Transformación Digital:
la guía completa

Te presentamos la guía completa para apoyar la transformación digital, al interior de tu empresa y los beneficios que impactan directamente en la productividad e incluso en el clima laboral.

En esta guía encontrarás:

  • ¿Qué es la transformación digital en la actualidad?
  • El reto de aplicar la transformación digital en tu empresa
  • Cuáles son las herramientas tecnológicas que deberías usar
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Transformación digital: la guía completa
Todo lo que debes saber desde cómo enfrentar la implementación, hasta qué tipo de tecnología utilizar.

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Contenidos

Sección 1:

La transformación digital

Sin duda, la transformación digital ha cobrado mayor relevancia en los últimos años y, junto a ella, han llegado nuevos conceptos e innovadoras herramientas que pueden ser muy complejos de dominar y comprender. 

En Buk sabemos que es muy importante que estés actualizado en este tema y, por ello, elaboramos esta guía para ayudarte.


¡Toma nota y comenzamos!

La transformaciขn digital

La transformación digital: ¿qué es y cómo puedes aplicarla en tu empresa?

La pandemia nos ha demostrado que no podemos encasillarnos en nuestra forma de hacer las cosas y que debemos innovar constantemente para seguir siendo competitivos en el mercado. Si bien es cierto, la transformación digital ya era una tendencia, la crisis sanitaria que se desató a nivel mundial, la colocó como una efectiva solución para que las organizaciones pudieran adecuarse rápidamente al trabajo remoto y así seguir operando. Sin duda, se convirtió en un gran aporte para las empresas.

Pero, ¿qué es la transformación digital?

Antes es necesario que abordemos lo que es la gestión del cambio, que es un concepto muy importante que da soporte a la transformación digital. La gestión del cambio es la base de éste y otros conceptos como la adaptación, agilidad, innovación y resistencia. El término de transformación digital surge de la revolución tecnológica, por ello se cree que este proceso se limita solo a la tecnología. ¡Pero en realidad es un concepto que abarca mucho más!

El IEB School señala que la transformación digital implica todas las “nuevas oportunidades de estrategia de negocios que surgen gracias a la aparición de las tecnologías”. Esto quiere decir que va de la mano con estrategias determinadas por las personas y con los objetivos trazados por la empresa.

Por otra parte, cuando conversamos sobre la transformación digital, nos referimos a lo siguiente:

  1.   Utilizar la tecnología con el propósito de mejorar el rendimiento de la compañía.
  2.   Transformar la empresa para aprovechar las ventajas de las nuevas tecnologías.
  3.   Re-imaginar la experiencia de los clientes, los procesos internos y los modelos de negocio que la organización tiene.

La influencia de la transformación digital se está haciendo más clave en el entorno empresarial. Quienes todavía no la han aplicado se están quedando atrás respecto a la competencia. Para citar un ejemplo, las compañías que operaban con procesos manuales se vieron perjudicadas con la pandemia y con el trabajo a distancia.

La transformación digital no quiere decir digitalización o “hacer las mismas acciones u operaciones, pero desde la computadora”, sino que significa replantearse procesos y sacar el máximo provecho a las tecnologías para obtener mejores resultados. Varios procesos toman mucho tiempo dada la realidad “análoga” de hace algunos años. Sin embargo, hoy es diferente, pues estamos ante un mundo digital donde los procesos y operaciones pueden cambiar y ejecutarse de otra manera.   

 

¿Cómo puedo liderar el proceso de transformación en mi compañía?

Todo proceso que implica un cambio puede ser difícil, por eso es necesario que haya un compromiso por parte de toda la organización. Es relevante tener objetivos definidos sobre qué es lo que se quiere obtener de la transformación y así lograr un proceso más transparente para todos los stakeholders de la empresa.  

Según Baufest, una consultora internacional en software, servicio IT e innovación, las empresas peruanas incrementaron más del 30% su inversión en transformación digital durante el último año.

A continuación, te compartimos algunos conceptos que te pueden ser de utilidad para manejar un liderazgo efectivo en la transformación digital:

 

1. Conseguir el compromiso de la alta dirección de la compañía sobre la relevancia de implementar la transformación digital y que den el apoyo necesario al proceso.

2. Observar las oportunidades claves que hagan factible la implementación de las soluciones y tecnologías digitales.

 

3.Determinar objetivos medibles y significativos que permitan informar y exponer el valor y el retorno de esta inversión.

 

4. Emprender iniciativas “piloto” que brinden un alto potencial de éxito en el corto plazo, con un riesgo limitado y que brinden la posibilidad de desarrollar una cultura de aprendizaje y mejora continua.

 

5. Entender esta iniciativa como una transformación organizacional que viene impulsada por la gestión efectiva de los datos, la tecnología, las personas y los procesos de la organización.

 

6. Incluir y desarrollar talentos, habilidades y una cultura que conlleve a liderar la transformación digital y la incorporación de nuevas maneras de trabajar.

 

7. Integrar un frente activo que de soporte a la gestión del cambio al interior de la compañía y que ayude en la adopción de estas nuevas formas de trabajo.

 

Cuando hayas incorporado los conceptos que hemos visto anteriormente en tu estrategia de transformación, es el momento de darle forma:

1. Forma tu estrategia digital

Es común concebir la idea de que es más efectivo desarrollar múltiples procesos de cambio que ejecutar un solo proceso de gran magnitud. Sin embargo, es crucial emprender un modelo de estrategia digital a largo plazo, ya que se puede distribuir las tareas y hacer más notorio el avance. Asimismo, brinda autonomía a las diferentes unidades de negocio para que puedan perfeccionar y optimizar sus procesos. También se tiene la oportunidad de crear relaciones de confianza entre las personas y tu compañía. Recuerda que el proceso de cambio nunca termina, es permanente.

