colaborador de naturaleza remunerativa. 

En caso que el colaborador haya recibido una remuneración variable en los últimos 6 meses anteriores, se deben sumar las remuneraciones variables y obtener un promedio siempre y cuando haya recibido como mínimo 3 veces la misma remuneración en un periodo de 6 meses atrás. Este resultado se suma al monto que le corresponde por vacaciones. 

Es importante mencionar que la remuneración vacacional se paga antes de gozarla, este pago debe realizarse 24 horas antes de que el colaborador inicie su periodo de descanso. Este pago debe figurar siempre en la planilla y en la boleta de pago. 

 

Puntos importantes que debes saber sobre las vacaciones

  • Oportunidad del descanso vacacional 

El descanso vacacional debe ser programado y de común acuerdo entre el empleador y el colaborador. En caso de no llegar a un acuerdo entre ambos, la empresa tiene la potestad de poder decidir cuándo otorgar las vacaciones al colaborador. 

  • Fraccionamiento de vacaciones 

Teniendo en cuenta que las vacaciones en Perú son de 30 días calendario, la regla indica que deben tomarse ininterrumpidamente. Sin embargo, aunque la ley continúa vigente, en el año 2018 se aprobó el nuevo decreto legislativo 1405, en donde existe la posibilidad de que el colaborador pueda fraccionar sus vacaciones de la siguiente manera a solicitud escrita del colaborador:

    • 15 días calendario, los cuales pueden gozarse de forma fraccionada en períodos de 7 u 8 días. 
    • El resto puede gozarse de forma fraccionada en períodos inferiores a 7 días y como mínimo 1 día calendario.
  • Adelanto de vacaciones 

Las vacaciones deben tomarse cuando el colaborador haya cumplido un año de servicios o cuando se cumpla el récord vacacional dentro de la empresa. Sin embargo, existe la posibilidad de adelantar vacaciones si es que la empresa y el colaborador están de acuerdo. Este descanso se toma a cuenta del periodo vacacional que se genere a futuro. En caso se termine el vínculo laboral, esto deberá ser compensado con las vacaciones truncas, que explicaremos más adelante. 

  • Venta de vacaciones 

Un colaborador puede “vender” sus vacaciones. Esto significa que el descanso vacacional puede reducirse de 30 a 15 días, a cambio de que el empleador otorgue una compensación por estos días. Esta compensación será equivalente a 15 días de trabajo adicional, y solo se pueden vender aquellas vacaciones que se gocen en periodos inferiores a 15 días (7 u 8 días).

La compensación se calcula en base a la misma remuneración computable que se toma en cuenta para el cálculo de la remuneración vacacional. 

Ejemplo:

Una remuneración por los 30 días de vacaciones + la remuneración por 15 días vendidos = 45 días de remuneración (30 días vacaciones + 15 días vendidos = 45 días de remuneración). 

  • Vacaciones Truncas 

Son las vacaciones que se generan cuando el colaborador cesa de la compañía sin haber cumplido el año de servicios o el récord vacacional. Para calcular el monto por vacaciones truncas se considera proporcional por los meses trabajados (dozavos) y los días trabajados (treintavos). Para poder tener derecho a vacaciones truncas, el colaborador debe haber trabajado un mes en la compañía. Este concepto se paga junto con la liquidación de beneficios sociales, 48 horas después de producido el cese. 

Por ejemplo, un colaborador estuvo en la compañía 5 meses y 10 días y percibía una remuneración mensual de S/5,000. 

Se calcula primero por los meses laborados: (5,000 x 5)/12 = S/. 2,083.33

Luego los días laborados: (5,000 x 10) /360 = S/138.88

El monto correspondiente por gratificación trunca asciende a : 

S/. 2,222.22. 

La indemnización vacacional

La indemnización vacacional se genera cuando un colaborador no goza de sus vacaciones ganadas en el año que le corresponde hacerlo. 

La indemnización consiste en tres remuneraciones:

  1. Por el trabajo realizado 
  2. Por el descanso vacacional adquirido 
  3. Por no haber disfrutado el descanso vacacional

Esta indemnización es conocida como “triple vacacional” y no está afecta a pago o retención alguna por aportaciones, contribuciones o tributos. 

Te sugerimos que siempre lleves el control detallado de las vacaciones que les corresponden a cada uno de los colaboradores, en tu empresa, para así tener que evitar incurrir en gastos de indemnización por vacaciones no gozadas

Luego de haber revisado cómo calcular una remuneración vacacional, queda claro que hay muchas variables que tener en cuenta tales como la remuneración computable, la jornada laboral, la fecha de ingreso del colaborador, entre otros.

Para evitar cualquier error de cálculo correspondiente a la remuneración vacacional, o a los días de vacaciones, considerar incorporar a tu empresa un sistema de gestión de recursos humanos, puede simplificar todos estos cálculos y registros. Además te permitirá llevar un control mucho más detallado y programado de las vacaciones de tus colaboradores para evitar incurrir en indemnizaciones por este concepto. 

 

Según cifras de un estudio realizado por Adecco, los problemas de salud son la principal causa de ausentismo en el Perú a nivel nacional (56,35%). En ese sentido, es importante que conozcas cómo calcular las remuneraciones cuando existen de por medio descansos médicos o subsidios y que además tengas en consideración algunas aristas adicionales como los subsidios por incapacidad temporal o por maternidad. En este artículo te contamos cómo debes calcularlo y cuáles son las consideraciones que debes tomar en cuenta. 

