5 motivos para dejar las hojas de cálculo por un sistema de planillas

El pago de las remuneraciones es un deber que toda empresa debe cumplir. Sabemos que las hojas de cálculo han logrado facilitar, al área de Gestión de Personas, la definición de los montos correspondientes a cada aspecto que compone la planilla. Sin embargo, la tecnología ha permitido crear diferentes herramientas con las cuales las empresas pueden realizar las tareas administrativas de una forma más sencilla y en un solo lugar.  

Un sistema de planillas es una alternativa que muchas compañías han adoptado para reducir el tiempo en el cálculo de los sueldos de los trabajadores y minimizar errores.

En esta nota, profundizaremos en las razones por las cuales es recomendable su uso.

¿Por qué contratar un sistema de planillas?

Según nuestro estudio, "Detrás de la Nómina: Tendencias, dificultades y recomendaciones” , el 70% de las personas encuestadas afirman que han tenido problemas con el pago de nóminas. Los errores más comunes en esta gestión son: error en el monto de pago, pago atrasado y demoras en boletas de pago.  

Un error en la nómina puede ocasionar una sensación de desconfianza y malestar en tus colaboradores. Por ello, es importante que te apoyes en herramientas que te permitan ser más eficiente.

A continuación, te contamos los motivos por los cuales te recomendamos usar un software integral de Gestión de Personas que tenga incorporado un Sistema de Planillas. 

Despídete de los errores y pérdidas

Puede resultar simple para tu empresa realizar todos los cálculos de remuneraciones cuando tienes pocos colaboradores. Sin embargo, mientras la empresa empieza a crecer, cada vez se vuelve más complicado poder gestionarlos de manera adecuada, y esto podría traducirse en errores. 

Como ya te hemos comentado, el cálculo de la planilla no es un proceso difícil de hacer, pero sí puede llegar a consumir tiempo si aún haces este proceso de forma manual y tu empresa está incorporando cada vez más nuevos talentos. Si este es tu caso, lo ideal sería contar con un Sistema de Planillas que te permita minimizar errores y ayudarte a no detenerte en constantes revisiones y hacer rectificaciones en los cálculos. Por otro lado, al incorporar este software puedes entender de una manera más fácil cómo se elabora una planilla de remuneraciones.  Además, cabe destacar que, al trasladar tus temas contables y de remuneraciones a un software especializado, podría evitarle algún inconveniente con la SUNAT. 

Un sistema de planillas te ayuda a generar el cálculo de haberes y descuentos de manera automática. Eres tú quien define los parámetros del cálculo, pudiendo agregar comisiones y bonos. Un error frecuente al calcular las planillas es el cálculo de la retención de quinta categoría, el sistema te ayudará a calcularla de manera automática y así no tener problemas con las entidades correspondientes o con tus colaboradores. 

Mantén tu información segura y 100% disponible

Tener en hojas de cálculo la información relacionada con la remuneración de tu equipo puede generar vulnerabilidades de seguridad. Otro de los beneficios de un Sistema de Planillas es que puedes tener toda la información de las remuneraciones de tus colaboradores en un solo lugar y puedes acceder a ella en cualquier momento, pues todo está almacenado en la nube.  

Esto también ayuda a proteger tu información, pues únicamente podrán tener acceso las personas que tú asignes en tu empresa, el software te permite controlar los accesos. Además, las empresas proveedoras de esta herramienta se encargan de proteger toda esta información que es realmente confidencial. Asegúrate que la empresa que contrates cuente con la certificación ISO 27001, pues significa que tiene altos estándares en el cuidado y manejo de sistemas de gestión de la seguridad de la información.

Automatiza el proceso

En las hojas de cálculo debes calcular las remuneraciones de tus colaboradores mensualmente. También tienes que revisar que los montos sean los correctos, y, además, hacer el trabajo de depositar en las cuentas de los colaboradores el monto de cada uno. 

Al contar con un Sistema de Planillas, todo el proceso del cálculo mensual es automático. Tener un sistema de planillas te permite automatizar y simplificar el cálculo de boletas de pago, archivos para las gestiones de PLAME y AFPnet, planilla de remuneraciones, centralización contable y más. Puedes hacer todos estos cálculos en cuestión de minutos.

Entrega autonomía a tus colaboradores

Con un software integral de Gestión de Personas que tenga incorporado un Sistema de Planillas, puedes crear un portal que permita a tus colaboradores acceder a sus boletas de pago por su propia cuenta, verificar sus días de vacaciones, horas extras, permisos y más. ¡Todo desde la misma plataforma!

Además, les llegará a su correo una copia de la boleta de pago del mes.

Agilidad en el cálculo

Un Sistema de Planillas puede ayudarte a que tu proceso de cálculo sea más ágil.  En esta herramienta actualiza los parámetros de PLAME, AFPnet y bancos. Gracias al uso de data analytics e Inteligencia Artificial (IA), el software realiza los cálculos y genera los documentos que tú necesitas para la gestión del pago de las remuneraciones de tus colaboradores.

Al momento de elegir un proveedor de este software, procura que su herramienta se adapte a lo establecido en la normativa laboral vigente. 

Como has visto, existen diferentes razones por la cuales dejar de usar las hojas de cálculo e implementar un Sistema de Planillas. Buk es software integral de Gestión de Personas que cuenta con este tipo de sistema. Nuestra herramienta te permite automatizar y simplificar el cálculo de las boletas de pago, archivos de PLAME y AFPNet, planilla de remuneraciones, centralización contable, ¡y más! 

Con nuestros reportes personalizados y diferentes perfiles de acceso, la información para quien corresponda y la necesite está disponible permanentemente en el sistema. Dale seguimiento y monitorea el gasto en nómina de tu empresa, creando tus propios reportes, y compartiéndolos con otros usuarios. Conoce más de esta herramienta aquí.