La visión estratégica que tenemos en la compañía, acerca del proceso de transformación digital, funciona desde una cadena de valor sostenible.

  •         Nos da la posibilidad de visualizar las nuevas oportunidades que nos da la tecnología para obtener ventaja frente a la competencia y así “crear un lugar de trabajo más feliz”.
  •         Nos brinda la oportunidad de laborar como equipos co-responsables. Esto quiere decir que los equipos de la organización son partícipes de los cambios de roles y de un aprendizaje constante.
  •         Produce más plasticidad organizacional mediante la innovación y agilidad. En este punto, la comunicación efectiva es fundamental para determinar objetivos y visibilizar los logros alcanzados.

2. Innova en tu empresa y en tu área de RR.HH

Ten en cuenta que la transformación digital es un cambio cultural. Por ello, ejecuta esta práctica en tu organización y lograrás grandes resultados como priorizar habilidades de liderazgo, feedback, comunicación, empatía, entre otras. Esto permite que motives a tus colaboradores y logres una transición efectiva.

3. Ejecuta proyectos

Una alternativa para desarrollar una gestión del cambio es emprender un plan piloto, previamente estructurado, considerando lo siguiente:

  •         Determina metodologías de instauración de prácticas
  •         Precisa objetivos a corto y largo plazo
  •         Se sugiere proyectos que tengan duración hasta de 100 días
  •         Recolecta buenas prácticas asociadas
  •         Feedback constante
  •         Mejora continua

 4. Mejora y haz seguimiento a los procesos

Es importante optimizar y supervisar los procesos con el apoyo de los líderes y agentes de cambio. Se puede contar con herramientas de soporte para desarrollar el proceso y establecer KPIs. También es fundamental hacer un análisis para observar oportunidades de mejora y precisar los siguientes indicadores: valoración del grado de ejecución de los procesos, nuevos conocimientos y cuánto han optimizado el trabajo.

El reto de la transformación digital en las empresas

La transformación digital ha demostrado ser clave para que las empresas sean competitivas en el mercado y también para que potencien sus procesos internos. Sin embargo, en el Perú todavía su avance es gradual. Según el estudio Transformación digital en Perú, desarrollado por la Escuela de Dirección de la Universidad de Piura y Real Time Management, el 94% de los colaboradores peruanos encuestados considera que la transformación digital es un proceso fundamental en sus empresas. Si bien es cierto, la pandemia forzó a que las empresas aceleraran sus procesos de transformación digital,  un gran número de éstas no estaban preparadas para afrontar este cambio, donde el uso de los recursos digitales se volvió esencial para seguir operando.

El gran reto que tienen las empresas es dejar a un lado la resistencia al cambio y entender que la transformación digital no es un proceso que se emprende para solucionar un problema específico, sino que engloba a todas las áreas de la organización. Ello va a permitir que la compañía sea competitiva, innovadora, flexible a adaptarse a nuevos contextos y eficiente en sus procesos internos. Un ejemplo de este último punto, es la automatización de las tareas administrativas. Esto ayudaría a que el área de Recursos Humanos tenga más tiempo para desarrollar estrategias y acciones determinadas para brindar bienestar y crecimiento profesional a sus colaboradores.

Antes de compartirte los pasos claves para implementar la transformación digital en tu empresa, es muy importante que prepares a tu equipo de trabajo para este cambio. Por ello, te recomendamos lo siguiente:

Comunica el proceso a tu equipo: si quieres iniciar un proceso de cambio, es importante que informes de manera oportuna a tus colaboradores sobre esta decisión y establezcas un diálogo abierto para responder sus dudas.

Programa capacitaciones: tus colaboradores deben entender por qué se están dando estos cambios y cómo el uso de herramientas tecnológicas van a ayudarlos a potenciar su trabajo. Crea un cronograma de capacitaciones para asegurarte que todos puedan conocer los cambios que va a experimentar la organización, desarrollen sus habilidades y así se sientan más seguros ante el cambio.

 

¿Cómo implementar la transformación digital en tu negocio?

Aquí te compartimos los pasos que debes seguir:

Paso 1: Evaluar la situación actual de la compañía

Recuerda que todo cambio toma su tiempo, por ello el proceso de pasar del papel a la nube depende de diferentes factores. El primero está relacionado con analizar detenidamente cuál es la situación actual de tu empresa. Antes de iniciar la transformación digital en tu compañía, es fundamental que revises los procesos, evalúes a tus equipos, las metas, los planes, entre otros aspectos. La implementación del Big Data es importante para tomar decisiones, sobre todo si abarcan temas macro.

Paso 2: Digitalizar procesos

Se necesitan cambios determinados para pasar de lo análogo a lo digital. Uno de ellos es la digitalización de todos los documentos que uses en la empresa. Ello, con el propósito de utilizar plataformas o la nube para gestionarlos o manejarlos. Haciendo esto, lograrás tener más orden y respaldo de la información, al mismo tiempo que das más seguridad y protección a los datos de tu organización.

Paso 3: Automatizar procesos

Una vez que concluya la fase de digitalización, lo siguiente que debes hacer es automatizar los procesos usando diferentes elementos tecnológicos que te permitan registrar y centralizar los datos y el flujo del trabajo, la formación y desempeño de tus colaboradores, con una visión integrada y amplia. De esta manera, te será más fácil observar en dónde la empresa necesita mejorar, tomando en consideración indicadores de manera inmediata.

Paso 4: La transición digital

La siguiente etapa tiene relación con los recursos que se requieren para alcanzar la transición digital respecto a la gestión de personas. En este punto, debes tomar en cuenta los tiempos, los costos y el esfuerzo para conseguirlo. Es fundamental establecer pautas para incorporar las nuevas iniciativas digitales e implementar esta manera de actuar, dando soporte a los colaboradores y a la compañía para crecer y avanzar juntos.