 

Los descansos médicos y subsidios 

Todo colaborador sujeto al régimen general de la actividad privada, tiene el beneficio laboral de descanso médico en caso de alguna enfermedad o accidente. Solo es necesario presentar un certificado que acredite este descanso otorgado por el médico autorizado para que el colaborador no deje de percibir su remuneración. 

La Directiva Nº 015-GG-EsSalud-2014 define el descanso médico como el período de descanso físico o mental prescrito por el médico tratante, necesario para que el paciente –en este caso el colaborador enfermo– logre una recuperación física y mental que le permita su recuperación total, lo que no significa incapacidad para el trabajo”.

El descanso médico asumido por el empleador se da hasta por 20 días. Si es que el colaborador presenta una enfermedad prolongada, a partir del día 21 hasta por 11 meses y 10 días adicionales (340 días) lo financia EsSalud. A esto se le conoce como subsidio por incapacidad temporal y el colaborador debe presentar un Certificado de Incapacidad Temporal de Trabajo (CITT).

Existen distintos tipos de subsidios otorgados por EsSalud, entre ellos están:

  • Subsidio por incapacidad temporal

    Es el monto en dinero que se otorga a los colaboradores asegurados con el fin de compensar la pérdida económica derivada de la incapacidad para el trabajo, ocasionada por el deterioro de la salud. Para que un colaborador pueda recibir un subsidio por incapacidad temporal, por lo menos debe haber aportado a EsSalud 3 meses consecutivos o 4 no consecutivos. El subsidio por incapacidad temporal se debe pagar en la misma fecha en que se pagan las remuneraciones normalmente al colaborador. 

  • Subsidio por maternidad

    La licencia prolongada por maternidad en nuestro país es de 98 días, en un periodo de 49 días de descanso prenatal y 49 días de descanso posnatal. En caso de nacimientos múltiples y/ o niños nacidos con discapacidad, el descanso se extiende por 30 días naturales más. También puede gozar sus vacaciones luego de terminado el periodo posnatal. Un subsidio por maternidad es el monto en dinero al que tienen derecho las colaboradoras por haber dado a luz y para los cuidados del recién nacido. Para poder acceder al subsidio, debe contar con 3 meses consecutivos de aportaciones o 4 no consecutivos dentro de los seis meses calendario anteriores al mes de la concepción. Además, debe tener vínculo laboral y encontrarse afiliada a EsSalud.

  • Subsidios en caso de remuneración variable 

    Según la Ley de Modernización de la Seguridad Social en Salud, el subsidio por incapacidad temporal equivale al promedio diario de las remuneraciones de los últimos 12 meses calendario inmediatamente anteriores al mes en que se inicia la contingencia. Sin embargo, la Ley no establece qué sucede en el caso de los primeros 20 días, en donde es el empleador quien debe realizar el pago.

     

Es importante mencionar que los subsidios son pagados por la empresa y luego se debe solicitar el reembolso a EsSalud con la documentación correspondiente.

De acuerdo con el literal 2 del artículo 12 de la Ley de Modernización de la Seguridad Social en Salud, el monto de los subsidios de EsSalud equivale al promedio diario de las remuneraciones de los últimos 12 meses. Además es importante considerar que los beneficios sociales pueden verse restringidos durante los descansos médicos EsSalud.

 

¿Qué es el Certificado de Incapacidad Temporal para el Trabajo?

Se trata del documento expedido por profesional de salud acreditado por EsSalud, en el que se registra la contingencia y la duración de la incapacidad laboral. Este documento, es necesario para que el empleador solicite el reembolso del subsidio.

 

Los descansos médicos y beneficios laborales

Los descansos médicos afectan directamente a los beneficios sociales, por eso es necesario conocer cómo se da esta afectación:

La CTS – Descanso Médico

El artículo 8 del Decreto Supremo 001-97-TR señala que son computables para el beneficio laboral las inasistencias por accidente de trabajo o enfermedad hasta por 60 días al año. Esto quiere decir que en caso de incapacidad temporal, o descanso médico si le corresponde al colaborador el pago de CTS. 

Tomemos el siguiente ejemplo: si un colaborador ingresó el 01 de mayo de 2019 a la empresa, y faltó 90 días por descansos médicos, solo se computarán 60 días para el cálculo de la CTS del semestre mayo–octubre. 

La Gratificación – Descanso Médico

El artículo 2 del Decreto Supremo 005-2002-TR señala que se considera como tiempo laboral efectivo la suspensión de labores a causa de accidentes de trabajo. Es así que un colaborador que haya estado con incapacidad médica durante el periodo previo al pago de Gratificación, igual tiene derecho a recibir el íntegro del monto. Tomemos como ejemplo que un colaborador ingresa el 01 de enero de 2019, y durante el primer semestre se encuentra subsidiado 20 días, percibirá su gratificación normalmente. 

Es muy importante tener claro qué tipos de descansos médicos y subsidios se manejan en nuestro país para poder realizar el correcto cálculo al momento de calcular la planilla y pagar las remuneraciones.

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Sección 2:

Otros conceptos importantes: CTS y gratificaciones

Ya revisaste los conceptos generales de un proceso de pago de planillas, ¡Pero aún hay más!

 

Conoce en detalle las Compensaciones por Tiempo de Servicio y las Gratificaciones Legales.

