¿Qué es la gestión documental?

A inicio de año, es muy común que en las empresas se inicien nuevos procesos de selección, haya cambios internos o se actualicen las políticas o códigos de ética. Estas acciones implican la creación, manejo y actualización de documentos. Por ejemplo, desde el área de Recursos Humanos, se elaboran los contratos laborales de los nuevos talentos que ingresen y se debe gestionar su firma. 

Hoy en día cada vez más organizaciones quieren dejar atrás el papel y manejar su documentación de manera digital. En esta nota, te contamos qué es la gestión documental y te comentamos cuál es la herramienta que puedes usar para potenciarla. 

Función de la gestión documental en las organizaciones

Antes de conocer cuál es su propósito, te contamos brevemente qué es la gestión documental. Se le puede definir como un grupo de buenas prácticas que permiten almacenar y clasificar de forma adecuada los archivos y registros que tiene una empresa. 

Su propósito es ayudar a que los equipos de las áreas de Recursos Humanos, Finanzas y Administración, que por lo general realizan varios procesos administrativos, puedan buscar y encontrar la información que necesitan sin mayor dificultad, lo que contribuye al ahorro de su tiempo y ser más organizados.

Una de las grandes ventajas de la gestión de documentos es que hoy tienes a tu disposición diferentes plataformas o sistemas que sirven como soporte para agilizar tareas repetitivas y cotidianas. ¡Esto se traduce en menos tiempo para crear documentos, archivar y buscar papeles! Con ello, tendrás más disponibilidad para dedicarte a tareas más estratégicas y de valor.  

Digitalización: la clave para tu gestión documental

La digitalización en la gestión documental brinda grandes ventajas, en mayor medida a la eficiencia en las tareas y ahorro de tiempo. Si nos enfocamos en los beneficios que da a las áreas de Recursos Humanos, podemos mencionar los siguientes:

- Permite facilitar la clasificación y almacenamiento de documentos.

- Ayuda a evitar la pérdida de información.

- Brinda mayor trazabilidad y locación.

- Contribuye a agilizar los flujos de trabajo.

- Permite crear documentos de manera fácil con la ayuda de plantillas. 

Además, si cuentas con un sistemas alojado en la nube, puedes traspasar data que antes se almacenaba en discos duros o en documentos impresos.

Por otro lado, una herramienta que ha demostrado ser efectiva y que más empresas están aplicando es la firma electrónica. Esta puede ser usada para que la gestión de firmar contratos, anexos o certificados sea más fácil. Te invitamos a conocer más sobre sus beneficios en la siguiente nota.

¡Con un software integral de RR.HH es más sencillo!

Sin duda, como líder del área de Gestión Humana necesitas una gestión documental eficiente y que las tareas administrativas de tu equipo se desarrollen de manera óptima. Por eso, te recomendamos contratar un software integral que te permitirá, desde una sola plataforma, gestionar las necesidades de todos miembros de tu empresa. Por eso, te presentamos a Buk, un software integral en la nube con el podrás automatizar el cálculo de la planilla, evaluar el desempeño, capacitar a tus colaboradores y más. Nuestra plataforma cuenta con funciones de gestión documental. Con Buk podrás crear plantillas que te servirán para elaborar contratos, anexos, certificados, etc. También, podrás cargar de forma masiva documentos importantes (reglamentos internos, código de ética, entre otros) y generar y guardar la trazabilidad de los mismos.

Además, contamos con una firma electrónica que funciona con una metodología de usuario-clave y de doble autentificación, desde tu celular o cualquier dispositivo conectado a internet. Nuestra plataforma te permite generar y guardar toda la trazabilidad del documento y firma. 

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