Paso 5: Employee Experience

El paso anterior va de la mano con la que veremos a continuación: el employee experience. Este aspecto está relacionado con la experiencia que tienen los colaboradores en sus puestos de trabajo y su bienestar laboral, brindándoles un ambiente en el que se sientan a gusto y sean ellos mismos. Habrá un incremento en su productividad, siempre y cuando su experiencia sea muy positiva.

Paso 6: Implementación del Data Analytics

La fase final corresponde la incorporación del data analytics o estudio de datos en el área de gestión de personas. Esto te permitirá conocer al detalle el desempeño laboral en la empresa, incrementar la satisfacción y productividad de los colaboradores, así como identificar a los nuevos líderes y hacer seguimiento a su desarrollo.

Control de asistencia: ¿Por qué es importante para tu empresa?

Tener un registro de control de asistencia te ayuda a determinar con exactitud las horas y días que han trabajado tus colaboradores. Este cálculo es fundamental al momento de definir el pago que ellos recibirán a fin de mes y también para mantener el orden dentro de la organización.

Pero, ¿qué es el registro de control de asistencia?

Es un documento que puede ser físico o digital, en el cual el empleador registra la hora exacta del ingreso y salida del centro de trabajo de cada colaborador. Asimismo, se reportan las horas extras trabajadas y el tiempo que toma para su refrigerio. Cabe resaltar que este registro también se realiza con el objetivo de que el ente encargado de fiscalizar el ámbito laboral,  la Sunafil, pueda verificar el tiempo que trabaja cada colaborador, el cual no debería exceder las 48 horas semanales.

 

¿Qué señala la normativa vigente?

El Decreto Supremo Nº 004-2006-TR señala que el control de asistencia se puede realizar por medio de un soporte físico o digital “adoptándose medidas de seguridad que no permitan su adulteración, deterioro o pérdida”. Asimismo, se indica que en el lugar de trabajo donde se aplique este control debe estar exhibido a todos los colaboradores el horario de trabajo vigente, con tiempos de tolerancia si fuera el caso.

Además, el artículo 5 del decreto explica que el registro de control de asistencia se debe poner a disposición de los siguientes sujetos cuando lo requieran:

1) La Autoridad Administrativa de Trabajo

2) La organización sindical

3) A falta de sindicato, el representante designado por los trabajadores

4) El trabajador sobre la información vinculado con su labor, al no estar los sujetos nombrados en los puntos 2 y 3

5) Toda Autoridad Pública que tenga tal atribución determinada por Ley

 

Registra la asistencia con la ayuda de un software especializado

La transformación digital se ha convertido para las empresas en un medio para optimizar y automatizar los procesos internos, como el registro de control de asistencia. Con un software especializado en gestión de personas, puedes registrar con más facilidad la asistencia de tus colaboradores.

En el caso que se produjera alguna ausencia justificada, una solicitud de un permiso especial o vacaciones, el colaborador puede llegar a un acuerdo con el jefe directo y con el encargado del área de recursos humanos y ellos se encargarán de descontar los días ingresando al software.  A través de esa herramienta digital, podrás observar las fechas de licencias, vacaciones y ausencias dentro de tu organización. Ello permite hacer un cruce de información por áreas y visualizar la información por día, semana o mes, lo cual permite que se desarrolle una mejor coordinación entre los equipos de trabajo.

Firma electrónica: una forma de ahorro en tu empresa

La transformación digital ha impulsado a que las empresas digitalicen y automaticen sus procesos no solo para mejorar la productividad de sus operaciones, sino también para generar un ahorro importante en tiempo y recursos. Con el continuo avance de la tecnología, existen diferentes herramientas que las compañías pueden usar a su favor. Una de ellas es la firma electrónica, que ha resultado ser muy práctica, atractiva y funcional.

 

¿Cuáles son los beneficios de emplearla en tu empresa?

Ahorro de recursos

Definitivamente, la firma electrónica ayuda a que haya mayor eficiencia en las tareas administrativas, su uso tiene un efecto positivo en el manejo de los recursos de la compañía. Debido a que los contratos, boletas de pago u otros documentos que requieran una firma estarán en formato digital, habrá una reducción significativa en el uso del papel, tinta e incluso reducir la cantidad de impresoras y el mantenimiento que necesitan. También implica que no se genere un gasto extra en las gestiones por el envío de documentos a otros lugares.

 

Eficiencia de tiempo

No solo genera un ahorro en recursos económicos, sino también en un aspecto muy valorado por las compañías: el tiempo. Antes se invertía mucho tiempo en la impresión, entrega, firma de los documentos y el traslado de los mismos. Sin embargo, esto cambia con la digitalización. El envío y recepción de los documentos es inmediato, y los trámites se vuelven menos burocráticos. Esto último influye directamente en los colaboradores, pues no percibirán que solicitar permisos, certificados u otra documentación sea  un proceso complicado y estarán más a gusto dentro de la empresa. 

 

Potencia la organización

Al combinar la firma electrónica con un sistema de almacenaje y remisión de documentos digitales, ayuda a tener la documentación almacenada en un sistema de tramitación electrónica, software o la nube, permitiendo que los colaboradores de la empresa se sientan más cómodos al poder acceder desde cualquier plataforma a éstos ahorrando tiempo al tener todo ordenado en un solo lugar, de fácil acceso.

 

Seguridad

Se gana seguridad, ya que la firma electrónica funciona con la metodología de doble autenticación y proporciona información de los firmantes, e-mail, fecha, hora, IP, Token único y código QR. Cabe indicar que todos los datos mencionados son fijos e inalterables y ,a su vez, certifican que el documento trasciende en el tiempo.

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Sección 2:

Gestión de datos: qué necesitas para dominarla y aplicarla en tu empresa

Recolectar y analizar datos es un aspecto clave en todo negocio. 

