Política de gestión de activos: controla, optimiza y automatiza

Una política de gestión de activos bien definida te permite tener el control total sobre los recursos físicos y digitales de tu empresa: desde laptops y celulares hasta licencias de software. En el contexto actual, donde la trazabilidad y el cumplimiento normativo son clave, apoyarte en una herramienta digital marca la diferencia.

Con el nuevo módulo de gestión de activos de Buk, puedes centralizar tu inventario, automatizar entregas y devoluciones, y llevar un registro detallado del ciclo de vida de cada activo. Todo esto con una solución pensada para la realidad de las empresas peruanas.

Tabla de contenido

1. Política de gestión de activos: controla y optimiza tus recursos desde un solo lugar
2. ¿Qué es una política de gestión de activos y por qué implementarla en tu empresa?
3. Gestión de activos en Recursos Humanos: más que control de inventario
4. Ventajas de un software de gestión de activos como Buk
5. Impacto directo en la experiencia del colaborador
6. ¿Cómo funciona el nuevo sistema de gestión de activos de Buk?
7. Lo que ofrece el módulo de Buk
8. Integraciones clave para una política de gestión de activos efectiva
9. Conclusión
10. Preguntas frecuentes sobre gestión de activos
    

¿Qué es una política de gestión de activos y por qué implementarla en tu empresa?

En una empresa, los activos como computadoras, herramientas de trabajo o licencias digitales son parte fundamental de las operaciones del día a día. Pero, ¿cómo asegurarnos de que estén bien registrados? Aquí es donde entra en juego una política de gestión de activos: un conjunto de reglas y procesos que ayudan a administrar de manera ordenada todos estos recursos.

Aplicar esta política en una empresa peruana significa tener claro, por ejemplo, cuándo se compró un equipo, quién lo tiene asignado, cuánto tiempo ha estado en uso o cuándo corresponde su baja contable. Esto no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también permite cumplir con exigencias de la SUNAT, preparar auditorías laborales y planificar futuras compras con base en datos reales.

Gestión de activos en Recursos Humanos: más que control de inventario

En muchas organizaciones, la responsabilidad de la gestión de activos es velada por el área de Recursos Humanos. Ya que en su mayoría, son ellos quienes coordinan la entrega de herramientas de trabajo al personal. Este proceso es riguroso, porque se pueden entregar cosas de valor como autos, medios de transporte o uniformes que generan un costo para la empresa. Con una herramienta adecuada, esta área puede: 

• Asignar activos de forma precisa, según el cargo y las funciones de cada trabajador.
• Tener visibilidad en tiempo real de qué persona tiene qué recurso, y en qué estado se encuentra.
• Automatizar tareas repetitivas, como las actas de entrega o devolución.
• Resguardar evidencia para auditorías, especialmente importantes en caso de inspecciones del Ministerio de Trabajo o revisiones contables.

En Perú, estos controles no son solo buenas prácticas: también son una forma de mitigar riesgos legales y financieros.

Ventajas de un software de gestión de activos como Buk

Tener una hoja Excel con el inventario ya no es suficiente. Las empresas que quieren operar con eficiencia están migrando hacia soluciones digitales especializadas, como el nuevo módulo de gestión de activos de Buk, que permite llevar un control integral desde una sola plataforma.

Estas son algunas de sus ventajas más notables:

• Reduce costos al evitar compras innecesarias y mejorar la rotación de equipos.
• Organiza el inventario con criterios personalizados, accesible en tiempo real.
• Facilita la planificación, anticipando mantenimientos, renovaciones o retiros.
• Brinda datos confiables para tomar decisiones sobre compras o reasignaciones.
  
  

Un estudio de Capterra mostró que más del 70% de los equipos no devueltos generan pérdidas de hasta $2,000 por unidad. Una mala gestión de activos puede convertirse en un gasto oculto recurrente.