2.Otros conceptos importantes

Dentro de las labores de administración de recursos humanos, existen muchos desafíos correspondientes al pago de remuneraciones. Independientemente de si tu empresa usa o no un sistema de remuneraciones para gestionar estas tareas, todos deben eventualmente enfrentarse a los diferentes pagos que debes realizar a tus colaboradores.

¡Pero no te preocupes! En Buk preparamos este material para que tengas toda la información que necesitas para que realices el pago de las CTS de manera oportuna y considerando todas las variables que involucra y así construyas un lugar de trabajo más feliz.

En este artículo te contamos cuándo se paga la CTS, cuáles son los requisitos que debe cumplir el colaborador para recibirla, la remuneración computable y veremos algunos ejemplos de situaciones laborales particulares. 

 

¿Qué es la Compensación por Tiempo de Servicio (CTS)?

La CTS significa Compensación por Tiempo de Servicios, este beneficio social le corresponde a todos los colaboradores que se encuentren sujetos al régimen común de la actividad privada y se encuentra regulado por el Decreto Legislativo 650 y normas anexas. Es un beneficio que tiene como finalidad prevenir cualquier tipo de situación que pueda tener el colaborador al momento de producirse el cese laboral. 

El colaborador podrá disponer solo de este dinero en caso de cese laboral ya que los depósitos, que se realizan en la entidad financiera que el colaborador elija, buscan convertirse en un ahorro para protegerlo en caso de cese laboral.

Para tener derecho a recibir el beneficio de CTS, el colaborador debe por lo menos haber trabajado 1 mes completo en el semestre que corresponda. Los semestres para el pago de este beneficio se calculan de noviembre a abril y de mayo a octubre y una vez que se efectúe el depósito, el empleador debe entregar al colaborador un documento en donde se acredite que el pago ha sido realizado. 

 

¿Cómo se calcula la CTS?

Para realizar el cálculo del pago de la CTS se debe tener en cuenta la remuneración que el colaborador tenía en los meses de abril y octubre respectivamente. El monto correspondiente a la CTS, es media remuneración por semestre completo trabajado, es decir si el colaborador trabajó todo el semestre de noviembre a mayo, le corresponde media remuneración como concepto de CTS. La Compensación se devenga desde el 1er mes de iniciado el vínculo laboral; toda fracción se computa por treintavos, por lo que si el colaborador no trabajó el semestre completo, se calcula el monto a pagar de esa forma.

 

¿Qué considera la remuneración computable para el cálculo de CTS?

Para obtener la remuneración computable y poder hacer el cálculo para el pago de la CTS, se debe tener en consideración los siguientes conceptos: 

  • Remuneración básica 
  • Asignación Familiar (si es que la percibe)
  • Última gratificación percibida multiplicada por por ⅙
  • Horas Extras / remuneración variable 

Veamos un ejemplo de cálculo de CTS para un colaborador con remuneración fija:

  • Remuneración básica: S/ 5,000
  • Asignación Familiar : S/ 93
  • Gratificación diciembre: S/ 5,000

Primero debemos calcular cuánto corresponde por ⅙ de la gratificación, en este caso sería S/833.33. Luego sumamos los 3 montos que nos quedan : S/ 5,926.33. Y como por cada semestre corresponde ½ remuneración, el pago de la CTS debería ser: S/2,963.17

Ahora, veamos un ejemplo de cálculo de CTS para un colaborador con remuneración variable, en este caso se considera el promedio de comisiones variables respectivo del semestre:

  • Remuneración base: S/ 5,000
  • Asignación Familiar S/ 93
  • Gratificación diciembre: S/ 5,000
  • Promedio de variable del semestre S/ 1,000

Al igual que en el caso anterior, debemos primero identificar cuánto corresponde a ⅙ de gratificación: S/833.33. Luego sumamos todos los montos correspondientes : S/ 6,926.33 y finalmente dividimos el resultado entre 2 semestres, por lo que el monto correspondiente al pago de CTS sería: S/3,463.17

La CTS se deposita en la cuenta que el colaborador elija, los meses de mayo y noviembre y tienen como fecha límite de pago el día 15 del mes correspondiente. 

 

CTS Trunca

Cuando el vínculo laboral con un colaborador termina, le corresponde el pago de la CTS Trunca, es decir, el monto equivalente a los meses y días trabajados del semestre. Este monto se paga como parte de la liquidación de beneficios sociales directamente al colaborador.

Tomemos como ejemplo a un colaborador que tenía una remuneración básica de S/2,400, recibe asignación familiar y además el vínculo laboral terminó un 30 de septiembre. 

Primero, debemos determinar la remuneración computable : S/2,400 +⅙ de gratificación + S/95 = S/2,895 

Luego determinamos los días trabajados efectivamente: como ya se le realizó el pago del periodo de noviembre a abril, quedaría pendiente el pago del periodo de mayo a setiembre, por lo que serían 5 meses

Entonces, el cálculo se daría de la siguiente manera: S/2,895 / 12 meses * 5 meses = S/1,206.25.

El monto correspondiente a CTS trunca sería de S/1,206.25

Cabe mencionar que el monto final no queda afecto al impuesto a la renta de quinta categoría ni a descuentos de pensión y salud.

 

Disponibilidad de CTS para el colaborador 

El colaborador puede retirar hasta el 100% del excedente de 4 remuneraciones que tenga en su cuenta CTS. Sin embargo, como esta cuenta no es de libre acceso para el colaborador, él mismo deberá informarte y tú como empleador tienes un plazo de tres días para realizar el trámite en el la entidad financiera correspondiente. 