 

Ahora, el proceso para convertir estos datos en información valiosa es muy delicado. A continuación, te compartimos todo lo que debes saber acerca de la gestión de datos, cómo puedas aplicarla, cómo manejarla con un equipo de Business Intelligence (B.I) y mucho más.

Mujer y hombre que apuntan a una pantalla tecnológica

Gestión de datos: ¿Por qué aplicarla en tu empresa?

La gestión de datos ha permitido a las empresas seguir avanzando hacia la transformación digital de sus operaciones. Esta acción es importante aplicarla en tu compañía, porque al tener toda tu información ordenada y detallada, podrás tomar mejores decisiones que repercutirán en la productividad y desarrollo de tu negocio. 

 

A continuación, te contamos más acerca de este proceso y los beneficios que puede brindarte en tu empresa.

 

¿Qué es la gestión de datos y qué problemas busca solucionar?

La gestión de datos es la acción de construir y mantener una estructura, con el almacenamiento, extracción y archivo de todos los datos de la compañía o del mercado externo a ella. Consiste en apuntar a cómo emplear las herramientas y beneficios que puedes obtener en la toma de decisiones y cómo aprovechar los datos. 

 

Ahora, para hacer un uso eficiente de la gestión de datos, es importante identificar cuáles son los principales problemas que quieres solucionar para responder a las necesidades de tu empresa. 

 

  • Los datos de mala calidad: su principal riesgo es que se tomen decisiones erróneas que afecten el funcionamiento de la empresa.
  • Errores de facturación: no completar los datos de manera correcta puede ocasionar problemas con las entidades regulatorias.
  • Gran cantidad y diversidad de datos: en este caso, la información resulta no ser del todo exacta y no hay una buena comunicación entre aplicaciones.

¿Cuáles son las funciones que cumple la gestión de datos?

La gestión de datos se complementa de diversas maneras. Una de ellas es la Data Architecture, que se encarga de establecer una estrategia de datos de la empresa. Esta función va de la mano con el Data Modeling & Design, que se ocupa del proceso de modelar la base de datos, considerando la base del diseño para complementar la estructura. 

 

Es importante mencionar que en toda gestión de datos existe un Data Lake, que es un sistema de almacenamiento de todos los datos, en otras palabras, se reúne la información sin un propósito determinado. Seguidamente, esta información se ordena y procesa para darle un propósito y para que así logres el objetivo propuesto. Dicha función le corresponde al Data Warehousing

 

Es relevante que le des un contexto de negocio o empresarial a la base de datos estructurada, para que así logres obtener una inteligencia de negocio. De este punto nace uno de los términos más conocidos, el Business Intelligence (B.I), que hace referencia al uso herramientas tecnológicas que te ayudan a darle un significado a tu información.Ten en cuenta que debes tener un buen equipo de B.I, pues éste te ayudará a potenciar la productividad de tu negocio, mejorar la visibilidad de los datos para tus equipos y obtener una óptima visión general de tu empresa. 

 

Para un buen uso de datos, se necesita que éstos tengan calidad y un mismo formato. Para ello, es importante que pasen por un procesamiento adecuado y tengan una buena estructura desde la fuente de donde provienen. Esos datos de calidad se complementan con la Meta-Data. Mientras más datos tengas a tu disposición, podrás nutrir mejor los datos esenciales para tu empresa.

 

Recuerda que siempre es bueno considerar los datos para tomar las mejores decisiones para tu negocio y optimizar las gestiones internas de tu empresa.

 

¿Cuáles son los beneficios que trae a tu empresa?

Cuando se ha creado un buen sistema de datos con el uso correcto de ellos, considerando las necesidades y principios requeridos en tu negocio, se obtienen una gestión eficaz y diferentes beneficios como los siguientes:

 

  1. Mejora el intercambio de datos: da una mayor rapidez y acceso a los usuarios finales. 
  2. Mejora los niveles de acceso y seguridad de los datos: un buen sistema de gestión de datos implica tener un óptimo soporte de la información y define los niveles de acceso y autorización, considerando la sensibilidad de los datos.
  3. Mejor integración de los datos: produce una mejor perspectiva del entorno de la empresa y una visión integrada de sus operaciones.
  4. Reduce la inconsistencia de los datos: elude la repetición de datos en distintos lugares para una mayor precisión. 
  5. Optimiza el acceso a los datos: se obtienen respuestas de calidad en el momento que van surgiendo dudas e integridad de los datos. 
  6. Mejora la toma de decisiones: las buenas decisiones dependen de la precisión, calidad, oportunidad y vigencia de los datos para reducir el riesgo empresarial.
  7. Mayor productividad del usuario final: mejor productividad del trabajo con tomas de decisiones acertadas para la sostenibilidad de la empresa. 

Business Intelligence: ¿Por qué es importante implementarlo y qué beneficios brinda a tu empresa?

Hoy en día, la información se ha convertido en uno de los recursos más importantes para las empresas. La transformación digital ha permitido poder gestionar los datos de una manera más efectiva, con lo cual se desarrolla la inteligencia de negocio. 

Respecto al Business Intelligence (B.I), éste hace referencia a un conjunto de técnicas y estrategias mediante las cuales se pueden convertir los datos en conocimiento, con el propósito de tomar las mejores decisiones para la compañía. El gran reto que tiene el equipo de B.I es gestionar, procesar y analizar la data de forma ordenada, segura y rentable, de manera que se puedan identificar las fallas, oportunidades de mejora y obtener un pronóstico para el futuro.

Adicional al equipo, es indispensable contar con un sistema de gestión de base de datos que brinde mayor disponibilidad de información y permita contar con data libre de errores, aumentando el éxito de las acciones realizadas.

 

¿Cuáles son las herramientas que usan los equipos de Business Intelligence?

A continuación, te comentamos las más importantes:

 

Data Storage: hace referencia al almacenamiento de los datos, con lo cual se garantiza la integridad de la información. Hoy, lo más recomendable es usar un sistema de gestión de base de datos de cloud, pues permite el ingreso seguro desde cualquier dispositivo con acceso a Internet.

