Gestiona tus documentos y utiliza nuestra firma electrónica

Hoy la tecnología es fundamental en el ámbito empresarial, haciendo los procesos más eficientes y reduciendo costos. Por ejemplo, gracias a la gestión documental digital, las áreas de Gestión de Personas pueden acelerar trámites, centralizar la información en un solo lugar y tenerla segura.

Por otro lado, usando herramientas como la firma electrónica, el suscribir los contratos laborales y certificados no implica mucho tiempo de gestión. Además, es importante destacar que su uso se encuentra establecido en la normativa vigente. Si quieres conocer un poco más sobre cómo está regulada su aplicación, te invitamos a leer la siguiente nota.

Por medio de plataformas especializadas es posible tener esta herramienta y contar con una gestión documental eficaz. Buk es un software integral de Gestión de Personas que puede ayudarte en este aspecto. A continuación, te contamos cómo funciona la firma electrónica y la gestión documental de nuestro software. 

Construye plantillas a la medida de tu organización

Con Buk puedes crear las plantillas de tus documentos a medida, lo que te permite definir la estructura y contenido de tus contratos, anexos, certificados y más. Asimismo, puedes dejar variables en tus documentos para que se completen de forma automática, lo que te ayuda a reducir tiempo en esta gestión. 

Carga de forma masiva tus documentos

Desde de nuestra plataforma puedes cargar documentos importantes como el reglamento interno de tu empresa, políticas, código de ética, reglamento SST, entre otros, de una forma masiva, en formato PDF. Lo mejor es que puedes solicitar a tus colaboradores que suscriban estos documentos con la firma electrónica.  

Ahorra tiempo con la firma electrónica 

Contar con una firma electrónica para suscribir contratos laborales, certificados, anexos, etc, te ayuda a agilizar el tiempo que usualmente inviertes en este proceso. Puedes acceder a la plataforma desde cualquier dispositivo conectado a Internet para firmar los documentos, sin la necesidad de trasladarte a la oficina o invertir dinero en un servicio de delivery para que lleve y traiga los documentos firmados. 

Firma desde cualquier lugar

Al estar alojado en la nube, Buk te da la facilidad de acceder a tus documentos desde tu laptop, tablet o smartphone. Lo único que necesitas es estar conectado a Internet y ¡listo! Ya puedes firmar tus documentos, compartirlos con tus colaboradores y centralizarlos en una sola plataforma. 

Trazabilidad del documento y firma

En Buk se genera y guarda toda la trazabilidad del documento y la firma. Desde la plataforma puedes observar, por ejemplo, si un usuario ha hecho algún cambio en un documento y se registra todo el historial de lo que se ha trabajado en él. Por otro lado, la firma electrónica de Buk funciona con una metodología de usuario-clave y doble autentificación, lo que permite tener información de los firmantes. Asimismo, puedes ver datos como e-mail, fecha y hora de la firma. También, nuestra firma electrónica cuenta con IP, Token único y código QR.

Automatiza la generación y envío de tus documentos laborales

Con la nueva funcionalidad de Automatizaciones de Workflow, ahora puedes dejar que Buk gestione por ti los documentos que se generan en los momentos clave del ciclo de vida del colaborador. Al registrar un alta, baja o cambio de puesto, la plataforma puede crear automáticamente contratos o anexos utilizando tus plantillas configuradas.

Lo mejor es que no necesitas intervenir manualmente: el sistema completa los datos del colaborador, genera el documento y lo envía a firmar con la firma electrónica de Buk, todo dentro de un mismo flujo. Esta automatización te permite ahorrar tiempo, reducir errores y asegurar que cada documento se procese en el momento correcto, ofreciendo una experiencia más fluida tanto para tu equipo como para tus colaboradores.

¡Buk puede ser tu mejor aliado para realizar las tareas administrativas de tu área de Gestión de Personas! Si quieres conocer de nuestro módulo de Gestión documental y firma electrónica, ingresa aquí.