Una vez que esté hecho, el colaborador solo debe acudir a la oficina de la entidad -con la DNI y tarjeta- y retirar su dinero.

En caso de cese laboral, el colaborador podrá acceder al monto total de su CTS de manera libre con un certificado emitido por el empleador que acredite que el colaborador ha cesado y puede tener libre disponibilidad de su cuenta CTS. 

 

Casos especiales para el pago de CTS 

Una vez claro qué es y cuándo se realiza el pago de CTS, debes tener presentes estos casos con tratamiento especial: 

1. Colaboradores en suspensión perfecta

Mediante decreto de urgencia, por la pandemia del COVID-19, se estableció que los colaboradores que se encuentren en suspensión perfecta de labores, pueden acceder libremente de los fondos de los depósitos de CTS, cobrando cada mes el equivalente a su remuneración. Como empleador, debes estar al tanto de esta normativa.

2. Postergación del pago CTS de mayo

Quienes fueron parte de este aplazamiento en 2020 lo recibieron el 15 de noviembre, junto con la CTS de ese mes. 

Ahora bien, en caso de que la medida se ejecute para el pago CTS mayo 2021, es posible que se maneje de la misma forma que en 2020. 

3. Reducción de salario

Esto puede ser común en el pago de CTS 2021, pues durante la cuarentena de 2020, 54% de las empresas peruanas consideraron recortes al salario de los colaboradores. En dado caso, para calcularlo se debe considerar la última remuneración del trabajador, es decir la que estuvo vigente en el mes inmediatamente anterior a la fecha de pago de la CTS. 

Ya sabes cómo se calcula y cuando se realiza el pago de CTS. Ahora bien, para agilizar los cálculos y realizar los pagos dentro de los plazos establecidos, es necesario contar con el apoyo de un software integral de recursos humanos, como Buk, que permite realizar este y otros procesos de manera simple, precisa y rápida.

 

En tu gestión de pago de remuneraciones, las gratificaciones legales son aquellas que se entregan a los colaboradores con motivo de Navidad y Fiestas Patrias. Todos los colaboradores que estén sujetos al régimen laboral común de la actividad privada tienen derecho a recibir este beneficio, independiente del tipo de contrato que tengan, siempre y cuando hayan laborado un mes completo en la empresa. El monto correspondiente a cada una de las gratificaciones es equivalente a una remuneración cada una.

Este pago es considerado obligatorio para todos los empleadores, y se debe realizar máximo los días 15 de julio y 15 de diciembre, sino existe la posibilidad de incurrir en un una sanción económica por parte de las autoridades. 

Aquí te contamos los conceptos básicos sobre las gratificaciones legales, cuál es la remuneración computable para el cálculo y cómo debe calcularse. 

 

¿Qué necesitamos saber sobre las Gratificaciones Legales?

Como ya hemos mencionado anteriormente, se deben tener en consideración 4 puntos importantes al momento de realizar los cálculos para el pago de las gratificaciones legales de tus colaboradores. 

1. El colaborador debe cumplir con los requisitos que establece la ley que regula el pago de gratificaciones legales

Existen dos requisitos según la Ley N° 27735:

  1. el colaborador tendrá derecho a recibir la gratificación legal siempre y cuando lleve un mes completo laborado en la empresa, anterior al mes en que corresponde pagar la gratificación. Es decir, si la fecha de pago es en julio y diciembre, el colaborador deberá haber laborado en junio y noviembre; y
  2. el colaborador deberá encontrarse cumpliendo sus labores durante la primera quincena de los meses en los que se paga la gratificación. 

2. Días laborados efectivamente

Para calcular la gratificación se deben tomar en cuenta los días que el colaborador efectivamente trabajó. Para esto no solo se consideran los días laborales regulares, sino que también se considerarán también como días efectivamente trabajados aquellos en que el colaborador se encuentre en alguno de los siguientes casos: a) Descanso vacacional, b) licencia con goce de haber, c) licencias que originen el pago de algún subsidio. 

Por ejemplo, en caso un colaborador se encuentre en descanso por maternidad, esos días se tomarán como computables para poder calcular el monto de la gratificación. 

3. Debemos calcular qué monto le corresponde a los colaboradores por concepto de gratificación

Para este punto, pueden presentarse dos casos principalmente. Primero, el colaborador que trabajó el semestre completo, es decir, de enero a junio o de julio a diciembre. En estos casos lo que corresponde es una gratificación legal completa. 

Si, por otro lado, tenemos a un colaborador que trabajó menos de un semestre completo, aquí corresponde un cálculo proporcional de la gratificación. Es muy importante tener presente que sólo se considerarán los meses completos trabajados. Tomemos como ejemplo a un colaborador que ingresó el 04 de mayo a la compañía. En este caso, no se debe tomar en cuenta el mes de mayo por cuanto faltaron 4 días de trabajo, y sólo se deberá considerar el mes completo de junio para el cálculo, por lo que le corresponde 1/6 de la gratificación. 

4. Debemos definir la remuneración computable sobre la cuál haremos el cálculo para el pago de las gratificaciones

En primer término, debemos definir que la remuneración computable es aquella que el colaborador perciba en el mes anterior a la fecha establecida de pago, según el reglamento el Decreto Supremo N°005-2002-TR. Es decir, la remuneración al 30 de junio o al 30 de noviembre, independientemente si es que hubo aumento o reducción de salario. 