 

Data Security: tiene el propósito de proteger la información de valor de daños, vulneración o robos por parte de un tercero.

 

Data Warehousing: el almacenamiento tiene como objetivo el análisis de la información para determinar oportunidades. En este punto, el Machine Learning tiene un rol importante, pues esta herramienta brinda a los ordenadores la capacidad de aprender desde los datos sin necesidad de una programación.

 

¿Cómo optimiza la gestión de datos un equipo de Business Intelligence?

La gestión de datos en un equipo de B.I te permite: 

  • Mejorar los niveles de seguridad de datos, debido a que existen sistemas mediante los cuales puedes asignar accesos y gestionar diferentes jerarquías.
  • Reducir la inconsistencia de datos, evitando información errónea o duplicidades.
  • Optimizar el acceso a los datos, principalmente cuando usas sistemas cloud que admiten el ingreso desde cualquier dispositivo conectado a Internet.
  • Mejorar la toma de decisiones debido al análisis de los datos.
  • Incrementar la productividad, permitiendo a los colaboradores acceder a información precisa y clara para desarrollar su trabajo de manera eficiente.

 

Beneficios que brinda un equipo de B.I

Al contar con un equipo de Business Intelligence, tu empresa podría percibir los siguientes beneficios:

 

  • Aumentar la productividad, permitiendo que el análisis de los datos sea más ágil. Con el apoyo del Machine Learning es factible “enseñarle al sistema”, potenciando su funcionamiento.
  • Mejorar la presentación de la información mediante gráficos y reportes.
  • Establecer responsabilidades para el seguimiento respectivo a los proyectos de la empresa.
  •  Lograr una visión general de la compañía, que es clave para un crecimiento constante del negocio.

 

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Sección 3:

Big data: qué es y cómo abordarlo

El Big Data, la Inteligencia Artificial y el Machine Learning, son conceptos muy complejos, incluso, puedes llegar a pensar que no tienen cabida en la línea de tu negocio. Pero hoy, podemos alcanzar nuevos horizontes gracias a la aplicación de tecnologías en las compañías. 

 

¡Aquí te contamos lo que la tecnología puede hacer por ti!

Control de asistencia ¨Por qu‚ es importante para tu empresa

Big Data: qué es, cuáles son los pasos para implementarlo y su impacto en la organización

La transformación digital ha sido fundamental en los cambios que se generaron en el ámbito laboral en este contexto de pandemia por el Covid-19. En este artículo, te informaremos acerca de la Inteligencia Artificial para luego abordar otro aspecto fundamental: el Big Data. 

 

La Inteligencia Artificial se refiera a las máquinas inteligentes que imitan las capacidades y funciones cognitivas exclusivas del intelecto humano. Uno de los beneficios que se puede resaltar de esta tecnología es que puede ayudarte a predecir lo que sucederá por medio de técnicas estadísticas y automáticas con grandes volúmenes de datos. Precisamente, es la gestión de datos lo que promueve la transformación digital brindando más posibilidades de obtener un crecimiento constante en tu negocio.

 

"Existen diversas tendencias asociadas a la Inteligencia Artificial (IA) y el Big Data que irán tomando cada vez más relevancia. Destaca la Inteligencia Artificial como Servicio, en donde el desarrollo de algoritmos sobre la nube, principalmente de Machine Learning, es realizado con herramientas de terceros (Amazon Web Services, Microsoft Azure, Google Cloud Platform, etc), que provisionan todos los requerimientos de hardware/software para que las empresas se dediquen únicamente en su desarrollo e implementación", comenta Vicente Soto, tech manager de Buk.

 

El Big Data: ¿Qué es y cómo gestionarlo?

Se define como Big Data a un gran volumen de datos, que no son fáciles de analizar o manejar usando metodologías tradicionales, por lo que se necesita el uso de herramientas como la Inteligencia Artificial y el Machine Learning para gestionarlos y examinarlos.

“La demanda de datos precisos, actualizados y preparados para el negocio cada vez toma más protagonismo en el ecosistema de Big Data. Las organizaciones impulsarán prácticas que permitan recolectar cada vez más datos y a la vez metodologías que permitan que estos tengan cada vez mayor valor, para ser utilizados con fines analíticos y predictivos”, explica nuestro tech manager.

 

5 pasos para gestionar el Big Data

 1. Desarrollar una estrategia

Construir un plan será útil para direccionar y mejorar la manera en la que se consigue, gestiona, almacena y comparte datos en el interior o exterior de la empresa. Un aspecto importante de la creación de una estrategia de Big Data es tener en cuenta los objetivos y las metas de la compañía y los procesos y tecnologías que ahí se manejan. De esta forma, la gestión del Big Data se considerará como una herramienta relevante para tomar decisiones.

 

2. Identificar las fuentes del Big Data

Gran parte de los datos proceden del llamado Internet de las cosas (IoT) y de diferentes dispositivos conectados al sistema de TI. Los más usuales vienen de redes sociales como Instagram, Facebook y Youtube, entre otras. Esto también abarca el Big Data en los formatos de textos, videos, fotos, audios, etc.

Hay datos públicos que proceden de fuentes como el World Factbook de la CIA o data.gov del gobierno de los Estados Unidos. Además, existe Big Data que procede de Data Lakes, fuentes de datos en la nube, clientes y proveedores.

Se puede analizar este Big Data conforme llegan, resolviendo qué datos se guardan o no y cuáles necesitan de un profundo análisis.


3. Acceder y almacenar el Big Data

Los sistemas informáticos entregan notables velocidades, flexibilidad y potencia para acceder a grandes volúmenes de datos. Es importante que las compañías tengan conocimiento de conceptos como protección y seguridad de la información para proporcionar confidencialidad a los clientes internos y externos. Sin embargo, más allá de un acceso seguro a los datos, se requieren metodologías para almacenarlos, analizarlos, gestionarlos e integrarlos.

