Caso de Éxito Bsale: "La gestión administrativa que teníamos se tornó más ágil y se disminuyeron los errores"

Sabemos que el área de Recursos Humanos concentra y gestiona una gran cantidad de información. Sus tareas diarias van desde archivar los datos personales de colaboradores, calcular y pagar la planilla, hasta promover la cultura y talento en la organización. Sin duda, puede llegar a ser un trabajo abrumador si es que no se cuentan con las herramientas necesarias para agilizar los procesos internos. Bsale, una compañía que ofrece un software de venta con boleta electrónica pensado para las PYMES, identificó la necesidad de automatizar sus procesos y fue así como encontró en un  Buk una alternativa que le permitió reducir en un 30% el tiempo invertido en sus procesos administrativos.

Conversamos con Carolina Coldeira, líder de Recursos Humanos Latam de Bsale, quien nos contó cómo Buk ayudó a su área a manejar sus procesos de manera más eficiente y el impacto que ha tenido la plataforma en sus colaboradores. 

Aquí te compartimos parte de lo que fue nuestra entrevista junto a Carolina.

¿Cómo llegaron a Buk y por qué decidieron implementar la herramienta?

Llegamos a Buk por dos caminos. Primero, por una sugerencia de María Elvira Montero, cofundadora de Bsale. Por otro lado, yo pertenezco a la red de Recursos Humanos de Chile y ahí me compartieron información de Buk. Justo fue en un momento donde con Yesenia Soto, que es parte del equipo de RR.HH, estábamos viendo la manera de optimizar nuestros tiempos. Entonces, aparece Buk en nuestro camino y generamos la demo. Vimos que Buk, en comparación con otras empresas que habíamos buscado, era la que realmente suplía nuestras necesidades. Presentamos el proyecto, desde punto de vista de que con la plataforma ahorrábamos tiempo, y éste fue aprobado. Así que comenzamos con la implementación de la plataforma.

Comenzaron en las oficinas de Chile y, después, decidieron implementarlo en Perú.

Así es. Partimos con Chile y después, ya teniendo manejada la plataforma, la incorporamos a nuestros compañeros de Perú. 

Debido a la pandemia, las empresas se han visto en la necesidad de usar la tecnología, no solo para seguir operando, sino también para automatizar sus tareas en pleno trabajo a distancia. En este contexto, ¿qué tan importante es la automatización de los procesos y qué ventajas encuentras?

Considero que las automatizaciones resuelven varios temas. El principal es el tiempo. De hecho, Bsale también apunta a lo mismo. Desde ahí visualizo beneficios tales como el ahorro, la productividad, mayor rendimiento y así podría mencionar muchos beneficios que implica ahorrar tiempo. La pandemia nos ha permitido conocer otros mundos, pero para eso tuvimos que definir tiempo y destinar energía para adaptarnos. 

En términos de beneficios, yo enfoco mi respuesta en el inicial que tuvo que ver con la implementación de Buk. Como te comentaba, sin duda  al principio demanda tiempo implementar el software porque uno tiene que conocerlo, se tiene que adaptar, etc. Sin embargo, el beneficio a corto plazo fue brindarnos más tiempo. Así lo traduzco. 

La gestión administrativa que nosotros teníamos se tornó mucho más ágil y se disminuyeron los errores. La experiencia hacia nuestros compañeros mejoró e incluso se puso hasta más entretenida. Además, sacamos un 90% de papel circulante en nuestra oficina por lo que es Buk.

Así podría dar otros ejemplos, pero el que rescato más es el tiempo.

En el caso de Bsale, ¿cuáles son los principales procesos internos en los que Buk los ha ayudado? 

Buk llegó a resolver un gran déficit que nosotros teníamos, que era la gestión administrativa de los colaboradores. Si bien, como te comentaba anteriormente, contábamos con una aplicación que era propia, diseñada por nuestros compañeros de desarrollo, pero no era 100% efectiva porque fue a resolver un tema en particular y con Buk pudimos automatizar muchos procesos internos de manera superfácil y ordenada.  Por ejemplo, ahora cada colaborador tiene su ficha personal. Ahí puede encontrar su información, su contrato, acceder a sus liquidaciones de sueldo, saber el saldo de sus vacaciones y puede ir solicitándolas en línea. Es información que ahora está disponible y tiene fácil acceso. En ese sentido, nos ayudó bastante. 

El tema que la gente pudiera solicitar sus vacaciones en línea fue un ¡boom! ¡Fue lo máximo! De hecho, nosotros hicimos un ejercicio para saber cuánto tiempo se redujo para generar la solicitud de vacaciones y éste fue de 10 minutos. 

Imagínate lo retrógrado que era el proceso que teníamos anteriormente. 

Entonces, la herramienta ha impactado de manera positiva en los colaboradores

Sí. Los colaboradores fueron los que aplaudieron la incorporación de Buk porque no existía una ficha personal donde pudieran solicitar sus liquidaciones. Nosotros antes de Buk utilizábamos las liquidaciones de sueldo en una carpeta de un drive, por lo que había el riesgo que esto se pudiera compartir y es información confidencial. Entonces, que esté en nuestra plataforma fue una experiencia bastante buena y positiva en las personas. 

Antes nos preguntaban ¿cuál es el saldo de nuestras vacaciones? Ya esa pregunta no existe. Ellos van (a la plataforma) y consultan solos. 

¿Han pensado ejecutar alguna acción relacionada con la cultura o talento a través de la plataforma? Entiendo que tienen contemplado hacer evaluaciones de desempeño a sus colaboradores.

Se va a hacer la próxima semana. Ya hicimos las pruebas con algunas personas. Visualizamos que la experiencia del ingreso a la plataforma desde el evaluador es bien fácil, muy dinámica. Queríamos darle una connotación de conversación. Entonces, configuramos la evaluación por Buk para que tuviera esa idea o sintonía. Estamos a puertas de poder hacer nuestra primera evaluación de desempeño con una persona que tiene una renovación de contrato. Así que ya pasando el check en términos de cómo se da esa interacción, ya podremos determinar ciertas mejoras. Si no las hay, empezaremos a incorporar el módulo de evaluación de desempeño en toda la organización.  

Aproximadamente, ¿cuánto ha ahorrado la empresa, en tiempo y presupuesto, gracias a la aplicación de la herramienta? 

Mira, no hemos hecho el ejercicio en términos económicos. Pero sí te puedo decir que en términos de horas/hombre lo redujimos en un 30%. 

Si una empresa te pide que le comentes acerca de Buk, ¿qué le dirías?

Lo primero que se me viene a la cabeza es que, si están buscando una herramienta que les simplifique sus procesos y eso les pueda brindar tiempo, Buk es una gran solución. Y no tan solo una gran solución, sino más bien es un aliado. Porque aquí no es tan solo la plataforma la que te brinda la experiencia, sino más bien el mismo grupo de personas que hay detrás de Buk. Nos hemos sentido muy acompañados con Yesenia en todo momento y claramente que Buk, hasta el momento, nos ha entregado lo que necesitamos y cuando hemos observado oportunidades de mejora tenemos también la posibilidad de hacer comentarios. Entonces, eso hace que uno también se sienta partícipe. Así que yo, la verdad podría decir que me considero como una buklover. Los sigo y aprendo mucho de ustedes.

Estoy muy contenta de usar la plataforma. Así que quienes quieran y estén pensando en optimizar sus procesos, mejorar también en la calidad de vida de sus colaboradores, en término de las experiencias que les pueda brindar, Buk es una gran solución.