Impacto directo en la experiencia del colaborador

Cuando una persona ingresa a una empresa y recibe de inmediato su equipo, con todo en orden y bien documentado, la impresión que se lleva es de seriedad y eficiencia. Ese tipo de detalles construyen una experiencia positiva desde el primer día.

Una buena política de gestión de activos permite:

• Agilizar la inducción del nuevo talento con herramientas listas para usar.
• Aumentar la confianza, al dejar clara la responsabilidad sobre los recursos entregados.
• Mejorar la visibilidad, ya que el colaborador puede revisar desde su perfil qué activos tiene asignados.
  
  

Esto genera una relación más transparente entre el equipo y la empresa, y ayuda a fortalecer la cultura organizacional.

¿Cómo funciona el nuevo sistema de gestión de activos de Buk?

Este módulo fue diseñado pensando en las necesidades de las áreas de Talento y Administración. ¿El objetivo? Que la gestión de activos deje de ser una tarea manual, descentralizada y propensa a errores.

Con Buk puedes:

• Llevar un inventario digital centralizado.
• Registrar cada entrega y devolución desde la ficha del colaborador.
• Activar flujos automáticos de aprobación, sin necesidad de correos o papeles.
• Obtener reportes y métricas con información clave para el negocio.
• Gestionar la depreciación contable de los activos.
• Personalizar las reglas de asignación según área, cargo o tipo de contrato.
  
  

Todo esto se integra con otros módulos de Buk, facilitando la gestión del ciclo de vida completo del colaborador.

Lo que ofrece el módulo de Buk

Estas son algunas de las funcionalidades que hacen que este sistema sea una herramienta completa para empresas peruanas:

• Catálogo de productos para construir tu inventario con detalle.
• Vista clara del estado de cada activo (nuevo, asignado, en mantenimiento, etc.).
• Campos personalizados para adaptarse a diferentes tipos de bienes.
• Historial de movimientos para cada activo registrado.
• Exportación de datos con configuraciones flexibles.
• Panel de solicitudes pendientes, ideal para los administradores del sistema.
• Integración con workflows, que conecta todo el proceso desde el ingreso hasta la salida del trabajador.

Integraciones clave para una política de gestión de activos efectiva

Una política de gestión de activos solo funciona si está respaldada por tecnología que facilite su cumplimiento. Por eso, el módulo de Buk se potencia aún más con estas integraciones:

• Firma digital y gestión documental: genera actas listas para firmar, evitando documentos impresos o correos sin trazabilidad.
• Workflows automatizados: centraliza y simplifica la solicitud y entrega de activos con pasos definidos y aprobadores establecidos.

Estas herramientas no solo agilizan el trabajo diario, sino que también reducen los riesgos operativos y fortalecen el cumplimiento legal ante SUNAFIL o SUNAT.

Conclusión

Tener una política de gestión de activos bien implementada permite alinear procesos, personas y herramientas desde un solo lugar. Con Buk, puedes controlar el inventario de forma automatizada, reducir pérdidas, cumplir normativas y ofrecer una mejor experiencia a tus equipos.

¿Listo para optimizar la gestión de activos en tu empresa? Automatiza y centraliza tus recursos con Buk y mejora tu estrategia de Recursos Humanos desde hoy.

Preguntas frecuentes sobre gestión de activos

¿Qué tipos de activos se pueden gestionar?
Tanto físicos (computadoras, equipos) como digitales (licencias, software), además de activos intangibles relacionados con el trabajo remoto.

¿Se puede personalizar el sistema según la organización?
Sí, desde los flujos hasta los tipos de activos, categorías, reportes y responsables. Todo se adapta a las necesidades de tu empresa.

¿Cómo ayuda el sistema en auditorías o fiscalizaciones?
Centraliza evidencia de entregas, genera trazabilidad, ahorra tiempo en fiscalizaciones y reduce riesgos legales al cumplir con la normativa vigente.