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Gestión de personas

¿Qué es la gestión documental?

En toda organización, el manejo de documentos y almacenamiento de la información es clave. Aquí te contamos más sobre qué es la gestión documental y los beneficios que puede ofrecer al área de Recursos Humanos.

<span id=hs_cos_wrapper_name class=hs_cos_wrapper hs_cos_wrapper_meta_field hs_cos_wrapper_type_text style= data-hs-cos-general-type=meta_field data-hs-cos-type=text ¿Qué es la gestión documental?

| 3 Minutos de lectura

| Publicación enero 29, 2024| Última actualización septiembre 17, 2024


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A inicios de año, es común que las empresas inicien nuevos procesos de selección, realicen cambios internos o actualicen sus políticas. Todo esto genera documentos que deben ser gestionados, como los contratos laborales en Recursos Humanos que necesitan ser firmados.

 

Cada vez más empresas buscan dejar atrás el papel y digitalizar su documentación. En esta nota te explicamos qué es la gestión documental y te mostramos una herramienta que te ayudará a optimizarla.


Función de la gestión documental en las organizaciones

Antes de conocer cuál es su propósito, te contamos brevemente qué es la gestión documental. Se le puede definir como un grupo de buenas prácticas que permiten almacenar y clasificar de forma adecuada los archivos y registros que tiene una empresa. 

Su propósito es ayudar a que los equipos de las áreas de Recursos Humanos, Finanzas y Administración, que por lo general realizan varios procesos administrativos, puedan buscar y encontrar la información que necesitan sin mayor dificultad, lo que contribuye al ahorro de su tiempo y ser más organizados.

La gestión documental ofrece múltiples ventajas para las empresas modernas. En primer lugar, ayuda a ahorrar tiempo y espacio, ya que todo queda almacenado digitalmente, evitando la necesidad de buscar papeles en archivos físicos. Además, brinda mayor seguridad, ya que los documentos pueden protegerse con contraseñas y cifrado, asegurando que solo las personas autorizadas tengan acceso.

 

Otra gran ventaja es el acceso rápido y remoto. Con solo una conexión a internet, es posible consultar, compartir o modificar documentos desde cualquier lugar. Además, la gestión documental optimiza los procesos internos, automatizando tareas como la revisión y aprobación de documentos, lo que agiliza el flujo de trabajo.

Digitalización: la clave para tu gestión documental

La digitalización en la gestión documental brinda grandes ventajas, en mayor medida a la eficiencia en las tareas y ahorro de tiempo. Si nos enfocamos en los beneficios que da a las áreas de Recursos Humanos, podemos mencionar los siguientes:

- Permite facilitar la clasificación y almacenamiento de documentos.


- Ayuda a evitar la pérdida de información.


- Brinda mayor trazabilidad y locación.


- Contribuye a agilizar los flujos de trabajo.


- Permite crear documentos de manera fácil con la ayuda de plantillas. 



Además, si cuentas con un sistema alojado en la nube, puedes traspasar data que antes se almacenaba en discos duros o en documentos impresos.

Por otro lado, una herramienta que ha demostrado ser efectiva y que más empresas están aplicando es la firma electrónica. Esta puede ser usada para que la gestión de firmar contratos, anexos o certificados sea más fácil. Te invitamos a conocer más sobre sus beneficios en la siguiente nota.

 

¡Con un software integral de RR.HH es más sencillo!

Sin duda, como líder del área de Gestión Humana necesitas una gestión documental eficiente y que las tareas administrativas de tu equipo se desarrollen de manera óptima. Por eso, te recomendamos contratar un software integral que te permitirá, desde una sola plataforma, gestionar las necesidades de todos miembros de tu empresa. Por eso, te presentamos a Buk, un software integral en la nube con el podrás automatizar el cálculo de la planilla, evaluar el desempeño, capacitar a tus colaboradores y más. Nuestra plataforma cuenta con funciones de gestión documental. Con Buk podrás crear plantillas que te servirán para elaborar contratos, anexos, certificados, etc. También, podrás cargar de forma masiva documentos importantes (reglamentos internos, código de ética, entre otros) y generar y guardar la trazabilidad de los mismos.

Además, contamos con una firma electrónica que funciona con una metodología de usuario-clave y de doble autentificación, desde tu celular o cualquier dispositivo conectado a internet. Nuestra plataforma te permite generar y guardar toda la trazabilidad del documento y firma. 

Si quieres conocer más detalles de nuestras soluciones, agenda una llamada con nosotros aquí

 

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