Caso de éxito Buk: SuperPet

Uno de los principales motivos que tienen las empresas para sumarse a la transformación digital es optimizar su gestión documental. Con la pandemia, se visualizó la necesidad de contar con documentos digitalizados para agilizar trámites y facilitar la firma de los mismos.
 
SuperPet, un negocio que vende productos para mascotas como alimentos, accesorios, ropa y fármacos, enfocados en perros y gatos, requería más eficiencia en la gestión de sus contratos y políticas. Es por ese motivo que recurren a Buk, software integral de Gestión de Personas. 

Diana Cuba, subgerente de Gestión Humana en SuperPet, nos comenta cómo Buk los ha ayudado con su gestión documental y su proceso de selección de nuevos talentos. Además, también nos explica cuáles han sido los principales beneficios que han encontrado al usar el Learning Management System (LMS) para las capacitaciones de sus colaboradores.

¿Cómo y por qué decidieron implementar Buk?

Nació la necesidad de poder tener una plataforma donde podamos alojar todos nuestros files de personal, tener una búsqueda más rápida y efectiva. También poder tener documentos considerando la rotación que nosotros tenemos, documentos como contratos y políticas de manera rápida y efectiva con su firma. Entonces, así es como llegamos a Buk. 

Buk nos brindó esta solución de poder tener toda nuestra gestión administrativa documentaria en un solo lugar.

Antes de Buk, ¿qué dolores tenían en la gestión de documentos en la empresa?

Cuando estuvimos en pandemia, nos dimos cuenta que teníamos mucha documentación en físico y no teníamos un espacio donde dejar los documentos de los nuevos ingresos. Porque a pesar de estar en pandemia y la mayoría de personas estaba en casa, nosotros sí atendíamos de manera presencial. Entonces, nuestros incorporados tenían que venir a la oficina para dejar la documentación y tenía que ser recibido por alguien. 

Vimos en Buk una ayuda para que esto se haga de manera virtual y tener agilidad para poder hacer estas incorporaciones. 

¿Consideras que el módulo de selección les ha facilitado los procesos de búsqueda?

Ahora que hemos implementado el módulo de selección, nos ha ayudado a tener una gestión más correcta de las búsquedas porque los requerimientos ya no vienen solo por correo, por un mensaje o llamada, sino que, a través de la plataforma todos nuestros usuarios saben que tienen que hacer su solicitud. Así queda registrado y nosotros iniciamos el proceso de cobertura. 

Entonces, eso nos facilita a nosotros en no tener que hacer reprocesos o que existan confusiones en las coberturas de posiciones.

¿Cuáles han sido los principales beneficios del LMS (Learning Management System) hacia los colaboradores y la organización?

Desde el año pasado venimos explotando la plataforma de Buk de capacitación junto con el equipo que también se ha formado de entrenadores y nuestro especialista. La idea es que Superpet tenga una escuela interna de generación de conocimiento. Y al considerar que nuestro personal de ventas, sobre todo está en campo, la plataforma nos ayuda a nosotros a que se genere una autogestión del conocimiento, acompañado obviamente de nuestros entrenadores.

Entonces, la plataforma LMS nos ayuda en la generación de nuestra propia información. No solamente información que se puede tener bajo la plataforma común, sino que también la información que nosotros generamos de conocimientos de productos, técnicos e, inclusive, ahí estamos colocando todos nuestros procesos. 

¿Cómo definirías a Buk en una sola palabra?

Eficiencia. A nosotros nos ha generado una mejora dentro de nuestro proceso, sobre todo en gestión documentaria y capacitación que eran nuestras mayores necesidades hace uno o dos años atrás. Ahora estos procesos han mejorado grandemente porque la plataforma aloja todo lo que necesitamos y nos genera ahorros en las horas hombre invertidas por nuestros colaboradores para hacer otras gestiones