Control de asistencia: conoce las formas para gestionarlo

Hoy en día, más empresas tienen claro que los colaboradores pueden trabajar desde cualquier lugar, cumpliendo con sus tareas. Ello, a raíz de la instauración del trabajo remoto en el momento más crítico de la pandemia. El estilo de trabajo por objetivos tiene muchas ventajas, entre las que podemos destacar que genera una mayor productividad en los colaboradores, pues se sienten más motivados al tener horarios flexibles y la opción de poder trabajar desde donde se sientan más cómodos. Ello también impacta positivamente en su creatividad y autorrealización.

Sin embargo, existen algunos casos donde sí se requiere el registro de horas o la jornada laboral, por ejemplo, como los colaboradores que realizan trabajos operativos en mineras o constructoras. Hay diferentes alternativas tecnológicas mediante las cuales se puede tener este control de asistencia de una forma ordenada y segura, cumpliendo así con lo determinado por las leyes vigentes.

A continuación, te contamos acerca de las diferentes formas de registrar la asistencia y cómo la tecnología puede ayudarte con esa tarea.

¿Cómo llevar el control de asistencia en tu empresa?

Antes de elegir el método que usarás para el control de la asistencia, tienes que pensar en las necesidades que tiene tu empresa. Recuerda que el registro puede hacerse por un medio físico como un cuaderno o formulario con formato kardex, o en formato digital. Nuestra recomendación es que utilices medios tecnológicos, ya que te será mucho más fácil tener la información precisa y hay menos posibilidad de que ésta pueda ser adulterada y deteriorarse con el paso del tiempo, con lo cual cumplirás con lo que indica nuestra normativa, específicamente en el Decreto Supremo N°004-2006-TR.

Aquí te presentamos opciones digitales que puedes aplicar en tu empresa para cumplir con las condiciones que se establecen en la normativa.

Ingresa y registra la información a través de un software: si tu empresa funciona bajo una modalidad de trabajo híbrido, entonces, puedes ingresar la información de permisos y  vacaciones, de forma manual a través de un software integral de Gestión de Personas como  Buk. Por ejemplo, si un colaborador solicita sus vacaciones, puedes configurar un flujo de aprobación que responda a la estructura de tu organización. Con la herramienta de Asistencia, puedes ingresar la información para hacer el registro de los días que tomará tu trabajador por ese concepto. Además, él podrá visualizar desde su portal cuál es su saldo de vacaciones y las solicitudes que ha realizado anteriormente. Al tener toda la información en un solo lugar, evitas que las solicitudes y aprobaciones se pierdan entre correos electrónicos.

Buk también te permite registrar la información relacionada a las horas extras, horas no trabajadas, los feriados laborados y las ausencias de todos tus trabajadores en el mes. 

Esta alternativa es ideal para empresas donde se promueve una comunicación cercana entre los colaboradores y sus líderes. 

Integra un sistema de control de asistencia a tu software de Gestión de Personas : en el caso que tu empresa requiera un control de asistencia más detallado con el horario de entrada y salida de los colaboradores, pues no tienen un trabajo administrativo, sino operativo como los casos que mencionamos al inicio de la nota, puedes optar por un control de asistencia media, es decir, tener un sistema para registrar la asistencia e integrarlo al software que utilizas para la gestión de tu área de Recursos Humanos. Buk está integrado de forma nativa con los mejores softwares de control de asistencia, de forma que mantienes la información sincronizada de los sistemas que uses. 

Lo positivo de esta alternativa es que te da la opción de elegir al proveedor que mejor se adapte a tu sistema de RR.HH y a las necesidades de tu compañía.

Utiliza un software que incluya un sistema de control de asistencia: puedes contratar un software integral que no solo te ayude con las tareas administrativas de tu área de Gestión de Personas, sino que también tenga incorporado un sistema de control de asistencia, el cual ya cuenta con un reloj control, que es una herramienta que registra la entrada y salida de los colaboradores. Ésta puede funcionar a través de una tarjeta o la huella dactilar. 

Cabe mencionar que existen softwares como Ctrl by Buk que te permite marcar la asistencia desde diferentes dispositivos: app móvil, huella, equipos biométricos, medición de temperatura y QR.

Próximamente, en Perú contaremos con Ctrl by Buk, una herramienta con la que podrás supervisar el ingreso y la asistencia de tus colaboradores desde cualquier lugar. 

Como ves, existen diferentes métodos para el control o registro de la asistencia. Solo ten en cuenta el trabajo que realicen en tu empresa, sus necesidades y elegir la mejor alternativa que te permita tener la información en orden para que así cumplas con lo que solicitan los entes reguladores.