 

4. Examinar el Big Data

A través del análisis del Big Data es como las empresas adquieren valor e información por medio de los datos. Gracias a las tecnologías de alto desempeño como la analítica de memoria, se pueden usar los datos para gestionarlos y examinarlos. De esta forma, se pueden determinar nuevas oportunidades, mejores operaciones, tener más ganancias y clientes satisfechos.

 

5. Tomar decisiones inteligentes con sustento en datos

Contar con datos confiables y administrados correctamente, hace que las empresas obtengan un análisis óptimo, con los cual se podrán tomar mejores decisiones con una base sólida y sustentada en datos. Las compañías que se desarrollan y crecen basadas en datos tienen un mejor desempeño y sus operaciones son más rentables.

 

La importancia del Big Data para las empresas y sus beneficios 

El Big Data es muy relevante porque ha permitido que las empresas respondan y se cuestionen sobre aspectos de su organización de los cuales no tenían conocimiento. Por ello, tener un gran volumen de información es un insumo importante que se puede integrar y combinar de la forma que la compañía lo desee y considere correcta.

La recolección de una gran cantidad de datos y la indagación e identificación de tendencias dentro de ellos, permiten que se pueda accionar de forma más eficiente. 

Las compañías que usan el Big Data y han logrado tener éxito, suman valor en los siguientes aspectos:

 

  • Minimizan costos
  • Mejoran tiempos
  • Identifican el origen de los errores y riesgos casi en tiempo real
  • Diseñan novedosos productos y servicios con el objetivo de satisfacer las necesidades de los clientes
  • Permiten tomar decisiones más eficientes e inteligentes

Por tanto, el Big Data tiene un gran potencial y puedes usar su valiosa información de datos para diferentes aspectos.

Por otro lado, tanto la Inteligencia Artificial y el Machine Learning, permiten la dinamización de las tareas diarias. Todo forma parte de la integración a través de diferentes combinaciones inteligentes. El manejo automatizado de datos es la función que más aporta a las organizaciones y es por ello que cada vez más se trabaja con el Machine Learning y la Inteligencia Artificial, que son aliados para ejecutar una estrategia de desarrollo y crecimiento.

El Big Data es el combustible de la Inteligencia Artificial y Machine Learning y es a través de él por donde se progresa en tecnología, lo cual ayuda a que las empresas puedan desarrollar sus tareas diarias de manera más ágil y así tengan más tiempo para centrarse en mejorar la calidad de vida de sus colaboradores.

IA, Big Data y Machine Learning: herramientas claves para innovar en tu empresa

Gracias al avance de la tecnología, existen diferentes herramientas que las empresas pueden aplicar para incrementar su productividad y ser más innovadoras por medio de la transformación digital.

El Big Data, por ejemplo, ha tenido mayor relevancia como un elemento clave en la estrategia de las empresas por las posibilidades que ofrece. 

 

Anteriormente, hemos visto qué es el Big Data y cómo puedes gestionarlo dentro de tu empresa. Ahora, te contaremos más detalles sobre el Machine Learning.

 

¿Qué es el Machine Learning y cuáles son sus usos para tu empresa?

Como recordarás, el Big Data hace referencia a un gran volumen de datos que, difícilmente puede ser procesado con metodologías convencionales. Su concepto está relacionado con el Machine Learning, que es una forma de la Inteligencia Artificial (IA),  el cual permite a un sistema aprender por medio de datos, sin necesidad de programación. De esta manera, es posible formar modelos predictivos para respaldar la toma de decisiones.

A continuación, te comentamos cuáles son los usos que le puedes dar en el ámbito empresarial:

  •     Conseguir un estudio de mercado más completo y preciso, lo que te permitirá conocer el comportamiento de tus clientes y definir los objetivos de tu negocio de manera más adecuada.
  •     Analizar el comportamiento de tus clientes para obtener un marco sólido de respuestas como consecuencia de las interacciones y tomar mejores decisiones.
  •     Hacer recomendaciones personalizadas que fidelicen al usuario o cliente con la compañía, de manera que se pueda ofrecer un producto o servicio que responda a sus necesidades.

Inteligencia Artificial: ¿Qué es y cómo se puede aplicar en la gestión de datos?

La Inteligencia Artificial (IA) es la capacidad que tienen algunos sistemas de simular los procesos  de la inteligencia humana. Implica examinar diferentes opciones y elegir la mejor para atender un requerimiento determinado.

Comprendiendo qué es la Inteligencia Artificial (IA) es más fácil entender cuál es su relación con el Big Data: son conceptos que se complementan, ya que mientras se procesan grandes cantidades de datos, el sistema aprende cómo puede usarlos para el beneficio del cliente.

Aquí te contamos cómo la Inteligencia Artificial (IA) puede utilizarse en lo que respecta a datos.

  •   Avisa si ocurriera alguna anomalía en los datos para evitar que los sistemas o servicios sobrepasen los parámetros preestablecidos.
  •     Identifica los patrones comunes en el comportamiento que, usualmente, los humanos no detectan, con el propósito de utilizarlos para beneficio de los procesos en la empresa.
  •       Examina los datos de forma más eficaz, analizando patrones en barras y en gráficos para identificarlos y utilizarlos en otras acciones o actividades.

 

Saber qué es la Inteligencia Artificial (IA), el Machine Learning y su relación con el Big Data es crucial en un mercado tan competitivo y digitalizado como el que tenemos hoy, siendo la información una de las herramientas más valiosas. En ese sentido, más del 97% de las empresas están invirtiendo en Inteligencia Artificial (IA) y análisis de datos.

 

Para poder alcanzar el éxito, es importante tomar decisiones en base a datos, conocer a fondo a tu audiencia o público objetivo y ser capaz de identificar patrones similares o anómalos.