Luego, debemos definir si es que el colaborador recibe una remuneración fija o si su salario incluye conceptos variables. En la remuneración fija se incluye la remuneración básica y la asignación familiar, son aquellas que se reciben de manera fija mensualmente.

La remuneración variable son aquellos conceptos que pueden variar mes a mes, como por ejemplo comisiones, bonos, horas extras, entre otros. Para que estos montos variables se calculen dentro del monto de la gratificación, el colaborador debe haberlos percibido por lo menos tres veces en el semestre.

Otro punto a considerar es que las gratificaciones se encuentran exoneradas del pago de tributos. Además, se debe tomar en cuenta que el 9% sobre el monto de la gratificación que como empleador dejarás de aportar a EsSalud, será entregado al colaborador como bonificación extraordinaria. Es así que, si un colaborador se encuentra afiliado a EsSalud recibirá una bonificación extraordinaria de 9% sobre la remuneración computable, y un colaborador afiliado a una EPS, recibirá una bonificación de 6.75%

A continuación te mostramos un ejemplo con las diferentes aristas que se deben considerar para hacer el pago de las gratificaciones legales:

factores que inciden en el calculo de gratificaciones legales

Gratificaciones truncas ¿Qué son y cómo se calculan?

Como se dijo anteriormente, el pago de la gratificación se efectúa de manera semestral (enero-junio y julio-diciembre). Si el colaborador cesa antes de cumplir el semestre tendrá una gratificación proporcional (1/6 por cada mes calendario completo laborado en el semestre). Es decir, si el colaborador cesa el 26 de junio, recibiría 5/6 de la gratificación legal ya que no completó el último mes de trabajo. Por otra parte, si cesara el 26 de julio, no le corresponden gratificaciones por el semestre, por cuanto no trabajó ningún mes completo en el segundo semestre. Estos montos no están sujetos a descuentos de pensión ni salud.

La remuneración computable que se tomará en consideración para el cálculo de la gratificación trunca, será la inmediata anterior al mes en el que se produce el cese. Esta gratificación se pagará junto con los demás beneficios sociales de la liquidación  deberá ser abonada máximo 48 horas después de la fecha del cese. 

Luego de conocer todos los conceptos y requerimientos para el pago de las gratificaciones legales, te das cuenta de que es un tema engorroso y que demanda mucho tiempo, ya que se deben tener en cuenta muchas aristas, tales como fecha de ingreso del colaborador, remuneración fija, remuneración variable, entre otros. Por lo tanto, un sistema de gestión de personas que cuente con un módulo de planillas  podría hacerte este trabajo mucho más sencillo.

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Sección 3:

La liquidación

Revisa en detalle los conceptos de Beneficios Sociales, Indemnización y otros detalles según el contexto del finiquito de tu colaborador.

 

Prepárate para cada aspecto y situación y sé el héroe de tus colaboradores.

3.Cómo calcular el finiquito y el pago de utilidades

Dentro del proceso de pago de remuneraciones, es importante especificar y construir un correcto proceso de liquidación de beneficios sociales. Cuando se termina la relación laboral con un colaborador de tu empresa, se deben pagar todos los derechos económicos adeudados hasta ese momento, lo cual implica realizar el cálculo de la liquidación de los beneficios sociales que correspondan (vacaciones, gratificaciones, CTS, entre otros).

En ese sentido, es muy importante que sepas cómo hacer una liquidación de beneficios sociales. Además, considera que según la normativa que regula este tema, debes realizar este pago dentro de las 48 horas de producido el cese laboral. 

 

¿Cuáles son los Beneficios Sociales que corresponden en una liquidación? 

Para realizar el cálculo de liquidación de beneficios sociales, debes tener en cuenta cuáles son esos derechos que debes pagar al colaborador:

1. Gratificaciones Legales 

De acuerdo a la ley, el empleador debe otorgar al colaborador 2 gratificaciones al año (una por Fiestas Patrias y otra por Navidad), equivalentes a una remuneración íntegra si el colaborador ha trabajado durante todo el semestre. Si el cese del colaborador se produce antes de cumplir el semestre, tendrá una gratificación proporcional equivalente a un sexto por cada mes calendario completo del semestre. A esto se le conoce como gratificaciones truncas. Las gratificaciones no están afectas a descuentos de pensión ni salud. 

Por ejemplo, si el colaborador es despedido o renuncia un 26 de junio, recibirá ⅚ de la gratificación de Fiestas Patrias, ya que laboró meses completos hasta mayo, y no completó el último mes de trabajo. Por otro lado, si fuera despedido el 26 de julio, no le corresponde pago alguno por concepto de gratificaciones de Navidad, ya que el colaborador no completó ningún mes íntegro trabajado en el segundo semestre. 

Dentro del concepto de gratificaciones existe la bonificación extraordinaria Ley N30.344; si el colaborador está asegurado en EsSalud, le corresponderá un 9% adicional tomando como base la gratificación trunca correspondiente. En el caso que el colaborador se encuentre afiliado a una EPS, el monto de bonificación extraordinaria será del 6.75% de la gratificación trunca correspondiente. 

2. Compensación por Tiempo de Servicios (CTS) 

Este beneficio social debe pagarlo el empleador (en mayo y noviembre), mediante depósito en la institución financiera que haya elegido el colaborador. 

La CTS se devenga desde el primer mes de iniciado el vínculo laboral, y toda fracción se considera como treintavos. Es importante que para poder hacer el cálculo de CTS correspondiente, se tengan en cuenta los meses completos trabajados y los días restantes.

