Una enfermedad o un accidente pueden interrumpir la actividad laboral de un trabajador y, al mismo tiempo, generar obligaciones para el área de Recursos Humanos. En Perú, existe el subsidio por incapacidad temporal, una prestación económica de EsSalud que busca compensar la pérdida de ingresos durante determinados períodos. Conocer quién asume el pago, cómo se calcula el subsidio y qué documentos deben presentarse permite evitar errores en la planilla y contingencias para la empresa.
¿Qué es el subsidio por incapacidad temporal de EsSalud y quién lo otorga?
El subsidio por incapacidad temporal es una prestación económica de EsSalud destinada a compensar la pérdida de ingresos del trabajador asegurado que no puede realizar sus actividades regulares debido a una enfermedad o accidente.
Aunque suelen utilizarse como sinónimos. El descanso médico, el CITT y el subsidio no son lo mismo:
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Concepto |
¿Qué significa? |
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Descanso médico |
Indica que el trabajador debe suspender temporalmente sus labores por motivos de salud. |
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CITT |
Certificado de Incapacidad Temporal para el Trabajo que acredita la incapacidad ante EsSalud. |
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Subsidio |
Prestación económica que compensa los ingresos durante el período que corresponde a EsSalud. |
¿Cuánto es el subsidio de EsSalud por incapacidad temporal?
Para un trabajador con 12 meses completos de aportaciones, el subsidio diario se obtiene sumando las remuneraciones de los 12 meses anteriores al mes en que inicia la incapacidad y dividiendo el resultado entre 360.
Fórmula:
Subsidio diario = suma de remuneraciones de los 12 meses previos ÷ 360
El resultado se multiplica por el número de días que correspondan al período subsidiado.
Ejemplo práctico de cálculo
Caso 1: sueldo fijo
Un trabajador percibe S/ 2,400 mensuales y tiene una incapacidad temporal de 30 días. Restando los primeros 20 días de incapacidad que asume el empleador, le corresponden 10 días subsidiados:
- Remuneraciones de 12 meses: S/ 28,800 (S/ 2,400 x 12)
- Promedio diario: S/ 28,800 ÷ 360 = S/ 80
- Subsidio por 10 días: S/ 800
Los primeros 20 días son asumidos por el empleador, los 10 días siguientes corresponden al subsidio de EsSalud.
DATO: No se consideran gratificaciones dentro del recuento de las remuneraciones.
Caso 2: remuneración variable
En remuneraciones variables deben considerarse los conceptos que cumplan las condiciones de regularidad establecidas por la normativa como comisiones. En dicho caso, se suma el total de ingreso de los últimos 12 meses. Si las remuneraciones computables de los 12 meses suman S/ 43,200:
- Promedio diario: S/ 43,200 ÷ 360 = S/ 120
- Subsidio por 10 días: S/ 1,200
Si el trabajador tiene menos de 12 meses de aportes, el cálculo se realiza considerando el período efectivamente afiliado, según las reglas aplicables al subsidio.
¿Quién tiene derecho al subsidio por incapacidad temporal?
Para acceder a esta prestación, el trabajador debe cumplir determinadas condiciones:
- Mantener un vínculo laboral vigente.
- Contar con tres meses consecutivos de aportaciones o cuatro no consecutivos. Estos aportes deben ser dentro de los seis meses previos al inicio de la incapacidad.
- En caso de accidente, basta con que el asegurado esté afiliado al momento en que ocurre la contingencia.
- Contar con el CITT que sustente el período de incapacidad.
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Situación |
Requisito de aportación |
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Enfermedad |
3 meses consecutivos o 4 no consecutivos en los 6 meses previos |
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Accidente |
Basta la afiliación, según las condiciones establecidas por EsSalud |
¿Cuándo se aplica el subsidio y quién paga cada tramo?
Los primeros 20 días de incapacidad temporal se acumulan por trabajador durante cada año calendario y son asumidos por el empleador. A partir del día 21, corresponde el subsidio de EsSalud.
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Período |
Responsable del pago |
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Días 1 al 20 |
Empleador |
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Desde el día 21 |
EsSalud, mediante el subsidio |
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Máximo |
11 meses y 10 días consecutivos |
Por ejemplo, si un trabajador acumula 10 días de descanso médico en marzo y posteriormente otros 15 días en agosto, los primeros 20 días del año calendario serán responsabilidad del empleador. El subsidio comenzará a partir del día 21 acumulado.
¿El subsidio por incapacidad temporal está afecto a AFP, ONP y EsSalud?