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Sección 4:

Otros conceptos importantes: IoT y Ciberseguridad

Luego de haber revisado algunas de las herramientas más importantes, a continuación, revisaremos algunos conceptos que pueden resultarte muy útiles al momento de iniciar un proceso de transformación digital en tu compañía.

 

¡Ahora conoceremos la importancia de la ciberseguridad y el IoT!

IoT y Ciberseguridad

¿Qué es el Internet de las cosas (IoT) y qué ofrece a las empresas?

Hoy, tenemos a nuestro alcance diferentes dispositivos tecnológicos que generan datos. Por ejemplo, con el reloj inteligente puedes rastrear la cantidad de pasos que das durante el día o con un smartphone puedes conocer tu ubicación y compartirla con otros contactos en tiempo real. La tecnología nos sigue brindando herramientas muy útiles y gracias a la transformación digital, las empresas han podido contar con diferentes alternativas para automatizar y optimizar sus procesos en todos los niveles. 

Básicamente, eso es el Internet de las cosas (IoT). A continuación, profundizaremos un poco más en este  concepto para comprender sus alcances y los beneficios que brinda en el ámbito empresarial. ¡Empecemos!

 

Internet of Things (IoT)

Se define como la interconexión de dispositivos y objetos a través del Internet, lo que les permite reunir, transmitir y almacenar datos entre ellos. Esto permite obtener información sobre el uso de estos dispositivos y su desempeño para así mejorar la experiencia de los usuarios. 

 

Este tipo de tecnología tiene cada vez más acogida. Según estima IoT Analytics, es probable que para el 2025, haya más de 27 mil millones de conexiones de IoT.

 

Los datos son una parte de lo que es el IoT, dado que son los dispositivos los que ven, oyen y tocan el mundo que está a su alrededor, permitiendo transformar la información física en datos digitales de mucho valor para las compañías. Al combinar los dispositivos correctamente con la gestión de datos, puedes incrementar la productividad de los colaboradores mejorando los procesos internos. 

 

En la agricultura, por ejemplo, la transformación digital a este nivel contribuye a optimizar recursos debido a los sensores conectados en los sistemas de riego, lo que ayuda a mejorar el uso del recurso hídrico.  En una casa puedes conectar el reloj alarma, la cafetera, el televisor, la radio a través del Internet de las cosas. El IoT puede brindar beneficios tanto en la vida cotidiana de las personas como en el ámbito empresarial.

 

¿Qué beneficios brinda el IoT a las empresas?

En el mundo de los negocios, los dispositivos registran y transfieren información, los cuales, al ser posteriormente analizados y gestionados a manera de data, permiten identificar patrones, tendencias y oportunidades de mejora con la finalidad de lograr optimizaciones y ahorro de los recursos. El IoT permite que las empresas puedan tomar mejores decisiones, luego de un eficiente diagnóstico.

 

A estos beneficios, podemos agregar los siguientes:

 

-Conocer más a los clientes: el IoT permite recopilar datos valiosos de los clientes, lo cual ayuda a las empresas a conocerlos más, predecir tendencias e identificar preferencias. 

 

-Brindar más seguridad en el entorno laboral: los dispositivos IoT permiten a las empresas garantizar la seguridad de los colaboradores, ya que los sensores integrados y los dispositivos portátiles permiten que los trabajadores que realicen actividades de alto riesgo, como aquellos que trabajan en minería y construcción, puedan ser monitoreados.

 

-Generar nuevas relaciones con otros negocios: la implementación del IoT hace que las empresas sean vistas como innovadoras y que pueden adaptarse rápidamente a los cambios que se generan continuamente en el mercado. Ello permitirá que éstas puedan establecer nuevas relaciones con otros negocios. 

 

Como puedes observar, el IoT es una tecnología que trae muchos beneficios para las organizaciones, mejorando su rendimiento, produciendo que adopten otras soluciones innovadoras que les permitan mejorar sus procesos en sus diversas áreas como inclusive la de recursos humanos. 

Ciberseguridad: su importancia y consejos que podrías aplicar para evitar ciberataques

Ahora que estás entrando al proceso de transformación digital, seguramente has escuchado hablar del término ciberseguridad. Éste cada vez ha ido tomando más relevancia entre las empresas y aún más con la llegada del trabajo remoto, donde las compañías se han visto en la necesidad de digitalizar su documentación y sus procesos, además de proteger su información de posibles ataques cibernéticos. Si bien es cierto, la ciberseguridad es el conjunto de acciones y herramientas que se aplican para proteger la información que se procesa a través de computadoras, dispositivos móviles, redes, laptops y sistemas electrónicos, es importante capacitar a tu equipo sobre las medidas que deben tomar para evitar un ciberataque en tu organización.

 

Aquí te compartimos unos consejos muy útiles que podrían aportar a tus medidas para prevenir un ciberataque. ¡Toma nota!

 

Consejos para complementar tus medidas para prevenir un ciberataque

Capacitar a los colaboradores: es necesario enseñar a los colaboradores a usar la tecnología, que adopten buenas prácticas de ciberseguridad y que sean capaces de identificar cualquier amenaza. Además, deben conocer las políticas que adopta la empresa para proteger la información y así evitar algún problema futuro.

 

Controlar los dispositivos extraíbles: es crucial que  tu empresa tenga control sobre los dispositivos externos que se conectan a los equipos. En ese sentido, es recomendable hacer escaneos periódicamente para saber si los equipos están libres de virus o no.

 

Establecer protocolos de seguridad: esto te ayudará no solo a prevenir ciberataques, sino que también es un aporte para fortalecer la seguridad en tu organización. Es importante que dentro de tu protocolo contemples la realización de copias de seguridad (ten la copia de todos los datos de tu empresa y tus clientes), una limpieza periódica de los sistemas y el análisis de archivos sospechosos.