Para realizar el cálculo de los meses, se considerarán tantos dozavos de la remuneración como haya trabajado el colaborador en el semestre que corresponda. En el caso de los días, la equivalencia se obtiene dividiendo entre 30 el monto mensual correspondiente. 

Para efectos del cálculo de CTS, se toma en cuenta los días trabajados efectivamente, es decir, en caso de asistencias injustificadas, se descuentan a razón de 1/30. 

Para empezar el cálculo de la CTS, se necesita primero determinar cuál es la remuneración computable, en este caso es la remuneración básica más todas las cantidades que regularmente recibe el colaborador, por ejemplo gratificaciones, asignación familiar, etc. No se considera la bonificación extraordinaria de Ley 30.344. Además la CTS trunca, no queda afecta al impuesto de quinta categoría ni a descuentos de pensión ni salud. 

3. Descanso Vacacional Anual

Según la legislación peruana, los colaboradores tienen derecho a gozar de un descanso vacacional anual de 30 días o 2.5 días por cada mes laborado, recibiendo una remuneración equivalente a la que hubiese recibido de continuar trabajando. 

En caso de cese de la relación laboral, debes incluirla en el modelo de liquidación de beneficios sociales como vacaciones truncas, pagándose de forma proporcional al tiempo efectivamente laborado, y el cálculo se realiza de la misma manera que la CTS trunca, es decir, se pagan tantos dozavos de la remuneración computable como meses efectivos haya trabajado.

¿Cuándo corresponde una indemnización para el colaborador?

La causa del cese de la relación laboral determina si los beneficios sociales de la liquidación deben ir acompañados de una indemnización o no. Aquí te contamos qué corresponde pagar según el tipo de desvinculación.

Indemnización por despido arbitrario

Si la relación laboral culminó por este motivo, se debe incluir en la liquidación de beneficios sociales, una indemnización por despido arbitrario. Esta indemnización se calcula sobre la remuneración mensual ordinaria y solo aplica si es que el despido ha sido injustificado. Por lo tanto, no corresponde el pago de una indemnización si es que el despido ha sido justificado (faltas, impuntualidad reiterada, indisciplina, ofensas verbales, entre otros). 

Para calcular la indemnización que le corresponde al colaborador, se toma como base la última remuneración ordinaria percibida.

Cuando el colaborador tiene un contrato indefinido, la indemnización que corresponde asciende a 1.5 sueldos por año laborado, los meses y días también se toman en cuenta y se calculan por dozavos o treintavos según corresponda. 

Por ejemplo, tomemos el caso de un colaborador que trabajó en una empresa por 7 años, 4 meses y 20 días, y cuya remuneración mensual era de S/ 1,000.00. La indemnización se calcularía de la siguiente manera:

Años: 1.5 x 1,000 x 7 = 10,500 soles

Como además trabajó 4 meses y 20 días, la indemnización considerará también los meses y días trabajados;

Meses: 1.5 x 1000/12 x 4 = 500 soles 

Días: 1.5 x 1000/30 x 20 = 83,3 soles

Tomando en cuenta todos estos conceptos, la indemnización por despido arbitrario del colaborador, asciende a S/ 11,083.30

Cuando el colaborador tiene un contrato a plazo fijo, se maneja de la misma manera que el contrato indefinido, con la diferencia que en lugar de considerar los años de servicio, se consideran los meses dejados de trabajar como multiplicador. 

Para las indemnizaciones por despido arbitrario, existe un tope de 12 remuneraciones ordinarias. 

Si el colaborador renunció de manera voluntaria 

En este caso, el colaborador percibirá únicamente los beneficios sociales de gratificaciones truncas, vacaciones truncas y CTS truncos, el monto será proporcional a la fecha de la renuncia y por el tiempo de servicio.

 

¡Simplifica el cálculo de la liquidación!

En la liquidación de beneficios sociales, Excel y mucho trabajo van de la mano. Se debe tener en cuenta fecha de ingreso, fecha de cese, remuneración computable, y muchas aristas más. Hoy en día, la tecnología ha avanzado tanto, que muchas empresas han optado por contratar un sistema de gestión de recursos humanos, debido a que estos cuentan con motores de cálculo, que te permiten realizar estos procesos de manera rápida, segura y confiable. 

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Sección 4:

Soluciona tu vida con un Software de Gestión de Personas

¿Sigues actualizando manualmente las planillas de tu organización?

 

¿Sigues propenso a cometer errores en el pago de remuneraciones?

 

¡Cámbiate a un software de remuneraciones y soluciona tu vida!

4. Soluciona tu vida con un Software de Gestión de Personas

Calcular la planilla de remuneraciones de tu empresa puede ser una de las tareas más complicadas, estresantes y minuciosas que se deben realizar en el área de Recursos Humanos. Son muchas las aristas que se deben tomar en consideración al momento de calcular una planilla, siempre surgen dudas, confusiones, nuevos datos, e incluso se generan algunos errores. 

Es imprescindible que en el cálculo de una planilla no existan errores, ya que hasta el más mínimo puede ocasionar que las autoridades como Sunafil o Ministerio de Trabajo sancionen a tu empresa. Automatizar estos procesos es una solución para evitar los errores, ahorrar tiempo, manejar mayores volúmenes de datos, y mucho más.

