Errores más comunes en el proceso de pago de una planilla

Calcular la planilla de los colaboradores es una de las principales tareas que debe realizar el área de Gestión de Personas. Es muy importante hacerla con orden y poniendo atención a cada detalle, pues, como sabes, hay varios aspectos que debes considerar para determinar los montos correspondientes.

Esta labor no es complicada, pero puede tomar mucho tiempo, más aún si tienes un gran número de colaboradores en tu organización. Si automatizas este proceso, lograrás terminarlo en cuestión de minutos, manejarás con facilidad grandes volúmenes de datos y minimizarás errores. Por ello, contar con un software integral de Gestión de Personas, que tenga incorporado un Sistema de Planilla, puede ser una alternativa que te ayudará a reducir la carga administrativa y así te permitirá enfocarte en crear un lugar de trabajo más feliz.

A continuación, te compartimos los 4 errores más comunes que se pueden producir cuando se pagan las remuneraciones y cómo un Sistema de Planillas puede ayudarte.

¿Cuáles son los errores que debes evitar al realizar el pago de planillas?

Registros manuales de permisos, licencias, descansos médicos

Cuando manejas la planilla de forma manual o con una plataforma poco eficiente, es más difícil tener un control eficaz de las vacaciones, permisos, asistencia o inasistencias justificadas de cada miembro de tu organización. Recuerda que un mal registro puede afectar el cálculo de la remuneración a fin de mes. Por ejemplo, ¿qué sucedería si por un error registraste una licencia remunerada como inasistencia? Tu colaborador perdería ese día de sueldo, lo que podría ser un reclamo a fin de mes para tu empresa.

Errores al calcular el impuesto a la renta de quinta categoría

Todos los colaboradores que trabajen en una empresa y estén registrados en planilla están sujetos a la retención de quinta categoría. Estas rentas de quinta categoría son las que se obtienen cuando un colaborador es dependiente.

Para calcular el monto a descontar por concepto de renta de quinta categoría, tú como empleador debes proyectar los ingresos anuales, verificar si es que supera las 7 UIT y a partir de eso calcular el impuesto anual proyectado y el monto mensual de retención. Muchas veces se cometen errores en estos cálculos que luego saltan al momento de hacer el ajuste de ley a fin de año, sobre todo cuando los colaboradores reciben remuneraciones variables, tanto principales como complementarias.

Retraso en el cálculo de la planilla

Si no cuentas con las herramientas adecuadas, el cálculo de la planilla puede tomarte mucho tiempo. Ello puede perjudicar la programación en la fecha de pago, lo que puede traer consecuencias negativas para tu organización.

Demoras en las entregas de boletas de pago

¿Sabías que la boleta de pago, según la normativa vigente, debe ser entregada al colaborador al tercer día hábil, luego de hecho el depósito en su cuenta bancaria? Es decir, el plazo inicia al día siguiente que haces el pago. No entregarlas en el tiempo indicado en la normativa vigente, puede ocasionar sanciones monetarias para tu empresa. La boleta de pago es muy importante para el colaborador, ya que acredita el vínculo laboral.

¿Cómo evitar errores?

Como has observado, los principales errores al momento de hacer el cálculo de planillas se dan principalmente porque la información se lleva de manera manual, no se cuentan con las herramientas indicadas y porque hay varios aspectos que se deben de tomar en cuenta para efectuarlos. Puede haber errores de cálculo, de asistencia, de haberes, descuentos en el impuesto a la renta, y muchos otros más.

Tal como te mencionamos al inicio de esta nota, una forma de evitar errores es automatizar estos procesos, y esto se logra mediante la adquisición de un sistema que te ayude a gestionar toda la planilla sin tener que incurrir en ningún tipo de cálculo manual.

Sistema de planillas: una solución innovadora

Para minimizar los errores que pueden surgir en el desarrollo de esta tarea, comienza a considerar implementar un software que te permita hacer estas acciones de manera automática.  Buk es un software integral de Gestión de Personas que cuenta con un Sistema de planillas que te permite automatizar y simplificar el cálculo de boletas de pago, archivos de PLAME y AFPnet, entre otros, minimizando cualquier tipo de error que se pueda generar por hacerlo de manera manual o con una plataforma anticuada.

Registra y calcula de manera correcta lo correspondiente a vacaciones, licencias, descansos médicos, subsidios y permisos. 

¡Simplifica tu proceso de cálculo de planilla generando todos los archivos de cierre de mes en cuestión de minutos! Tus colaboradores tendrán sus boletas de pago disponibles en línea y en sus correos personales, evitando así cualquier demora en la entrega de las boletas.

El sistema hace los cálculos de haberes y descuentos de manera automática. Tú defines la lógica del cálculo, pudiendo crear bonos, proporcionales e incluso formulados de forma simple y ordenada, esto te ayudará también a reducir cualquier tipo de error que se genere al momento de calcular la planilla. Conoce más de Buk aquí.