Sí está afecto a AFP y genera período de aportación para ONP. Por otro lado, no está sujeto al aporte a EsSalud como remuneración del trabajador ni al impuesto a la renta de quinta categoría.
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Concepto |
¿Afecto? |
Tratamiento |
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AFP |
Sí |
Forma parte de la base correspondiente |
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ONP |
Sí |
El período subsidiado se considera período de aportación |
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EsSalud |
No |
No genera aporte sobre el subsidio |
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Quinta categoría |
No |
El subsidio no está afecto al impuesto |
En la PLAME, Recursos Humanos debe registrar correctamente los días subsidiados y los conceptos correspondientes, diferenciándolos de los días asumidos directamente por el empleador.
¿Cómo afecta el subsidio a la CTS, gratificaciones y vacaciones?
El período de incapacidad puede tener efectos distintos según el beneficio laboral:
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Beneficio |
¿Computa? |
Límite o consideración |
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CTS |
Sí |
Hasta 60 días por año |
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Gratificaciones |
Sí |
El período subsidiado se considera tiempo computable |
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Vacaciones |
Sí |
Hasta 60 días de inasistencia por enfermedad o accidente al año |
¿Cómo solicitar y cobrar el subsidio por incapacidad temporal en VIVA EsSalud?
El circuito habitual funciona de la siguiente manera: el empleador paga el subsidio al trabajador, solicita posteriormente el reembolso y EsSalud devuelve el monto que corresponda, siempre que se cumplan los requisitos.
Paso 1: Obtener o canjear el CITT
El trabajador debe contar con el Certificado de Incapacidad Temporal para el Trabajo (CITT). Cuando el descanso fue emitido mediante un certificado médico particular, puede ser necesario realizar su validación o canje ante EsSalud.
Paso 2: Pagar el subsidio al trabajador en planilla
El empleador realiza el pago al trabajador de la forma habitual, considerando el período que corresponda al subsidio.
Paso 3: Registrar la solicitud en VIVA
El empleador presenta la solicitud de reembolso a través de VIVA EsSalud, utilizando el Formulario 1040 y adjuntando la documentación requerida.
Paso 4: Cobrar el reembolso de EsSalud
Luego de la evaluación, EsSalud efectúa el reembolso correspondiente al empleador. La solicitud debe presentarse dentro del plazo de seis meses establecido para evitar la pérdida del derecho al reembolso.
En determinados casos especiales, EsSalud contempla el pago directo al trabajador, por lo que debe verificarse previamente quién es el responsable de realizar el trámite según el tipo de asegurado.
5 errores de RR. HH. que hacen perder el reembolso del subsidio
1. No acumular los 20 días por año calendario
Contabilizar cada descanso de manera independiente puede provocar que la empresa asuma incorrectamente el pago o solicite un reembolso que no corresponde. La solución es llevar un control acumulado por trabajador.
2. Dejar vencer el plazo de 6 meses
Una solicitud presentada fuera del plazo puede generar la pérdida del derecho al reembolso. Por eso, conviene establecer alertas desde la fecha en que termina el período de incapacidad.
3. No canjear certificados particulares por el CITT
El certificado médico particular no reemplaza necesariamente al CITT para sustentar el subsidio. No realizar la validación correspondiente puede impedir la recuperación del monto pagado.
4. Calcular mal el promedio con remuneración variable
Excluir conceptos computables o incluir pagos que no cumplen los criterios establecidos puede alterar el monto del subsidio. El cálculo debe considerar las reglas específicas para remuneraciones variables.
5. Tener aportes impagos a EsSalud
Las obligaciones pendientes del empleador pueden generar contingencias y afectar la procedencia del reembolso. Mantener los aportes declarados y pagados reduce este riesgo.
Cómo un software de RR. HH. simplifica la gestión de subsidios
La gestión de subsidios requiere conectar información de asistencia, descansos médicos y planilla. Un software de RRHH puede ayudar a controlar los días acumulados por cada trabajador, generar alertas sobre plazos, automatizar el cálculo del promedio remunerativo y aplicar correctamente las afectaciones en planilla.
Esto permite reducir tareas manuales y, sobre todo, contar con trazabilidad sobre cada período de incapacidad. Para Recursos Humanos, el objetivo no es solo pagar correctamente al trabajador, sino también evitar que un error administrativo termine convirtiéndose en un costo para la empresa. Puedes visualizar la siguiente demo y conocer más sobre las soluciones de Buk.
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