Es por ello que un Sistema de Gestión de Recursos Humanos con un módulo de Planillas te puede ayudar a evitar que los colaboradores estén haciendo tareas manuales, repetitivas y rutinarias y puedan enfocarse en crear un lugar de trabajo más feliz en donde el foco sean las personas. 

Aquí te dejamos los 5 errores más comunes que existen cuando se pagan las remuneraciones.

 

¿Cuáles son los errores que debes evitar al realizar el pago de planillas?

1. Registros manuales de permisos, licencias, descansos médicos

Al manejar las planillas de manera manual se hace mucho más complicado poder llevar un buen control de la asistencia, permisos, vacaciones o inasistencias justificadas de los trabajadores. Llevar un mal registro de esto puede afectar su remuneración a fin de mes. ¿Qué pasaría si por error consideraste una licencia remunerada como inasistencia? El colaborador perdería ese día de sueldo, y podría ser un reclamo a fin de mes para tu empresa. 

2. Errores al calcular el impuesto a la renta de quinta categoría

Todos los colaboradores que trabajen en una empresa y estén registrados en planilla están sujetos a la retención de quinta categoría. Estas rentas de quinta categoría son las que se obtienen cuando un colaborador es dependiente.

Para calcular el monto a descontar por concepto de renta de quinta categoría, el empleador debe proyectar los ingresos anuales, verificar si es que supera las 7 UIT y a partir de eso calcular el impuesto anual proyectado y el monto mensual de retención. Muchas veces se cometen errores en estos cálculos que luego saltan al momento de hacer el ajuste de ley a fin de año, sobre todo cuando los colaboradores reciben remuneraciones variables, tanto principales como complementarias. 

3. Pago de sueldos fuera de la fecha estipulada

Si es que el pago a los colaboradores se realiza de manera manual y no a través de un software de planillas, es una sola persona encargada que debe validar y realizar los depósitos en las cuentas de los colaboradores. Este proceso puede generar ciertas demoras, debido a que existen transferencias interbancarias que demoran más de un día muchas veces. Realizar el pago de remuneraciones fuera de la fecha de expectativa del colaborador, puede generar conflictos e incomodidades a tu empresa dentro de tus colaboradores. 

4. Demoras en las entregas de boletas de pago

¿Sabías que la boleta de pago, según la Ley, debe ser entregada al colaborador al tercer día hábil luego de realizado el depósito en su cuenta bancaria? Es decir, el plazo inicia al día siguiente que se realiza el pago. No entregarlas en el tiempo estipulado legalmente puede incurrir en sanciones monetarias para tu empresa. La boleta de pago es muy importante para el colaborador ya que acredita el vínculo laboral.

5. Cálculo de gratificaciones y CTS

Cuando se lleva un control manual de la planilla, se complican los cálculos de CTS y gratificaciones legales. La Compensación por Tiempo de Servicio se paga los meses de mayo y noviembre a todo trabajador que se encuentre en planilla. Calcular la CTS puede ser un problema cuando uno se olvida de las remuneraciones variables, ya que estas también deben ser incluidas, cuando se aumenta el sueldo al colaborador, o cuando no se considera un sexto de la gratificación dentro del cálculo.

La gratificación es un pago que se realiza a los colaboradores en julio y diciembre, y realizar el cálculo de manera manual también puede conllevar problemas, como por ejemplo descontar la renta de quinta categoría cuando este monto no está afecto a descuentos, se paga por meses completos laborados, y la remuneración computable para este pago es la que recibió al 30 de junio o 30 de noviembre según corresponda. Hay muchos conceptos que tomar en cuenta para realizar los cálculos. 

 

¿Cómo evitar errores?

Como ya hemos podido revisar en este artículo, los principales errores al momento de realizar el cálculo de planillas se dan principalmente porque la información se lleva de manera manual y porque hay muchas aristas que se deben de tomar en cuenta para realizarlos. Pueden haber errores de cálculo, de asistencia, de haberes, descuentos en el impuesto a la renta, y muchos otros más.

Una forma de evitar errores es automatizar estos procesos, y esto se logra mediante la adquisición de un sistema que te ayude a gestionar toda la planilla sin tener que incurrir en ningún tipo de cálculo manual. 

Usa un sistema de planillas

¡Ya sabes! Para evitar estos errores, comienza a considerar un software que te permita hacer estas acciones de manera automática y que posea un excelente motor de cálculo que no arroje errores en uno de los procesos más importantes de toda empresa, el pago de remuneraciones. Un sistema de planillas te va a permitir.

 

Sabemos que desde sus inicios Excel ha sido una herramienta que ha logrado facilitar los cálculos para el pago de sueldos en las organizaciones. Sin embargo, hoy en día la tecnología ha avanzado de manera acelerada y ha permitido crear softwares que cuentan con todo lo que necesita tu empresa para realizar la gestión de recursos humanos desde un solo lugar. Existen varios motivos por los cuales migrar de Excel a un sistema de planillas, evitar tener que hacer cálculos manualmente y así minimizar errores, mantener la información almacenada en un solo lugar y disponible en todo momento, y muchos más.

¡Aquí te contamos algunos de estos motivos!

 

5 motivos para dejar atrás el Excel y avanzar a un sistema de planilla de remuneraciones

Durante muchos años, la planilla de remuneraciones en Excel fue el formato más utilizado para llevar los registros de pago a colaboradores. Sin embargo, actualmente existen diversos sistemas especializados que permiten gestionar estos documentos de manera rápida y sencilla, otorgando mayor orden y dinamismo a los procesos relacionados con el pago de las remuneraciones y minimizando los errores.