 

Usar sistemas de filtrado web: ello te ayudará a proteger a tu empresa de las páginas de origen sospechoso.

 

Ciberseguridad en la nube

Como sabemos, la nube te permite acceder y almacenar datos usando plataformas digitales sin necesitar equipos físicos. Estos también pueden sufrir un ataque informático, por lo que es importante que te informes qué medidas de seguridad ofrece el proveedor de servicios cloud que estás contratando para prevenir y detectar ciberataques, así como las medidas de acción que tiene para este tipo de incidente.

 

Para ello, existen certificaciones como ISO 27001:13, conocida como Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, que determina los requisitos para establecer, implementar, mantener y mejorar, de forma continua, un sistema de gestión de seguridad de la información dentro del contexto de la organización.

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Sección 5:

¿Cómo aplicar la transformación digital de manera estratégica en tu empresa?

Ahora que conoces más estas herramientas, es momento de aplicar nuevas estrategias. Para lograr esto, es crucial que planifiques la estructura del cambio digital que vas a aplicar dentro de tu organización para que tus colaboradores no se vean sobrepasados por él. 

 

Descubre los aspectos claves que debes tener en cuenta para gestionar el proceso de evolución digital.

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La transformación digital: su importancia en el ámbito empresarial

En el estudio Transformación con Sentido Digital, desarrollado por la empresa  EY, el 44% de empresas latinoamericanas manifestaron que sus líderes ejecutivos tienen la transformación digital como un punto prioritario en su agenda.

Ya sea por la pandemia o por la necesidad de optimizar sus procesos y ser más competitivas en el mercado, las compañías han dado mayor importancia a dar este paso hacia la transformación digital.

Sin embargo, la aplicación de nuevas tecnologías no solo ayuda a las empresas a ser más innovadoras y a responder rápidamente a las nuevas necesidades, sino también las involucra a un cambio cultural dentro de ellas.

Es muy importante la participación de los colaboradores en el proceso de implementación de las nuevas tecnologías para que comprendan que su uso les permitirá tener mejores herramientas para facilitar su trabajo diario.

Más adelante, te comentamos más detalles de lo que es la transformación digital y cómo puedes aplicarla estratégicamente en tu empresa.

 

¿Qué es la transformación digital y cómo aplicarla estratégicamente?

Es la integración de tecnologías en todas las áreas de la empresa con el propósito de optimizarlas y mejorarlas. Para iniciar la transformación digital, lo primero que debes tener claro es el objetivo que tiene tu empresa y qué acciones aplicarás para alcanzarlo. De esta manera, es posible planificar y lograr que este proceso tenga un impacto positivo en tu compañía.  Esta tarea es a largo plazo, por ello, es necesario hacer un análisis profundo de cada etapa.

A continuación, te compartimos los principales aspectos que debes tener en cuenta para liderar el proceso de transformación digital en tu empresa. ¡Comenzamos!

 

1. Establece el objetivo de la transformación

Como ya hemos visto, la digitalización en una compañía va más allá de incorporar tecnologías.  Implica también actualizar procesos internos y desarrollar modelos de negocio que permitan crear nuevos productos y servicios. Para lograr esto, es crucial tener una visión estratégica de lo que se espera obtener de esta transformación, en otras palabras, que las nuevas tecnologías que adquieras y los equipos involucrados estén sincronizados con los planes del negocio.  Entonces, lo primero que debes hacer es identificar tus necesidades y los aspectos a mejorar, y cómo las herramientas digitales pueden ayudarte a solucionar  tus problemas.

 

2. Involucra a tus colaboradores en el proceso de transformación digital

El cambio cultural es una parte fundamental de lo que se necesita para la transformación digital. Por eso, los colaboradores deben entender el proceso que vas a iniciar en tu empresa e involucrarse en él, aportando ideas y utilizando las nuevas tecnologías de forma correcta. Los colaboradores y la organización deben estar en sincronía para que el proceso de transformación digital se desarrolle de la mejor manera posible.  Todo cambio no es fácil, por ello la transición debe darse de forma integral y paulatinamente.

 

3. Implementa tu estrategia de transformación

Cuando ya definiste tu estrategia digital y desarrollaste un plan que abarque la adopción de soluciones de vanguardia, es momento de ejecutarlo.  Diseña y realiza proyectos en los cuales la transformación digital sea el centro, invitando a todos tus colaboradores a usar las nuevas tecnologías para  potenciar su desempeño y mejorar sus resultados, que es un aspecto importante en este contexto de la pandemia de Covid-19 que ha obligado a las empresas a iniciar o  acelerar el proceso de transformación digital en sus operaciones.

 

4. Supervisa tus acciones para encontrar oportunidades de mejora

Finalmente, debes considerar desarrollar estas nuevas estrategias digitales contando con la supervisión adecuada que te permita identificar fallas y aplicar mejoras. Por ello, establece KPIs para que puedas medir el avance y los resultados de la transformación digital dentro de tu organización.

 

Conoce a Buk: una herramienta que te ayudará en la transformación digital de tu área de recursos humanos

Para iniciar un proceso de transformación digital, es necesario que adoptes soluciones que respondan a los requerimientos que tiene tu empresa. Buk es un software integral de recursos humanos que puede adaptarse a tus necesidades, digitalizando los procesos de la gestión de personas de tu organización como el pago y cálculo de planilla, desarrollo de evaluaciones de desempeño, realización de encuestas de clima laboral y más.  Esto es posible gracias a las herramientas que puedes encontrar en los módulos de Administración, Talento y Cultura que tiene la plataforma.

Al automatizar y digitalizar las tareas administrativas de tu compañía, podrás dedicarte más tiempo a desarrollar estrategias para generar bienestar en tus colaboradores.

 

¡Con Buk crea un lugar de trabajo más feliz!

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