 

¿Por qué contratar un sistema de planillas?

Sabemos lo demandante que puede ser estar constantemente actualizando los parámetros de tu planilla. Un sistema de planillas te puede ayudar de muchas maneras a automatizar procesos, corregir errores, contar con la información disponible y a la mano, en un solo lugar. Además, podrás acceder a esta información desde cualquier lugar, en el momento que la necesites. 

Aquí te dejamos 5 razones por las cuáles te recomendamos cambiarte de Excel a un Sistema de Gestión de Recursos Humanos, para el pago de remuneraciones. 

1. Despídete de los errores y pérdidas

Puede resultar simple para tu empresa realizar todos los cálculos de remuneraciones cuando tienes pocos colaboradores. Sin embargo, mientras la empresa empieza a crecer, cada vez se vuelve más complicado poder gestionarla de manera adecuada, y esto podría traducirse en errores. 

Cuando esto sucede, lo ideal es poder contar con un Sistema de Planillas para minimizar los errores y no tener que perder tiempo en exhaustivas revisiones y rectificaciones de los cálculos manuales. Además, al contar con este software evitas tener que preocuparte por entender a detalle la elaboración de una planilla de remuneraciones. Trasladar tus temas contables y de remuneraciones a un sistema especializado podría evitarte problemas con SUNAT.

Un sistema de planillas te ayuda a generar el cálculo de haberes y descuentos de manera automática. Eres tú quien define los parámetros del cálculo, pudiendo agregar comisiones y bonos. Un error frecuente al calcular las planillas es el cálculo de la retención de quinta categoría, el sistema te ayudará a calcularla de manera automática y así no tener problemas con las entidades correspondientes o con tus colaboradores. 

2. Mantén tu información segura y 100% disponible 

Tener un archivo de remuneraciones en Excel puede generar vulnerabilidades de seguridad. Otro de los grandes beneficios que tiene un Sistema de Planillas es que puedes tener toda la información sobre las remuneraciones de tus colaboradores registrada en un solo lugar y disponible en cualquier momento, ya que todo queda almacenado en la nube. 

Esto también ayuda a proteger tu información, ya que solo podrán tener acceso las personas que tú asignes en tu empresa, el software te permite controlar los accesos. Además, las empresas proveedoras de softwares se encargan de proteger toda esta información que es realmente confidencial. 

3. Automatiza el proceso

En Excel debes realizar los cálculos de las remuneraciones de tus colaboradores mensualmente. Debes revisar que los montos sean los correctos y además hacer el trabajo de depositar en las cuentas de los colaboradores el monto de cada uno. 

Al contar con un Sistema de Planillas, todo el proceso del cálculo mensual y depósito de remuneraciones es automático. Tener un sistema de planillas te permite automatizar y simplificar el cálculo de boletas de pago, archivos T-Registro, PLAME y AFPnet, planilla de remuneraciones, centralización contable y más. Puedes realizar todos estos cálculos en cuestión de minutos.

4. Entrega autonomía a tus colaboradores 

Con un software especializado para el pago de planillas puedes crear un portal que permita a tus colaboradores acceder a sus boletas de pago por su propia cuenta, revisar sus días de vacaciones disponibles y más, agilizando este tipo de solicitudes, y además les llegará a su correo una copia de la boleta de pago del mes. Por otro lado, estas soluciones te permiten agilizar la entrega de información y enviar notificaciones sobre diversas solicitudes, como consultas sobre vacaciones, gestionar permisos especiales y otros procesos administrativos de manera personalizada. 

5. Agilidad e integración 

Gestionar la información para el pago de planillas en Excel puede ser lento y los archivos hay que generarlos de manera manual. Un sistema de planillas se adapta a las complejidades particulares de tu industria o a nuevas políticas y regulaciones. Olvídate de actualizar los parámetros de T-Registro/PLAME, AFPnet y Bancos, ya que el sistema de remuneraciones lo hace por ti. Gracias al uso de data analytics e Inteligencia Artificial (IA), el software de remuneraciones realiza los cálculos y genera los documentos necesarios de forma automática, agilizando todos los trámites relacionados.

 

¿Conoces Buk?

Buk es un sistema de gestión de recursos humanos que te ofrece un módulo completo de Sistema de Planillas. Este módulo de Buk te permite automatizar y simplificar el cálculo de las boletas de pago, archivos T- Registro PLAME, y AFPNet, planilla de remuneraciones, centralización contable, ¡y más! El sistema de remuneraciones de Buk simplifica tu proceso de cálculo, genera todos los archivos del cierre de mes en cuestión de minutos y envía a tus colaboradores sus boletas de pago de manera automática! Con nuestros reportes personalizados y diferentes perfiles de acceso, la información para quien corresponda y la necesite está disponible permanentemente en el sistema. Dale seguimiento y monitorea el gasto en nómina de tu empresa, creando tus propios reportes, y compartiéndolos con otros usuarios.

Buk facilita el trabajo para Recursos Humanos por medio del simulador de boletas de pago y cálculo automático de bonos y comisiones. Buk realizará los cálculos correspondientes por ti: liquidación de beneficios sociales, vacaciones e indemnizaciones. Algunos otros beneficios que tendrás con Buk son: generación de declaraciones juradas para SUNAT, Multiruc; puedes ingresar cuantas sociedades quieras, puedes configurar varios centros de costo, registra sueldos por día o por hora para jornadas parciales, y mucho más! 

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